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📌Competenza Fa parte dell'insieme delle competenze Gestione amministrativa.
💡 Perché è importante? Alcuni clienti hanno procedure amministrative molto specifiche per le loro missioni in partenza o all'arrivo. Ad esempio, recuperare un insieme di documenti, barrare una carta di circolazione, recuperare il libretto di manutenzione o contattare un numero esterno durante il ritiro del veicolo. Padroneggiando questa competenza, garantite la realizzazione della specificità della procedura del cliente e contribuite al suo successo.
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In questo articolo:
Come sapere se c'è una gestione amministrativa specifica?
Come preparare la gestione amministrativa specifica della missione?
Come realizzare la gestione amministrativa specifica?
Consigli per riuscire nella specificità della gestione amministrativa
🎯Ottenere la competenza Gestione amministrativa specifica
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Come sapere se c'è una gestione amministrativa specifica?
La gestione amministrativa specifica è identificabile quando accettate la missione o inviate un preventivo sulla vostra applicazione Hiflow Partner.
Potete anche prendere visione di queste informazioni consultando le informazioni generali del cliente nella scheda Istruzioni del cliente della missione.
Una gestione amministrativa specifica è generalmente richiesta da clienti che hanno procedure interne molto specifiche, spesso per acquisti di veicoli o fine contratto di noleggio.
Come preparare la gestione amministrativa specifica della missione?
🕐 Preparate la vostra missione
Prendete visione del processo atteso dal cliente consultando la sezione Istruzioni del cliente nella vostra applicazione mobile Hiflow Partner. Le informazioni si trovano nei 3 blocchi seguenti:
- Riassunto del processo cliente: riassunto molto generale in base alla tipologia di trasporto richiesta dal cliente
- Commenti sul processo cliente: Dettaglio delle istruzioni specifiche richieste dal cliente. Per alcuni clienti, potete anche trovare un link verso un articolo dedicato alla procedura specifica del cliente
- Commenti relativi agli indirizzi: Informazioni specifiche per preparare la vostra presenza ai punti di ritiro e consegna
Se l'esecuzione della procedura genera costi eccezionali (busta affrancata...), è necessario aggiungerli al vostro preventivo affinché siano coperti da Hiflow.
Per alcuni clienti, vi viene richiesto di stampare in anticipo dei documenti della missione che dovranno essere compilati, firmati e consegnati sul posto. Ricordate di farlo prima della vostra missione!
Possono essere richieste azioni dal cliente prima della missione. Ad esempio, verificare la disponibilità del veicolo in partenza. Queste azioni, identificabili nelle istruzioni del cliente, devono ovviamente essere eseguite prima della vostra missione.
Per tutte queste procedure, prevedete il tempo necessario in base a quanto richiesto dal cliente.
Come realizzare la gestione amministrativa specifica?
Durante la vostra missione, avete accesso permanente alle Istruzioni del cliente: vi viene chiesto di seguire le istruzioni specifiche del cliente.
Alcune informazioni generali:
- Documenti specifici: i documenti devono essere completati sul posto e divisi tra voi e la persona sul posto in base a quanto richiesto nelle istruzioni. Tutti i documenti devono essere scansionati nella vostra applicazione mobile. Per questo, utilizzate la funzionalità Altro documento.
- Attrezzature: Se vi viene chiesto di verificare un'attrezzatura specifica (es: numero di chiavi disponibili), assicuratevi di farlo alla partenza e all'arrivo. Potete scattare una foto dell'attrezzatura nella vostra applicazione mobile aggiungendo un documento facoltativo, come per i documenti.
- Ritiro o consegna del veicolo: Se è richiesta una procedura speciale per il ritiro o la consegna, assicuratevi di averne preso visione in anticipo.
- Azioni specifiche: Il cliente può chiedervi di barrare una carta di circolazione o recuperare un libretto di manutenzione. Queste azioni sono richieste nelle Istruzioni del cliente, disponibili per tutta la durata della vostra missione. Potete indicare di aver eseguito queste azioni scattando foto nell'app e/o aggiungendo commenti dopo il vostro verbale di consegna.
In caso di dubbio o incapacità di eseguire il processo atteso dal cliente, contattate immediatamente la linea d'emergenza Hiflow (02 9713 8909). I nostri team potranno aiutarvi e comunicare con il nostro cliente per sbloccare la vostra situazione.
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⚠️ La realizzazione della procedura amministrativa specifica del cliente fa parte integrante della missione. Una realizzazione parziale o nulla può avere forti ripercussioni finanziarie, operative e commerciali per i nostri clienti. In caso di inadempienza, potrà essere creata una segnalazione qualità che potrà portare a una diminuzione del vostro indicatore di qualità, una revoca della competenza e una penalità finanziaria di 20€+IVA conformemente a i vostri obblighi contrattuali. |
Consigli per riuscire nella gestione amministrativa specifica
- Prendere conoscenza della procedura specifica nelle istruzioni del cliente prima della vostra missione
- Prevedere una penna e un tempo adeguato per realizzare la procedura
- Eseguire le azioni specifiche richieste alla partenza e/o all’arrivo, aiutandosi con la procedura descritta nelle Istruzioni del cliente
- Contattare Hiflow in caso di dubbio o incapacità di realizzare la procedura specifica richiesta.
- Trasmettere i documenti necessari scansionandoli completamente nell'applicazione Hiflow Partner e inviandoli se richiesto.
🎯 Come ottenere la competenza Gestione amministrativa specifica ?Prerequisiti :
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