|
📌Competentie Het maakt deel uit van de competentieset Opdrachtdocumenten.
💡 Waarom is dit belangrijk? Het verzending van documenten per post is noodzakelijk voor de afhandeling na aflevering van het voertuig door de klant. Bijvoorbeeld wanneer de klant de originele documenten nodig heeft om het voertuig aan zijn klant te factureren. Dit is een dienst die wordt gevraagd voor bepaalde specifieke klanten, als aanvulling op de Hiflow staat van zaken en het verzenden van gescande documenten, voor leveringen of teruggaves aan hun particuliere of zakelijke klanten. Door deze competentie te beheersen, garandeert u de voltooiing en verzending van documenten per post naar de opdrachtgever.
|
In dit artikel:
Hoe weet ik of ik een verzending van documenten per post moet regelen?
Hoe bereid ik hetverzending van documenten per post voor?
Hoe voer ik het verzending van documenten per post uit?
Tips voor een succesvolle verzending van documenten per post
🎯Verwerf de competentie Verzending van documenten per post
------------------------------------------
Hoe weet ik of ik een verzending van documenten per post moet regelen?
Het per post verzenden van documenten maakt deel uit van de transporttaak.
Er zijn twee soorten postzendingen:
met gefrankeerde envelop (door de klant geleverd)
met traceernummer (moet worden verstrekt)
Dit is zichtbaar wanneer u de opdracht aanneemt of een offerte indient in uw Hiflow Partner-app.
Het verzending van documenten per post wordt weergegeven in uw bevestigingsmail van de opdracht.
Hoe bereid ik het verzending van documenten per post voor?
📱Anticipeer op het verzending van documenten per post in uw offerte
- Voorzie kosten voor de aankoop van een envelop met volgnummer en postzegels voor de postverzending. Over het algemeen is €4 voldoende om alle documenten te versturen en de envelop te frankeren, toe te voegen als "uitzonderlijke kosten" bij opmaak offerte.
🕐 Bereid uw opdracht voor
- Raadpleeg de documenten die per post moeten worden verzonden. Deze staan aangegeven in de instructies van de klant.
- Print de benodigde documenten. Sommige worden bij uw opdrachtformulier gevoegd, andere kunnen worden gegeven door het contact bij vertrek of aankomst.
- Voorzie een 20 g envelop met tracking (alleen te gebruiken als de klant u ter plaatse geen vooraf gefrankeerde envelop geeft).
Hoe voer ik het verzending van documenten per post uit?
Na het opmaken van de staat van het voertuig, begint u met het beheren van de documenten
- Vul de documenten in: u vult de documenten in samen met het contact ter plaatse
- Scan de documenten: u scant elk document in de mobiele Hiflow Partner-app
U moet het/de document(en) scannen via uw mobiele Hiflow Partner-app.
Controleer goed of de scan(s) duidelijk en volledig zijn.
De scans worden automatisch naar de opdrachtgever verzonden aan het einde van uw opdracht, wat de voltooiing ervan bevestigt.
- Verdeling van de documenten: u verdeelt de documenten tussen diegene die het contact moet bewaren en diegene die u per post moet verzenden.
- Verpakken: u stopt alle te verzenden documenten in de envelop en plakt de postzegel(s) erop
-
Verzending: u doet de envelop zo snel mogelijk na uw opdracht in een brievenbus
Er zijn vaak brievenbussen in de buurt van treinstations. Om de dichtstbijzijnde te vinden, ga naar deze website.
- Bewijs van verzending: Om uw opdracht af te ronden, wordt u gevraagd de verzending te bevestigen en een foto te maken van het volgnummer indien aanwezig in uw mobiele Hiflow Partner-app. De afsluiting van de opdracht is zonder dit niet mogelijk.
|
⚠️ Het voltooien, ondertekenen, scannen en verzenden van de documenten maakt integraal deel uit van de opdracht. Een gedeeltelijke of geen invulling of het niet doorgeven van deze documenten kan ernstige operationele, commerciële en financiële gevolgen hebben voor onze klanten. De documenten moeten niet worden verward met de Hiflow staat van zaken, die alleen waarde heeft voor uw transport en geen contractuele waarde heeft voor onze klanten. Het afronden van de opdracht in de app zonder het per post verzenden van de documenten is in deze opdrachten niet voldoende. Bij nalatigheid kan een kwaliteitsmelding worden aangemaakt, wat kan leiden tot een verlaging van uw kwaliteitsindicator, intrekking van competentie en een financiële boete van €20 exclusief btw conform uw contractuele verplichtingen. |
Tips voor een succesvolle verzending van documenten per post
- Print de blanco documenten vooraf als deze in het opdrachtformulier staan
- Voorzie een pen, een envelop met volgnummer en postzegels om de documenten te versturen
- Vul alle velden in samen met de klant
- Verstuur de documenten op dezelfde dag van uw opdracht
🎯 Hoe verkrijg ik de competentie Verzending van documenten per post?Vereisten :
Evaluatie :
|