I. Qui est Ayvens ?
- Ayvens (anciennement ALD Automotive) est un loueur longue et moyenne durée, et un gestionnaire de parcs automobiles.
- Le groupe Ayvens a racheté le groupe Parcours en 2016, les deux marques coexistent encore
- La société "Temsys" peut apparaître sur les cartes grises des véhicules possédés par Ayvens
- Le client Ayvens a un positionnement premium :
- 30 ans au service des entreprises et des particuliers
- Proximité et personnalisation
- Exigence et qualité
- Très forte importance des documents
Les différentes missions proposées
Il y a plusieurs typologies de missions pour le client Ayvens :
| Typologies de missions | Description |
|---|---|
| VN ou VN pack tranquillité | Véhicule Neuf livré pour une Location Longue Durée |
| LMD / VHA ALD ou LMD / VHA Parcours | Location Moyenne Durée / Véhicule d’Attente : véhicule loué quelques mois pour contrat court ou en attente du véhicule définitif |
| Restit / VO ou Origin VO | Véhicule d’Occasion récupéré au client final ou bien à un garage partenaire après une location Ayvens ou Parcours |
| Restitution autre loueur | Véhicule d’Occasion récupéré au client final ou bien à un garage partenaire après une location avec un autre loueur (par ex. Arval) |
| Rapatriement VO | Véhicule d’Occasion récupéré à un garage partenaire (la restitution par le client final ayant déjà été réalisée auprès de ce garage partenaire) |
| Courtoisie | Véhicule prêté pour quelques jours le temps d’une révision ou réparation à l’atelier |
| Réaffectation | Trajet sur sollicitation d’un client pour récupérer le véhicule et le livrer à un autre collaborateur, ou bien à une agence Ayvens, par ex. en cas de départ d’un collaborateur (contrat de location en cours) |
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II. Consignes générales
Point important sur le professionnalisme :
Ayvens a un positionnement premium et demande des convoyeurs professionnels :
- Une tenue professionnelle :
- Pantalon de ville
- Chemise de ville
- Pas de casquette
- Un comportement professionnel :
- Ponctualité
- Cordialité
- Respect du process de convoyage
- Efficacité dans la gestion des documents administratifs et préparation de la mission
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Toute attitude non professionnelle pourra entraîner l'exclusion du périmètre Ayvens, voire de Hiflow.
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Point important sur les créneaux d'horaires :
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Tout transport au départ de Groupe CAT Rabouin le Cellier, il faut impérativement respecter le process de prise de rendez-vous.
Point important sur l'application Hiflow Partner
Ayvens demande l'utilisation de l'application Hiflow Partner lors de vos missions, car c'est dans cette application qu'un lien vers le e-PV Ayvens vous sera transmis.
| Dans certaines situations (bug / manque de réseau / problème de téléphone), vous pourrez effectuer les états des lieux et PV en format papier et les ajouter via votre espace partenaire après la mission, mais cela doit rester exceptionnel. |
Process à suivre pour les livraisons
Préparation de la mission |
- La veille du trajet : appeler le contact au départ et à l'arrivée pour valider disponibilité et passage
- Imprimer les éventuels documents joints à votre mail de confirmation de mission : à utiliser en cas de non réception du lien e-PV ou en cas d'insuffisance du réseau pour charger la page de e-PV.
- 🚨Pour tous les transports au départ ou à l'arrivée du parc GCA Walon Mitry-Mory, il faut impérativement prendre rdv via ce lien.
Au point de départ |
- Effectuer l’état des lieux de départ avec l’application Hiflow Partner (si problème d’application utiliser l’état des lieux papier)
Pour les véhicules hybrides et électriques rechargeables, il est important de vérifier la présence des câbles de recharge : le câble de recharge domestique, le câble de recharge rapide, ou les deux.
- Documents à récupérer si livraison d’un véhicule neuf (VN) : Pochette à l’agence Ayvens contenant :
- Carte utilisateur d’assistance et d’entretien
- Attestation assurance (si souscription au contrat)
- Liste des ateliers Ayvens de France
- Origin Occasions : vente de véhicules d’occasion entre particuliers
- Constat vierge
- PV de livraison en deux exemplaires : à utiliser en cas de non réception du lien e-PV
- Carte carburant (si souscription au contrat)
- Bon d’enlèvement : Si véhicule récupéré dans un garage
- Vérifier l'état de propreté du véhicule.
| En cas de véhicule sale (intérieur ou extérieur), il est demandé d'appeler la ligne d'urgence Hiflow Ayvens au +33 1 76 40 01 83 pour valider un lavage du véhicule. |
Pendant le trajet |
- Consigne carburant :
- La remise à niveau de carburant doit être effectuée avant la livraison.
- En cas de retard :
- En cas de difficulté sur la route, appeler le client final pour le prévenir
Au point d'arrivée |
le point d'arrivée d'une livraison Ayvens est chez le client final, nouveau propriétaire du véhicule. Les étapes à respecter sont :
- Contrôle obligatoire de l’identité du client avec renseignement du numéro de la pièce d'identité ou du permis de conduire
- Réalisation de l 'état des lieux d'arrivée avec l'application Hiflow Partner
- Réalisation de la partie administrative de la mission (voir focus ci-après)
- Réalisation de la mise en main du véhicule (si demande faite par le client)
Focus sur la partie administrative de la mission |
| Les PV de livraison sont nécessaires pour la majorité des livraisons Ayvens. Ils permettent à Ayvens d'acter le début de location du véhicule. La bonne gestion administrative des documents fait partie de votre mission. |
Pour certaines missions, un “e-PV”, c'est-à-dire un PV dématérialisé, sera disponible sous forme de lien dans votre application et à compléter sur votre smartphone.
Une fois le e-PV complété, il faut bien penser à finaliser votre mission sur l'application Hiflow Partner.
Si le e-PV ne fonctionne pas, vous pouvez directement vous rendre sur le site de Ayvens en tapant via un navigateur internet "welcome.auto" .
Deux situations sont possibles :
Situation 1 : Le lien est disponible sur votre application Hiflow Partner
- → Cliquer sur “Accéder au document” et compléter le e-PV avec le client sur votre smartphone
- → Fermer la fenêtre pour revenir ensuite finaliser la mission sur votre application Hiflow Partner
- → Cocher la case “PV électronique rempli...”
- → Finaliser la mission sur votre application Hiflow Partner
Situation 2 : le lien est manquant sur votre application Hiflow Partner
- → Compléter les documents papiers comme dans le process historique (voir ci-dessous)
- → Réaliser le scan du PV papier sur votre application Hiflow Partner
- → Finaliser la mission sur votre application Hiflow Partner
Remplissage du e-PV : cliquez ici pour consulter notre tutoriel
En scannant l’immatriculation du véhicule : les informations seront pré-remplies :
- Valider les informations du véhicule : couleur, numéro de châssis, conformité du véhicule (accessoires, options..)
- Renseigner l’état du véhicule (intérieur et extérieur) : Très important de renseigner toutes les anomalies relevées
- Valider l'identité du conducteur (client final) : Nom, prénom, numéro de permis ou photo du permis, email
- Valider votre identité dans la partie : "Mandaté livraison" ou "livreur"
- Signatures
- Après avoir finalisé le e-PV par le partage : Cliquer sur la croix en haut à droite pour fermer le e-PV et revenir sur l’application Hiflow Partner et faire l’état des lieux comme pour toutes les missions
- Le e-PV est envoyé systématiquement par email à Ayvens et au client final
Conseils d'utilisation du e-PV (problèmes en cours de résolution)
- Ne pas utiliser la fonctionnalité de reconnaissance des immatriculations par photo mais saisir manuellement l'immatriculation
- A l'étape "Identification du conducteur", cocher "Je suis le conducteur" puis compléter les informations du client final
- A l'étape "Identification du livreur", compléter vos informations
- En fin de parcours, ne pas cliquer sur le bouton "télécharger"
- En fin de parcours, cliquer sur le bouton "partager" puis fermer le e-PV en cliquant sur la croix en haut à droite pour revenir sur l'application Hiflow
- Ne pas utiliser le ePV hors connexion
Si pas de e-PV disponible :
Compléter et faire signer, prendre en photo et conserver :
- PV de livraison papier
- Ou Fiche réaffectation (Si Réaffectation)
- + Bon d’enlèvement (si Garage)
Exemple de document Ayvens :
Récapitulatif des champs à compléter :
- Immatriculation
- Marque/Modèle
- Kilométrage
- Signatures du convoyeur et du client final
- Date de la livraison
- Heure de la livraison
- Nom du convoyeur
- Nom du client final (“utilisateur locataire”)
- Nom du client locataire (“société”)
- Éventuels dommages
Finalisation de la mission |
Garantir la satisfaction client :
- Remercier le client
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Process à suivre pour les reprises
Préparation de la mission |
- Imprimer les documents joints à votre mail de confirmation de mission : à utiliser en cas de non réception du lien e-PV
- PV de restitution
- Ou Bon de rapatriement (si garage)
- La veille du trajet : Appeler le contact au départ et à l'arrivée pour valider disponibilité et passage
Au point de départ |
- Effectuer l’état des lieux de départ : Avec l’application Hiflow Partner (Si problème d’application utiliser l’état des lieux papier)
Focus sur la partie administrative de la mission |
| Les PV de restitution sont nécessaires pour la majorité des restitutions Ayvens. Ils permettent à Ayvens d'acter la fin de location du véhicule. La bonne gestion administrative des documents fait partie de votre mission. Pour les restitutions "autre loueur", le véhicule était en contrat de location avec un autre loueur que Ayvens (par ex. Arval). Il est alors nécessaire de bien compléter le PV de restitution de cet autre loueur pour acter la fin de location. En cas de doute, l'information est disponible sur la carte grise du véhicule restitué. (Temsys = ALD = Ayvens) Pour certaines missions, un “e-PV”, c'est-à-dire un PV dématérialisé, sera disponible sous forme de lien dans votre application et à compléter sur votre smartphone. Une fois le e-PV complété, il faut bien penser à finaliser votre mission sur l'application Hiflow Partner. |
- Compléter le e-PV avec le client final : si pas de lien e-PV, veuillez utiliser le PV de restitution papier (lien de téléchargement bas de l'article) (ATTENTION très important pour pouvoir clôturer le contrat du client et éviter des frais)
Pour les véhicules hybrides et électriques rechargeables, il est important de vérifier la présence des câbles de recharge : le câble de recharge domestique, le câble de recharge rapide, ou les deux.
Carte grise :
- S’assurer que le PV de restitution correspond bien au propriétaire du véhicule indiqué sur la carte grise (par exemple Arval, Ayvens, etc.)
- Ne pas récupérer l’original de la carte grise (elle sera à envoyer par le client directement par la Poste selon les directives qu’il a reçues)
- Récupérer la photocopie de la carte grise
- Cocher “non” sur le PV
Carte carburant :
- Ne pas récupérer la carte carburant (elle sera à couper en 2 et à envoyer par le client directement par la Poste selon les directives qu’il a reçues)
Double des clés :
- Ne pas récupérer le double des clés (il sera à envoyer par le client directement par la Poste selon les directives qu’il a reçues)
- Cocher “non” sur le PV
Récapitulatif des champs à compléter :
- Immatriculation
- Marque/Modèle
- Kilométrage
- Signatures du convoyeur et du client final
- Date de la livraison
- Heure de la livraison
- Nom du convoyeur
- Nom du client final (“utilisateur locataire”)
- Nom du client locataire (“société”)
- Éventuels dommages
- Signatures et lieu de destination du véhicule :
- Garage réceptionnaire/convoyeur : Signer et cocher la case “convoyeur”
- Lieu de stockage : Compléter cet encadré avec l’adresse de destination de la mission idéalement avec le cachet du garage, du centre de stockage ou du mobility center Ayvens de destination
- Utilisateur locataire : Signature du client
Conseils d'utilisation du e-PV (problèmes en cours de résolution)
- Ne pas utiliser la fonctionnalité de reconnaissance des immatriculations par photo mais saisir manuellement l'immatriculation
- A l'étape "Identification du conducteur", cocher "Je suis le conducteur" puis compléter les informations du client final
- A l'étape "Identification du livreur", compléter vos informations
- En fin de parcours, ne pas cliquer sur le bouton "télécharger"
- En fin de parcours, cliquer sur le bouton "partager" puis fermer le e-PV en cliquant sur la croix en haut à droite pour revenir sur l'application Hiflow
- Ne pas utiliser le ePV hors connexion
| Il est très important de remplir l'encadré "Lieu de stockage" avec l'adresse de destination du véhicule car Ayvens Automotive utilise cette information pour savoir où se situe le véhicule |
Pendant le trajet |
- Consigne carburant :
- remise à niveau de carburant : (remplir le réservoir au même niveau qu’au point de départ de la mission)
- En cas de retard :
- En cas de difficulté sur la route, appeler le client final pour le prévenir
Au point d'arrivée |
- Réalisation de l 'état des lieux d'arrivée avec l'application Hiflow Partner
- Documents à prendre en photo et conserver : PV de restitution ou Bon de rapatriement (si garage)
Finalisation de la mission |
Garantir la satisfaction client :
- Remercier le client
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