Dans cet article : 

Quelles sont les attentes d'Hiflow en termes de ponctualité ?
Comment garantir sa ponctualité ?
Conseils pour un convoyage ponctuel

🎯 Obtenir la compétence Ponctualité

------------------------------------------
 

Quelles sont les attentes d'Hiflow en termes de ponctualité ?

Nos clients planifient leurs convoyages en fonction des disponibilités de leurs collaborateurs, partenaires et clients, au départ à l'arrivée. La ponctualité du convoyeur est clé pour assurer la livraison et respecter le planning et l'organisation de chacun.

Afin que chauffeurs, clients et Hiflow soient parfaitement alignés : les horaires que vous choisissez dans votre devis sont les horaires exacts à respecter le jour de la mission.  

Une tolérance de ± 30 minutes est acceptée, sauf si des consignes plus strictes sont données lors de la confirmation de mission.
 

📍Avant de réaliser l’état des lieux de départ et d'arrivée, vous devez déclarer votre présence dès l’arrivée sur site depuis l’application mobile : 

• Cet horaire atteste de votre ponctualité par rapport aux horaires annoncés dans votre devis.
• En partageant votre position, vous confirmez être arrivé à l’adresse prévue et à l’heure convenue
• Cette déclaration est une preuve factuelle pour vous protéger en cas de réclamations. 

Si la position n’est pas autorisée ou éloignée du site, vous ne pourrez pas prouver votre ponctualité en cas de litige.

Comment garantir sa ponctualité ?

📱Anticipez la durée de mission dans votre devis
 

Lorsque vous déposez un devis pour une mission, Hiflow a pré-estimé une durée permettant de réaliser la mission dans les temps. Elle inclut au moins : 

• 30 minutes de réalisation d'états des lieux de départ et d'arrivée (15 minutes chacun)
• Un temps de route au plus direct majoré de 10% pour absorber les éventuels aléas et itinéraires alternatifs (ralentissement, routes sans péages...)
• 15 minutes supplémentaires toutes les 2h (pause, remise de carburant...)

Il est possible que le client propose le transport sur une durée plus large, jamais moindre.
Si vous le souhaitez, vous pouvez faire un devis sur une durée plus courte que celle pré-estimée par Hiflow mais êtes responsable de la ponctualité de la mission.
 

Le devis que vous déposez, vous engage sur les horaires que vous choisissez au sein de la plage horaire totale proposée par le client.

Nous vous conseillons de ne pas sous-estimer la durée totale de votre mission, notamment les états des lieux et services complémentaires. Il vaut mieux toujours prévoir trop de temps que pas assez !

De la même façon, nous vous recommandons d'être vigilant sur l'enchainement de vos missions.

Si vous planifiez trop de missions sur la même journée, vous vous exposez à des retards en cascade. Cela aura un impact fort sur votre indicateur qualité et la facturation de régularisations financières.

Une fois votre devis accepté, les horaires seront indiqués :

• dans votre application,
• dans vos emails de rappel de mission,
• et sur le PDF de mission.

🕐 Préparez votre mission
 

Préparez vos itinéraires avant votre mission pour garantir votre ponctualité au départ et à l'arrivée:

• Approche : nous vous conseillons de vérifier votre itinéraire d'approche et les horaires de vos transports (transports en commun, covoiturage, train...). Sauf contre-indication, vous pouvez aussi contacter le contact au départ pour confirmer votre arrivée à l'heure pour le retrait.

• Convoyage : préparez votre itinéraire et vos temps de pause. Vous pouvez aussi planifier les stations où vous referez le plein de carburant ou rechargerez le véhicule, si demandé dans les instructions carburant.
   

   

🚗 Durant votre mission
 

• En cas de retard, vous vous engagez à prévenir les contacts de départ et d'arrivée, ainsi que Hiflow via le bouton "Signaler un problème" de l'application ⚠️ en indiquant dans le formulaire :
  • la raison
  • le nouvel horaire estimé
  • si vous avez pu joindre les contacts au départ et/ou à l’arrivée.
     
• En cas d'avance, nous vous invitons à patienter afin de respecter les heures de mission de votre devis. 

Une tolérance de 30 minutes d'avance ou de retard est autorisée et convenue avec l'ensemble de nos clients.

Vous ne pouvez en aucun cas modifier directement les horaires auprès du contact au départ ou à l'arrivée sans en avoir averti Hiflow.

Le convoyeur et le véhicule ne sont pas assurés par Hiflow en cas de sinistre en dehors des horaires validés dans le devis.

Conseils pour un convoyage ponctuel

• Proposer des horaires de missions réalistes dans vos devis
• Privilégier une légère avance et attente qu'un retard
• Préparez vos itinéraires d'approche et de convoyage
• Contactez la personne sur place en cas d'avance ou retard inférieur à 30 minutes. Au delà, contacter aussi Hiflow par formulaire de contact.
• Contactez les personnes sur place et Hiflow en cas d'avance ou retard supérieur à 30 minutes