|
📌Competentie
💡 Waarom is dit belangrijk? Verzending van documenten per post is noodzakelijk voor de afhandeling na de levering van het voertuig door de klant. Het is een dienst die door klanten wordt gevraagd, ter aanvulling op de Hiflow voertuigstaten en het verzenden van gescande documenten.
|
In dit artikel:
Tijdens de offerte : Hoe weet ik of ik een verzending van documenten per post moet regelen?
Vóór de missie : Hoe bereid ik hetverzending van documenten per post voor?
Tijdens de missie : Hoe voer ik het verzending van documenten per post uit?
📝 Onze adviezen
🎯Verwerf de competentie Verzending van documenten per post
------------------------------------------
Hoe weet ik of ik een verzending van documenten per post moet regelen?
Er zijn twee soorten postzendingen:
met gefrankeerde envelop (door de klant geleverd)
met traceernummer (moet worden verstrekt)
Dit is zichtbaar wanneer u de opdracht aanneemt of een offerte indient in uw Hiflow Partner-app.
Het verzending van documenten per post wordt weergegeven in uw bevestigingsmail van de opdracht.
Hoe bereid ik het verzending van documenten per post voor?
📱Anticipeer op het verzending van documenten per post in uw offerte
- Voorzie kosten voor de aankoop van een envelop met volgnummer en postzegels voor de postverzending. Over het algemeen is €4 voldoende om alle documenten te versturen en de envelop te frankeren, toe te voegen als "uitzonderlijke kosten" bij opmaak offerte.
🕐 Bereid uw opdracht voor
- Raadpleeg de documenten die per post moeten worden verzonden. Deze staan aangegeven in de instructies van de klant.
- Print de benodigde documenten. Sommige worden bij uw opdrachtformulier gevoegd, andere kunnen worden gegeven door het contact bij vertrek of aankomst.
- Voorzie een 20 g envelop met tracking (alleen te gebruiken als de klant u ter plaatse geen vooraf gefrankeerde envelop geeft).
Hoe voer ik het verzending van documenten per post uit?
Na het opmaken van de staat van het voertuig, begint u met het beheren van de documenten
- Vul de documenten in: u vult de documenten in samen met het contact ter plaatse
- Scan de documenten: u scant elk document in de mobiele Hiflow Partner-app
- Controleer goed of de scan(s) duidelijk en volledig zijn.
De scans worden automatisch naar de opdrachtgever verzonden aan het einde van uw opdracht, wat de voltooiing ervan bevestigt.
- Verdeling van de documenten: u verdeelt de documenten tussen diegene die het contact moet bewaren en diegene die u per post moet verzenden.
- Verpakken: u stopt alle te verzenden documenten in de envelop en plakt de postzegel(s) erop
-
Verzending: u doet de envelop zo snel mogelijk na uw opdracht in een brievenbus
Er zijn vaak brievenbussen in de buurt van treinstations. Om de dichtstbijzijnde te vinden, ga naar deze website.
- Bewijs van verzending: Om uw opdracht af te ronden, wordt u gevraagd de verzending te bevestigen en een foto te maken van het volgnummer indien aanwezig in uw mobiele Hiflow Partner-app. De afsluiting van de opdracht is zonder dit niet mogelijk.
|
⚠️ Een gedeeltelijke of geen invulling of het niet doorgeven van deze documenten kan ernstige operationele, commerciële en financiële gevolgen hebben voor onze klanten. De documenten moeten niet worden verward met de Hiflow staat van zaken, die alleen waarde heeft voor uw transport en geen contractuele waarde heeft voor onze klanten. Het afronden van de opdracht in de app zonder het per post verzenden van de documenten is in deze opdrachten niet voldoende. Bij nalatigheid kan een kwaliteitsmelding worden aangemaakt, wat kan leiden tot een verlaging van uw kwaliteitsindicator, intrekking van competentie en een financiële boete van €20 exclusief btw conform uw contractuele verplichtingen. |
📝Onze adviezen
- Print de blanco documenten vooraf als deze in het opdrachtformulier staan
- Voorzie een pen, een envelop met volgnummer en postzegels om de documenten te versturen
- Vul alle velden in samen met de klant
- Verstuur de documenten op dezelfde dag van uw opdracht
🎯 Hoe verkrijg ik de competentie Verzending van documenten per post?Vereisten :
Evaluatie :
|