|
📌Competentie Het maakt deel uit van het geheel van competenties Administratief beheer.
💡 Waarom is dit belangrijk? Sommige klanten hebben zeer specifieke administratieve procedures voor hun opdrachten bij vertrek of aankomst. Bijvoorbeeld het ophalen van een reeks documenten, het doorhalen van een kentekenbewijs, het ophalen van het onderhoudsboekje of het contacteren van een extern nummer bij het ophalen van het voertuig. Door deze competentie te beheersen, garandeert u de uitvoering van de specifieke procedure van de klant en draagt u bij aan het succes ervan.
|
In dit artikel:
Hoe weet u of er een specifiek administratief beheer is?
Hoe bereidt u het specifieke administratieve beheer van de opdracht voor?
Hoe voert u het specifieke administratieve beheer uit?
Tips om het specifieke administratieve beheer succesvol te maken
🎯Ontwikkel de competentie Specifiek administratief beheer
------------------------------------------
Hoe weet u of er een specifiek administratief beheer is?
Het specifieke administratieve beheer is herkenbaar wanneer u de opdracht aanneemt of een offerte indient in uw Hiflow Partner-app.
U kunt deze informatie ook vinden door de algemene klantinformatie te raadplegen in het tabblad Klantinstructies van de opdracht.
Een specifiek administratief beheer wordt meestal gevraagd door klanten met zeer specifieke interne procedures, vaak voor voertuiginkopen of einde huurcontracten.
Hoe bereidt u het specifieke administratieve beheer van de opdracht voor?
🕐 Bereid uw opdracht voor
Raadpleeg het door de klant verwachte proces door de sectie Klantinstructies in uw mobiele Hiflow Partner-app te bekijken. De informatie bevindt zich in de volgende 3 blokken:
- Samenvatting van het klantproces: zeer algemene samenvatting op basis van het type vervoer dat door de klant wordt gevraagd
- Opmerkingen over het klantproces: Details van specifieke instructies gevraagd door de klant. Voor sommige klanten kunt u zelfs een link vinden naar een artikel gewijd aan de specifieke procedure van de klant
- Opmerkingen met betrekking tot adressen: Specifieke informatie om uw komst naar de ophaal- en afleverpunten voor te bereiden
Als de uitvoering van de procedure uitzonderlijke kosten met zich meebrengt (bijvoorbeeld gefrankeerde enveloppe...), moet u deze aan uw offerte toevoegen zodat ze door Hiflow worden gedekt.
Voor sommige klanten wordt u gevraagd om op voorhand documenten voor de opdracht af te drukken die ter plaatse moeten worden ingevuld, ondertekend en overhandigd. Zorg ervoor dat u dit voor uw opdracht doet!
Er kunnen acties door de klant worden gevraagd vóór de opdracht. Bijvoorbeeld het controleren van de beschikbaarheid van het voertuig bij vertrek. Deze acties, te vinden in de klantinstructies, moeten uiteraard voor uw opdracht worden uitgevoerd.
Voor al deze procedures voorziet u de nodige tijd afhankelijk van wat de klant vraagt.
Hoe voert u het specifieke administratieve beheer uit?
Tijdens uw opdracht heeft u te allen tijde toegang tot de Klantinstructies: u wordt gevraagd de specifieke instructies van de klant te volgen.
Enkele algemene informatie:
- Specifieke documenten: de documenten moeten ter plaatse worden ingevuld en verdeeld tussen u en de persoon ter plaatse volgens wat in de instructies wordt gevraagd. Alle documenten moeten worden gescand in uw mobiele app. Gebruik hiervoor de functie Ander document.
- Uitrusting: Als u wordt gevraagd om een specifieke uitrusting te controleren (bijv. het aantal beschikbare sleutels), zorg er dan voor dat u dit bij vertrek en aankomst doet. U kunt een foto maken van de uitrusting in uw mobiele app door een optioneel document toe te voegen, net zoals bij de documenten.
- Ophalen of afleveren van het voertuig: Als een speciale procedure voor het ophalen of afleveren wordt gevraagd, zorg er dan voor dat u hiervan vooraf op de hoogte bent.
- Specifieke acties: De klant kan u vragen om een kentekenbewijs door te halen of een onderhoudsboekje op te halen. Deze acties worden gevraagd in de Instructies van de klant, die gedurende uw hele opdracht beschikbaar zijn. U kunt aangeven dat u deze acties hebt uitgevoerd door foto’s te maken in de app en/of door commentaar toe te voegen na uw inspectie.
In geval van twijfel of onvermogen om het door de klant verwachte proces uit te voeren, neem dan zonder uitstel contact op met de Hiflow noodlijn (2 808 95 83). Onze teams kunnen u helpen en met onze klant overleggen om uw situatie te ontgrendelen.
|
⚠️ De uitvoering van de specifieke administratieve procedure van de klant maakt integraal deel uit van de opdracht. Een gedeeltelijke of geen uitvoering kan aanzienlijke financiële, operationele en commerciële gevolgen hebben voor onze klanten. In geval van tekortkoming kan een kwaliteitsmelding worden aangemaakt en kan dit leiden tot een verlaging van uw kwaliteitsindicator, intrekking van de competentie. |
Tips om het specifieke administratieve beheer succesvol te maken
- Raadpleeg de specifieke procedure in de klantinstructies voor uw opdracht
- Zorg voor een pen en voldoende tijd om de procedure uit te voeren
- Voer de specifieke acties uit die bij vertrek en/of aankomst worden gevraagd, met behulp van de procedure beschreven in de Klantinstructies
- Neem contact op met Hiflow bij twijfel of onvermogen om de gevraagde specifieke procedure uit te voeren.
- Zend de benodigde documenten door ze volledig te scannen in de Hiflow Partner-app en indien gevraagd op te sturen.
🎯 Hoe verkrijgt u de competentie Specifiek administratief beheer?Vereisten :
Evaluatie :
|