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📌Competencia Forma parte del conjunto de competencias Documentos de misión.
💡 ¿Por qué es importante? El envío postal de documentos es necesario para el tratamiento posterior a la entrega del vehículo por parte del cliente. Por ejemplo, cuando el cliente necesita los documentos originales para facturar el vehículo a su cliente. Es un servicio solicitado para ciertos clientes específicos, además de los informes de estado Hiflow y el envío de documentos escaneados, para entregas o devoluciones a sus clientes particulares o profesionales. Dominando esta competencia, garantizas la cumplimentación y el envío postal de documentos al ordenante.
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En este artículo:
¿Cómo saber si debo gestionar un envío postal de documentos?
¿Cómo preparar el envío postal de documentos?
¿Cómo realizar el envío postal de documentos?
Consejos para lograr el envío postal de documentos
🎯Obtener la competencia Envío postal de documentos
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¿Cómo saber si debo gestionar un envío postal de documentos?
El envío postal de documentos forma parte integral de la misión de transporte.
Existen dos tipos de envíos postales:
con sobre franqueado (proporcionado por el cliente)
con número de seguimiento (a proporcionar)
Se identifica cuando aceptas la misión o realizas un presupuesto en tu aplicación Hiflow Partner.
El envío postal de documentos aparece en tu correo electrónico de confirmación de misión.
¿Cómo preparar el envío postal de documentos?
📱Anticipa el envío postal de documentos en tu presupuesto
- Prevé gastos para la compra del sobre con número de seguimiento y sellos para el envío postal. En general, 4€ son suficientes para enviar todos los documentos y franqueo del sobre, a añadir como "gastos excepcionales".
🕐 Prepara tu misión
- Consulta los documentos que debes enviar por correo postal. Están indicados en las instrucciones del cliente.
- Imprime los documentos necesarios. Algunos estarán adjuntos a tu orden de misión, otros podrán ser facilitados por el contacto al inicio o al final.
- Prevé un sobre de 20 g con seguimiento (a usar solo si el cliente no te proporciona un sobre ya franqueado en el lugar).
¿Cómo realizar el envío postal de documentos?
Después de realizar el informe del estado del vehículo, comienzas la gestión de los documentos
- Rellenar los documentos: completas los documentos con el contacto en el lugar
- Escanear los documentos: escaneas cada documento en la aplicación móvil Hiflow Partner
Deberás escanear el/los documento(s) desde tu aplicación móvil Hiflow Partner.
Verifica bien que el/los escaneo(s) sea(n) claro(s) y completo(s).
Los escaneos serán enviados automáticamente al ordenante al finalizar tu misión, lo que permitirá certificar su cumplimentación.
- Distribución de los documentos: separarás los documentos entre los que el contacto debe conservar y los que debes enviar por correo postal.
- Preparación del envío: colocas todos los documentos a enviar en el sobre y añades el/los sello(s)
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Envío: depositas el sobre en un buzón lo antes posible tras tu misión
Suele haber buzones cerca de las estaciones de tren. Para encontrar el más cercano visita este sitio.
- Prueba de envío: Para finalizar tu misión, se te pide confirmar el envío y tomar una foto del número de seguimiento si existe en tu aplicación móvil Hiflow Partner. La finalización de la misión será imposible sin ello.
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⚠️ La cumplimentación, la firma, el escaneo y el envío de los documentos forman parte integral de la misión. Un relleno parcial o nulo o la no transmisión de estos documentos puede tener repercusiones operativas, comerciales y financieras graves para nuestros clientes. Los documentos no deben confundirse con el peritaje Hiflow, que solo tiene valor para tu transporte, y no tiene valor contractual para nuestros clientes. La finalización de la misión en la aplicación sin el envío postal de documentos no es suficiente en estas misiones. En caso de incumplimiento, se podrá crear una reclamación de calidad que podrá conllevar una reducción de tu indicador de calidad, una retirada de competencia y una penalización económica de10% de la prestación del servicio sin IVA conforme a tus obligaciones contractuales. |
Consejos para lograr el envío postal de documentos
- Imprimir los documentos en blanco con antelación si están presentes en la orden de misión
- Prever un bolígrafo, un sobre con número de seguimiento y sellos para enviar los documentos
- Rellenar todos los campos con el cliente
- Enviar los documentos el mismo día de tu misión
🎯 ¿Cómo obtener la competencia Envío postal de documentos?Requisitos previos:
Evaluación:
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