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Arval Mid Term Rental

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Arval Mid Term Rental (MTR) est un département spécialisé au sein d'Arval, dédié à la gestion et à la coordination de leurs voitures de leasing à court terme pour leurs clients. Lorsqu'un client commande une nouvelle voiture de leasing, il suit un processus soigneux pour recevoir le véhicule. Souvent, la voiture souhaitée n'est pas immédiatement disponible, ce qui entraîne un délai de livraison de plusieurs mois. Pour maintenir la mobilité du client pendant cette période d'attente, Arval MTR propose une voiture de transition.

Préparation de la mission

 

Vérifiez le type de transport ; il existe 2 types de demandes de transport pour les MTR :

  • Collecte au garage : Après la livraison de la nouvelle voiture par le client.
  • Collecte chez le conducteur ou l'entreprise : À domicile ou au bureau du client.

Ponctualité : Assurez-vous d'arriver à l'heure pour la collecte selon les horaires convenus dans l'application.

Le créneau horaire pour la collecte chez le conducteur ou l'entreprise doit toujours être respecté, car le conducteur final vous attend.

Au point de départ

Présentation :

  • Portez des vêtements professionnels et ayez une apparence soignée.
  • Présentez-vous comme partenaire d'Arval.
  • Utilisez un langage correct et adoptez une approche amicale envers le client.
  • Imprimez le procès-verbal !

Sécurité et Propreté :

  • Vérifiez la sécurité de la voiture de remplacement.
  • Contactez Hiflow si la voiture est dangereuse à conduire.
  • Procès-Verbal (PV) 🚨

    • Remplissage : Remplissez le procès-verbal avec précision.

    • Si la collecte a lieu chez le conducteur, remplissez le formulaire ensemble.

    • Si la collecte a lieu au bureau, remplissez le formulaire avec la personne responsable qui remet la voiture.

    • Le numéro de contrat se trouve dans les commentaires du transport dans l'application.

    • Ajoutez des commentaires éventuels sur la voiture, par ex. : temps pluvieux, voiture sale, rosée sur la voiture, etc.
      Remarque : Cela doit correspondre aux photos !

    • Application Hiflow : Prenez des photos claires de la voiture et de tous les dommages.
      Contrôle des dommages : Inspectez la voiture minutieusement pour détecter les dommages et mesurez-les avec soin.
      Signature du Client : Faites signer le PV par le client (lors de la collecte chez le conducteur ou au bureau).
      Contrôle et Précision : Vérifiez toutes les informations et assurez-vous qu'elles sont correctes et complètes. Évitez les informations floues ou incomplètes.

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  • Clôture :
    • Téléchargez le document PV en pièce jointe du transport dans l'application afin qu'Arval puisse s'occuper d'une gestion administrative fluide.
    • Clôturez le trajet dans l'application dans les heures demandées.

Au point d'arrivée

À l'arrivée à la destination finale, il y a quelques étapes à suivre avec soin pour que le processus se déroule sans accroc :

  • Suivre les instructions de stationnement : Assurez-vous que le véhicule est garé conformément aux instructions du client ou du gestionnaire de site.
  • Livraison chez Arval: Merci de respecter strictement la limitation de 10 km/h chez Arval, zone piétonne

  • En cas de livraison chez Belcar :

    Adresse : Belcar PDI, Bist 12, 2630 Aartselaar

    Présentez-vous au guichet PDI (voir plan) et déposez le véhicule à cet endroit.Screenshot 2025-10-13 at 4.00.34 PM.png

  • Application Hiflow : Terminez les étapes dans l'application, notez les éventuels dommages, le kilométrage et le niveau de carburant.

Gestion de la qualité et des retours

  • Feedback & Incidents :
    • Mauvaise gestion du PV : En cas de PV incomplet ou incorrect, le client peut laisser un retour sur la plateforme. Cela sera traité par Hiflow.
    • Erreurs répétées : Plus de trois cas de mauvaise gestion peuvent entraîner la révocation de la certification.
  • Actions tardives :
    • Clôture tardive : Cela a un impact sur l'indicateur de qualité.
    • Livraison tardive chez Aktrion (St. Niklaas) : Appelez Hiflow via la ligne d'urgence pour une solution.
  • Conséquences financières pour le Partenaire 🚨 :
    • Si les dommages ne sont pas correctement enregistrés, Arval ne peut pas les facturer au client final, ce qui entraîne une refacturation à Hiflow et au partenaire.

Résumé

  • En cas de non-conformités pendant le transport, appelez le 02 240 01 91, choisissez l'option 5 et indiquez que vous êtes chauffeur pour un véhicule à court terme.
  • Collecte :
    • Remplissez le procès-verbal (PV) avec soin. Si la collecte a lieu chez le conducteur ou au bureau, remplissez-le avec la personne responsable ; si la collecte a lieu au garage, remplissez le PV vous-même.
    • Prenez des photos claires de la voiture, y compris des éventuels dommages, et enregistrez-les dans l'application Hiflow pour un dossier complet.
    • Téléchargez le document PV rempli comme pièce jointe au transport, afin que le processus administratif puisse être finalisé sans problème.
  • Point d'arrivée :
    • Complétez les étapes dans l'application Hiflow et clôturez correctement le trajet.