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📌Competenza
💡 Perché è importante?
È obbligatorio per convalidare il cambio di proprietario del veicolo (acquisto, vendita, noleggio), e attivare il pagamento o l'inizio delle rate. È complementare ai verbali di stato Hiflow. Questo documento è estremamente importante per il cliente che ordina il trasporto, spesso un noleggiatore o un concessionario. Una volta firmato, attesta la corretta consegna del veicolo e permette di avviare la propria fatturazione. Padroneggiando questa competenza, garantisci la trasmissione diretta dei documenti al noleggiatore o concessionario.
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In questo articolo:
Come sapere se devo gestire un verbale di consegna o di restituzione?
Come preparare i verbali di consegna o restituzione?
Come gestire i verbali di consegna o restituzione?
Consigli per riuscire con i verbali di consegna o restituzione
🎯Ottenere la competenza Verbale di consegna o riconsegna
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Come sapere se devo gestire un verbale di consegna o di restituzione?
La gestione del verbale di consegna o di restituzione fa parte integrante della missione di trasporto.
È identificabile quando prendi in carico la missione o invii un preventivo sulla tua applicazione Hiflow Partner.
Quando la missione ti viene assegnata, un verbale vuoto è allegato in fondo alla tua email di ordine di missione.
Il verbale di consegna o restituzione è generalmente richiesto per una consegna o restituzione del veicolo al cliente finale (un privato o un'azienda) per conto di noleggiatori a medio o lungo termine.
Se il verbale è assente nella mail, può esserti consegnato presso il luogo di partenza.
Come preparare i verbali di consegna o restituzione?
🕐 Prepara la tua missione
- Stampare il documento vuoto prima della missione.
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Leggere il verbale prima della missione per identificare le informazioni che ti verranno richieste da completare sul posto. Fai attenzione: tutti i verbali sono diversi e si compilano in modo diverso.
Come gestire i verbali di consegna o restituzione?
✔️ Caso del verbale di consegna
Il verbale di consegna vuoto deve essere compilato all’indirizzo di consegna, dopo aver effettuato il verbale di stato.
Fase 1️⃣: Compilare il verbale
Tutti i campi devono essere completati da te, prima della firma del cliente:
- Data e ora di consegna/restituzione
- Luogo di consegna/restituzione
- Targa
- Informazioni sul veicolo
- Chilometraggio
- Livello carburante
- Condizioni interne/esterne (incluso usura pneumatici)
- Presenza di elementi rimovibili (doppie chiavi, ecc.)
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Identità del conducente / firme
Fase 2️⃣: Far firmare il contatto sul posto
Quando hai compilato tutti i campi, lo fai rileggere, convalidare e firmare dal contatto sul posto.
Può essere necessaria una verifica del documento d’identità del contatto alla consegna.
Fase 3️⃣ : Aggiungere il documento da Hiflow Partner
Dovrai scannerizzare il documento dalla tua applicazione mobile Hiflow Partner.
Verifica bene che la scansione sia nitida e completa.
Questa scansione sarà inviata automaticamente al noleggiatore o concessionario al termine della tua missione, e permetterà di attestare la consegna e il pagamento del veicolo.
Salvo diversa indicazione, ti viene richiesto di conservare il documento originale con te al termine della missione.
✔️ Caso del verbale di riconsegna
Il verbale di riconsegna vuoto deve essere compilato all’indirizzo di partenza, dopo aver effettuato il verbale di stato.
Fase 1️⃣: Compilare il verbale
Tutti i campi devono essere completati da te, prima della firma del cliente, incluso il luogo di destinazione e l’indirizzo di destinazione del veicolo.
Nelle restituzioni, è necessario essere molto precisi nel rilevamento dei danni, che possono essere numerosi.
Non è sufficiente segnalarli solo nel verbale di stato Hiflow perché l'esperto del cliente utilizzerà questo come base per calcolare il costo del restauro alla fine del noleggio.
Fase 2️⃣: Far firmare il contatto sul posto
Quando hai compilato tutti i campi, lo fai rileggere, convalidare e firmare dal contatto sul posto.
Fase 3️⃣ : Aggiungere il documento da Hiflow Partner
Devi scannerizzare il documento dalla tua applicazione mobile Hiflow Partner.
Verifica bene che la scansione sia nitida e completa.
Questa scansione sarà inviata automaticamente al noleggiatore o concessionario al termine della tua missione, e permetterà di attestare la restituzione e la fine del noleggio o il riacquisto del veicolo.
Fase 4️⃣ (secondo istruzioni) : far timbrare il verbale all’arrivo
In alcuni casi, può esserti richiesto nella tua applicazione Hiflow Partner di far timbrare il verbale di consegna presso il luogo di arrivo.
Se richiesto, fallo timbrare dal contatto sul posto (spesso un deposito o un concessionario), e scannerizzalo nuovamente nella tua applicazione mobile.
Salvo diversa indicazione, ti viene richiesto di conservare il documento originale con te al termine della missione.
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⚠️ La compilazione, la firma e la scansione del documento fanno parte integrante della missione. Una compilazione parziale o nulla o la mancata trasmissione di questi documenti può avere ripercussioni finanziarie, operative e commerciali gravi per i nostri clienti:
I verbali non devono essere confusi con i verbali di stato Hiflow, che hanno valore solo per il tuo tragitto, e non hanno valore contrattuale per i nostri clienti verso i propri clienti In caso di inadempienza, potrà essere creato un reclamo qualità che potrà portare a una diminuzione del tuo indicatore di qualità, una revoca della competenza e una penale finanziaria di 20€+IVA in conformità a i tuoi obblighi contrattuali. |
Consigli per riuscire con i verbali di consegna o restituzione
- Stampare il documento vuoto in anticipo e leggerlo
- Prevedere una penna, un supporto rigido e una bustina di plastica per trasportare e compilare il verbale
- Essere esaustivi nel riportare le informazioni sul verbale (danni, chilometraggio, equipaggiamenti...)
- Conservare i documenti originali (salvo diversa indicazione)
- Se hai dimenticato di scannerizzare il documento, puoi scannerizzarlo e aggiungerlo dopo la missione, come spiegato nel video seguente:
🎯 Come ottenere la competenza verbale
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