Vai al contenuto principale

Ricerca

Benvenuti nel nostro centro di assistenza

Alphabet

 

Chi è Alphabet? 

Alphabet Italia S.p.A. è la divisione italiana del Gruppo BMW dedicata ai servizi di mobilità e alla gestione di flotte aziendali. Il suo core business è la "noleggio a medio e lungo termine", focalizzandosi su soluzioni contrattuali a medio e lungo termine rivolte tipicamente al mercato business. 

 

Qual è il protocollo per le vostre missioni Alphabet?

Questo protocollo unisce le procedure richieste dall'app Hiflow Partner con la compilazione obbligatoria del verbale cartaceo Alphabet. Devi eseguire entrambe le procedure.

 

1. Preparazione Missione (Il Giorno Lavorativo Prima)

  • Contatti: Chiama sia il contatto al punto di ritiro (pick-up) sia quello al punto di consegna per confermare disponibilità, orari e il tuo orario di arrivo stimato.
  • Mancata Risposta: Se uno dei contatti non risponde, contatta Hiflow al numero +39 02 9713 8909 (Lun-Ven, 9:00-18:00).
  • Documenti: Assicurati di avere con te:
    • Il "Verbale di Consegna Alphabet" (allegato alla mail di assegnazione Hiflow). Stampalo.
    • Il documento cartaceo di emergenza Hiflow "Controllo del veicolo" (da usare solo se l'app non funziona) e Il Passaggio a vuoto.
       

2. Ritiro Veicolo (CHECK-OUT)

In questa fase devi fare un doppio controllo parallelo: uno sull'app Hiflow e uno sul verbale cartaceo Alphabet.

A. Inventario di Partenza (App Hiflow)

  1. Apri l'app Hiflow Partner e avvia l'inventario di partenza.
  2. Completa tutti i passaggi richiesti dall'app (foto, ecc.).

 

B. Compilazione Verbale Alphabet (Cartaceo - Sezione CHECK-OUT)

Mentre fai l'inventario sull'app, compila contemporaneamente la sezione sinistra del verbale Alphabet:

  1. Dati Veicolo: Verifica che Targa e Modello sul verbale corrispondano.
  2. Dati Ritiro: Inserisci Data, Ora Ritiro, Km e Livello Carburante.
  3. Controllo Danni (FONDAMENTALE):
    • Ispeziona l'auto con il personale del centro.
    • Azione Doppia: Qualsiasi danno, graffio o anomalia già presente deve essere segnato SIA nella sezione "STATO VEICOLO ALLA CONSEGNA" del verbale Alphabet, SIA documentato con foto e commenti sull'app Hiflow.
  4. Checklist Dotazioni: Verifica la presenza di questi elementi e segnala eventuali mancanze nei commenti dell'app Hiflow:
    • Gilet di sicurezza
    • Triangolo di segnalazione
    • Pneumatico di scorta (o kit di gonfiaggio)
    • Libretto originale (o copia)
    • Certificato assicurativo
    • Numero di chiavi (segnare quante)

    • Catene neve (se applicabile)

       

C. Firme di Ritiro

  1. Verbale Alphabet (Pagina 1): Firma nel riquadro in basso a sinistra ("Firma Cliente o Utilizzatore Delegato").
  2. Verbale Alphabet (Pagina 2): Vai a Pagina 2, inserisci Luogo e Data, e firma nella sezione "Approvazione Specifica".
  3. App Hiflow: Completa e chiudi l'inventario di partenza sull'app.
  • Problemi con l'App? Se l'app Hiflow non funziona (manca connessione, crash), devi utilizzare il documento cartaceo di emergenza "Controllo del veicolo" Hiflow, in aggiunta al verbale Alphabet che è comunque obbligatorio.

 

3. Durante il Trasferimento

  • Avviso ETA: Prima di arrivare a destinazione, chiama il contatto di consegna per comunicare l'orario di arrivo stimato.
  • Gestione Carburante:
    • Segui sempre le istruzioni specifiche della missione.
    • Regola Hiflow (>40km): Se la missione è sopra i 40 km, rifornisci il veicolo prima della consegna per riportare il livello carburante a quello iniziale segnato al ritiro.
  • COSA FARE IN CASO DI INCIDENTE O NUOVO DANNO:
    • Con controparte: Compila obbligatoriamente la Constatazione Amichevole (CAI). (Dati Alphabet Sezione A, Controparte Sezione B).
    • Senza controparte (danni da solo, eventi atmosferici): Compila il modulo "Denuncia senza controparte" Alphabet o scrivi una dichiarazione dettagliata (data, ora, luogo, dinamica).
    • AZIONE OBBLIGATORIA: Invia immediatamente una scansione di tutta la documentazione (CAI o denuncia) al team Hiflow tramite modulo di contatto così da inviare tutto ad Alphabet.

 

4. Consegna Veicolo (CHECK-IN)

Come al ritiro, devi eseguire un doppio controllo (App Hiflow + Verbale Alphabet).

A. Inventario di Consegna (App Hiflow)

  1. Apri l'app Hiflow Partner e avvia l'inventario di consegna.
  2. Completa tutti i passaggi richiesti dall'app, documentando lo stato finale.

 

B. Compilazione Verbale Alphabet (Cartaceo - Sezione CHECK-IN)

Usa lo stesso verbale compilato al ritiro e compila la sezione destra:

  1. Dati Riconsegna: Inserisci Data, Ora Riconsegna, Km e Livello Carburante.
  2. Controllo Danni:
    • Rifai l'ispezione con il cliente.
    • Eventuali nuovi danni (rispetto al CHECK-OUT) devono essere segnati nella sezione "STATO VEICOLO ALLA RICONSEGNA".
  3. Dichiarazione Sinistri (Importante):
    • Se non è successo nulla: Spunta la casella "Durante il periodo del noleggio non è accaduto alcun incidente".
    • Se c'è stato un incidente/danno: Spunta "Durante il noleggio è accaduto quanto riportato nella dichiarazione allegata" (assicurati di aver inviato la mail a sinistri@alphabet.com).

 

C. Firme di Consegna

  1. Verbale Alphabet (Pagina 1): Fai firmare il cliente e firma tu stesso nel riquadro in basso a destra.
  2. Aggiungi il verbale Alphabet nella sezione documenti su Hiflow Partner così da restituire una copia digitale e completa del documento ad Alphabet. 
  3. App Hiflow: Fai firmare il cliente che riceve il veicolo e chiudi l'inventario di consegna sull'app.
  • Problemi con l'App? Se l'app Hiflow non funziona, usa il documento cartaceo di emergenza "Controllo del veicolo" Hiflow e fallo firmare al cliente.

ATTENZIONE: Se riconsegni un veicolo con danni nuovi (non presenti al CHECK-OUT) e non hai la documentazione (CAI o denuncia) che dimostra l'accaduto potrebbero essere applicate penali come da contratto per la non corretta esecuzione dell'incarico, come condiviso in questo protocollo. 

 

🚩 Integrazione Protocollo Consegna a Privati

Data la natura delle flotte Alphabet, la consegna può avvenire presso dealer o utilizzatori privati. In caso di cliente privato (sede o domicilio del cliente):

  • Documenti del Ricevente: È FONDAMENTALE acquisire tramite foto (fronte e retro) la patente di guida e il codice fiscale di chi prende in carico il veicolo.

  • Verbale di Consegna: Assicurarsi della firma sul verbale (ove richiesto), verificando la corrispondenza dei dati con i documenti fotografati.

  • Caricamento Obbligatorio: È responsabilità del driver caricare tempestivamente in App tutte le foto dei documenti e il verbale firmato. La chiusura della missione senza il caricamento di questi allegati verrà considerata incompleta.

 

Gestione Avarie e Soccorso Stradale 

In caso di guasto meccanico o incidente che impedisca la marcia del veicolo Alphabet, il driver deve attenersi al seguente flusso operativo obbligatorio:

  • FASE 1 - Comunicazione Preventiva: Contattare telefonicamente il team Hiflow (Linea Emergenza 02 9713 8909) per segnalare il fermo tecnico.
  • FASE 2 - Attivazione Soccorso: Il driver chiama direttamente il numero verde Alphabet 800 591 591 . È necessario avere a portata di mano targa e posizione esatta.
  • FASE 3 - Assistenza Hiflow: Il team Hiflow invierà contestualmente un ticket di supporto al driver per monitorare l'evento.
  • FASE 4 - Chiusura Intervento: All'arrivo del carroattrezzi, il driver deve rispondere al ticket di Hiflow indicando:
    • Orario di arrivo del soccorso.
    • Indirizzo dell'officina/deposito dove il carro attrezzi trasporta il veicolo.
  • FASE 5 - Annullamento Incarico: Solo dopo la conferma della destinazione del veicolo, Hiflow provvederà all'annullamento della missione a sistema.