Dans cet article : 

• Quelles sont les attentes d'Hiflow en termes de ponctualité ?
• Avant la mission : Comment garantir sa ponctualité ?
• Pendant la mission : Que faire en cas d'avance ou de retard ?
• Les erreurs les plus courantes

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Quelles sont les attentes d'Hiflow en termes de ponctualité ?

La ponctualité garantit la satisfaction du client en respectant son planning. Les horaires choisis dans votre devis sont des engagements fermes (tolérance acceptée : plus ou moins 30 minutes). Veuillez être vigilant dans le choix de vos horaires dans le devis, prévoyez un peu de marge pour pallier les imprévus.
 

📍 1. Déclarer sa présence dans l'application

Dès votre arrivée sur site (au départ comme à l'arrivée), déclarez votre présence sur l'application AVANT de commencer l'état des lieux.

• 📱 La géolocalisation prouve votre heure exacte d'arrivée et vous protège en cas de litige.

• ⚠️ Sans déclaration de position, votre ponctualité ne pourra pas être prouvée.

Comment garantir sa ponctualité ?

📱Anticipez la durée de mission dans votre devis

L'estimation automatique d'Hiflow inclut déjà :

• 30 min pour les états des lieux (15 min départ + 15 min arrivée).

• Prévoir un temps de marge pour absorber les aléas du trafic.

• 15 min de pause toutes les 2 heures (pauses, carburant, recharge).

Engagement & Horaires : Votre devis vous engage sur les horaires choisis dans la plage du client. Vous pouvez proposer une durée plus courte que l'estimation Hiflow, mais vous assumez seul la responsabilité de votre ponctualité.

Conseils pour éviter les retards :

• Prévoyez de la marge : Ne sous-estimez pas la durée des états des lieux et des services annexes (mieux vaut trop de temps que pas assez).

• Évitez de surcharger vos journées : Vouloir enchainer trop de missions provoque des retards en cascade, ce qui détériore votre Indicateur Qualité et entraîne des pénalités financières.

Une fois votre devis accepté, les horaires seront indiqués :

• dans votre application,
• dans vos emails de rappel de mission,
• et sur le PDF de mission.

🕐 Préparez votre mission
 

• Approche : Vérifiez vos horaires de transports (train, covoiturage, bus) pour arriver à l'heure au point de retrait.

• Convoyage : Identifiez à l'avance votre itinéraire, vos pauses et vos arrêts carburant/recharge. si demandé dans les instructions carburant.
   

Que faire en cas d'avance ou de retard ?

🚗 Durant votre mission
 

• En cas de retard : Prévenez immédiatement le contact sur place ET avertissez Hiflow dans l'app via le bouton "Signaler un problème" (indiquez le motif, le nouvel horaire et si le contact est prévenu).

• En cas d'avance : Patientez jusqu'à l'heure prévue ou contactez la personne sur place pour vérifier sa disponibilité.

Vous ne pouvez en aucun cas modifier directement les horaires auprès du contact au départ ou à l'arrivée sans en avoir averti Hiflow. D'autre part, une demande de modification d'horaires doit être justifiée, les modifications de "confort" ne seront pas acceptées.
Le convoyeur et le véhicule ne sont pas assurés par Hiflow en cas de sinistre en dehors des horaires validés dans le devis.

📝Les erreurs les plus courantes

⏱️ Proposer des horaires irréalistes : Sous-estimer le temps nécessaire dans son devis et se retrouver piégé par le moindre aléa.

⌛ Viser l'heure pile sans marge : Préférer risquer un retard plutôt que de prévoir une légère avance et patienter sur place.

🗺️ Partir sans préparer son trajet : Ne pas vérifier ses itinéraires d'approche (transports) et de convoyage (trafic, pauses) avant le départ.

📞 Oublier de prévenir en cas de décalage : Ne pas appeler le contact sur place pour une variation < 30 min, ou oublier d'avertir aussi Hiflow via l'application si le décalage dépasse 30 minutes.