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đCompĂ©tence
đĄ Pourquoi c'est important ? L'envoi de documents par voie postale est nĂ©cessaire pour le traitement de l'aprĂšs livraison du vĂ©hicule par le client. C'est un service demandĂ© par les clients, en complĂ©ment des Ă©tats des lieux Hiflow et de l'envoi de documents scannĂ©s.
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Dans cet article :
Comment savoir si je dois gérer un envoi de documents par voie postale ?
Comment préparer l'envoi de documents par voie postale ?
Comment réaliser l'envoi de documents par voie postale ?
Conseils pour réussir l'envoi de documents par voie postale
đŻObtenir la compĂ©tence Envoi de documents par voie postale
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Comment savoir si je dois gérer un envoi de documents par voie postale ?
Il existe deux types d'envoie postaux :
- avec enveloppe affranchie (fournie par le client)
- avec numéro de suivi (à fournir)
Il est identifiable lorsque vous prenez la mission ou déposez un devis sur votre application Hiflow Partner.
Le type d'envoi de documents par voie postale apparait sur votre email de confirmation de mission.
Comment préparer un envoi de documents par voie postale ?
đ±Anticipez l'envoi de documents par voie postale dans votre devis
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Uniquement pour l'envoi de documents par voie postale avec n° de suivi : prévoyez des frais pour l'achat de l'enveloppe avec numéro de suivi et de timbres.
En général, 4⏠suffisent pour poster l'ensemble des documents et affranchir l'enveloppe, à ajouter en "frais exceptionnels".
đ PrĂ©parez votre mission
- Prenez connaissance des documents à envoyer par voie postale. Ils sont indiqués dans les instructions du client.
- Imprimez les documents nĂ©cessaires. Certains seront joints Ă votre ordre de mission, d'autres pourront ĂȘtre donnĂ©s par le contact au dĂ©part ou Ă l'arrivĂ©e.
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En cas d'envoi de documents par voie postale avec n° de suivi : prĂ©voyez une enveloppe 20 g avec suivi (Ă utiliser uniquement si le client ne vous fournit pas dâenveloppe dĂ©jĂ affranchie sur place).
Enveloppe avec numéro de suivi 20 g
Comment réaliser l'envoi de documents par voie postale ?
AprÚs avoir réalisé l'état des lieux du véhicule, vous démarrer la gestion des documents
- Complétez les documents avec le contact sur place
- Scannez chaque document dans l'application Hiflow Partner
- VĂ©rifiez bien que le(s) scan(s) soi(en)t net(s) et complet(s).
Les scans seront automatiquement envoyés au donneur d'ordre à la fin de votre mission.
- RĂ©partissez les documents entre ceux que le contact doit conserver, et ceux que vous devez envoyer par voie postale.
- Mettez dans l'enveloppe tous les documents Ă poster
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DĂ©posez l'enveloppe dans une boĂźte au lettre au plus tĂŽt aprĂšs votre mission
Il y a souvent des boĂźtes aux lettres autour des gares de train. Pour trouver la plus proche rendez-vous sur ce site.
- En cas d'envoi de documents par voie postale avec n° de suivi : Confirmer l'envoi et prenez une photo du numéro de suivi dans votre application Hiflow Partner. La clÎture de la mission sera impossible sans.
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â ïž Un remplissage partiel ou nul ou la non transmission de ces documents peut avoir des rĂ©percussions opĂ©rationnelles, commerciales et financiĂšres fortes pour nos clients. En cas de manquement, une remontĂ©e qualitĂ© pourra ĂȘtre crĂ©Ă©e et pourra amener Ă une diminution de votre indicateur qualitĂ©, un retrait de compĂ©tence et une rĂ©gularisation financiĂšre de 20âŹHT conformĂ©ment Ă vos obligations contractuelles. |
Conseils pour réussir l'envoi de documents par voie postale
- Imprimer les documents vierge en amont si présents dans l'ordre de mission
- Prévoir un stylo, une enveloppe (avec numéro de suivi si demandé) pour poster les documents
- Remplir tous les champs avec le client
- Poster les documents le jour mĂȘme de votre mission
đŻ Comment obtenir la compĂ©tence Envoi de documents par voie postale ?PrĂ©requis :
Evaluation :
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