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📌Competenza Fa parte dell'insieme delle competenze Documenti di missione.
💡 Perché è importante? L'invio di documenti tramite posta è necessario per il trattamento post-consegna del veicolo da parte del cliente. Ad esempio, quando il cliente ha bisogno dei documenti originali per fatturare il veicolo al suo cliente. È un servizio richiesto per alcuni clienti specifici, in aggiunta ai rapporti di stato Hiflow e all'invio di documenti scannerizzati, per consegne o restituzioni verso i loro clienti privati o professionali. Padroneggiando questa competenza, garantisci il completamento e l'invio tramite posta del/i documento/i al committente.
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In questo articolo:
Come sapere se devo gestire un invio di documenti tramite posta?
Come preparare l'invio di documenti tramite posta?
Come effettuare l'invio di documenti tramite posta?
Consigli per riuscire nell'invio di documenti tramite posta
🎯Ottenere la competenza Invio di documenti tramite posta
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Come sapere se devo gestire un invio di documenti tramite posta?
L'invio di documenti tramite posta fa parte integrante della missione di trasporto.
Esistono due tipi di invii postali:
con busta affrancata (fornita dal cliente)
con numero di tracciamento (da fornire)
È identificabile quando accetti la missione o invii un preventivo sulla tua applicazione Hiflow Partner.
L'invio di documenti tramite posta appare nella tua email di conferma della missione.
Come preparare l'invio di documenti tramite posta?
📱Anticipa l'invio di documenti tramite posta nel tuo preventivo
- Prevedi spese per l'acquisto della busta con numero di tracciamento e francobolli per l'invio postale. In genere, 4€ sono sufficienti per spedire tutti i documenti e affrancare la busta, da aggiungere come "spese eccezionali".
🕐 Prepara la tua missione
- Prendi conoscenza dei documenti da inviare tramite posta. Sono indicati nelle istruzioni del cliente.
- Stampa i documenti necessari. Alcuni saranno allegati al tuo ordine di missione, altri potranno essere forniti dal contatto al momento della partenza o dell'arrivo.
- Prevedi una busta da 20 g con tracciamento (da utilizzare solo se il cliente non ti fornisce una busta già affrancata sul posto).
Come effettuare l'invio di documenti tramite posta?
Dopo aver effettuato il controllo del veicolo, inizi la gestione dei documenti
- Compila i documenti: completi i documenti con il contatto presente
- Scannerizza i documenti: scannerizzi ogni documento nell'app mobile Hiflow Partner
Dovrai scannerizzare il/i documento/i dalla tua app mobile Hiflow Partner.
Verifica bene che la/le scansione/i sia/no nitida/e e completa/e.
Le scansioni saranno inviate automaticamente al committente al termine della tua missione, il quale potrà attestare il loro completamento.
- Distribuzione dei documenti: dividi i documenti tra quelli che il contatto deve conservare e quelli che devi inviare tramite posta.
- Inserimento nella busta: inserisci tutti i documenti da spedire nella busta e aggiungi il/i francobollo/i
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Invio: deposita la busta in una cassetta postale il prima possibile dopo la tua missione
Spesso ci sono cassette postali intorno alle stazioni ferroviarie. Per trovare la più vicina vai su questo sito.
- Prova di invio: Per finalizzare la tua missione, ti viene chiesto di confermare l'invio e di scattare una foto del numero di tracciamento se presente nella tua app mobile Hiflow Partner. La chiusura della missione sarà impossibile senza di essa.
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⚠️ Il completamento, la firma, la scansione e l'invio dei documenti fanno parte integrante della missione. Un completamento parziale o nullo o la mancata trasmissione di questi documenti può avere forti ripercussioni operative, commerciali e finanziarie per i nostri clienti. I documenti non devono essere confusi con il rapporto di stato Hiflow, che ha valore solo per il tuo trasporto, e non ha valore contrattuale per i nostri clienti. La finalizzazione della missione sull'applicazione senza l'invio dei documenti tramite posta non è sufficiente in queste missioni. In caso di inadempienza, potrà essere creata una segnalazione qualità che potrà portare a una diminuzione del tuo indicatore di qualità, una revoca della competenza e una penalità finanziaria di 20€+IVA conformemente a i tuoi obblighi contrattuali. |
Consigli per riuscire nell'invio di documenti tramite posta
- Stampa i documenti vuoti in anticipo se presenti nell'ordine di missione
- Prevedi una penna, una busta con numero di tracciamento e francobolli per spedire i documenti
- Compila tutti i campi con il cliente
- Spedisci i documenti lo stesso giorno della tua missione
🎯 Come ottenere la competenza Invio di documenti tramite posta?Prerequisiti :
Valutazione :
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