1️⃣. Quelles sont les différentes étapes d’un convoyage ?

• Validation du devis : Chaque mission débute après validation de votre devis soumis sur notre plateforme.

• Préparation : Organisez le trajet, imprimez les documents nécessaires, et planifiez le transport.

• Outils disponibles : Utilisez le compte partenaire (site web) ou l’application Hiflow Partner (mobile) pour faciliter la gestion de votre mission.

• Finalisation :  soumettez les documents et valider la mission pour facturation et paiement.

2️⃣. Comment réaliser un devis ?

Vous pouvez réaliser un devis :

• Dans votre application Hiflow Partner

• Ou dans votre Compte partenaire, section "Trajets proposés"

• Vous êtes alerté par mail et notification push lors de la validation de votre devis

• Si nous refusons votre devis, vous trouverez la raison de refus dans la rubrique « Mes devis »

Pour vous aider dans la réalisation de votre devis, vous pouvez consulter l'article dédié à la réalisation d'un devis notre tutoriel sur l'élaboration d'un devis 

3️⃣. Comment préparer une mission attribuée ?

Avant de vous rendre au point de départ, il est nécessaire d'avoir préparé la mission en amont :

Il vous est demandé de :

• Suivre les instructions client : Accédez au process du client via votre email de confirmation ou via l'application Hiflow Partner.

• Imprimer les documents nécessaires :

les états des lieux de départ et d'arrivée papier Hiflow - à ne compléter que si vous êtes dans l’incapacité d’utiliser l’application Hiflow Partner

l'avis de passage à vide - à utiliser si le véhicule n'est pas disponible pour effectuer la mission au point de départ

Les éventuels documents joints au mail de confirmation de mission à compléter pendant votre mission - par ex. PV de restitution, de livraison, bon de dépôt, CERFA...

• Vérifier le véhicule et préparez vous pour une éventuelle mise en main : Familiarisez-vous avec le modèle et la motorisation avant de prendre le véhicule en charge et si demandée préparez-vous à effectuer la présentation du véhicule au client.

4️⃣. Comment réaliser une mission le jour J ?

🚨 ATTENTION : vous devez toujours avoir votre permis de conduire original en votre possession lors de vos missions. Sans cela, les clients pourront refuser de vous confier le véhicule.

Pendant votre trajet, nos clients demandent que vous utilisiez l'application Hiflow Partner.

L'application Hiflow Partner vous permettra de :

• prendre connaissance du process demandé par le client

• faire les états des lieux de départ et d'arrivée

• scanner les éventuels documents que vous aurez complétés et signés avec le client

• faire remonter en temps réel les informations au client

Pour vous aider dans la réalisation de votre mission, vous pouvez consulter notre tutoriel sur l'application Hiflow Partner.

En cas d’impossibilité d’utiliser l’application, vous pouvez exceptionnellement utiliser des états des lieux papier, que vous pouvez imprimé sur le fichier ci-après.

Il est demandé de suivre le process client, qui peut comprendre :

• des appels/SMS à passer

• des impressions à faire

• une remise à niveau ou un plein de carburant

• des documents à compléter

• des documents à scanner

• des documents à envoyer par la Poste ou par email

• Services complémentaires indiqués dans votre mail de confirmation de mission : lavage du véhicule, mise en main...

5️⃣. Pourquoi doit-on compléter des documents administratifs ?

En fonction des process clients, les missions peuvent inclure un certain nombre de documents à compléter avec le client final et à transmettre

• ces documents sont à imprimer par vos soins s’ils sont en pièces jointes du mail de confirmation de mission

Une absence, un mauvais remplissage, ou bien la non-transmission de ces documents complétés a des répercussions financières, opérationnelles et commerciales fortes pour nos clients :

• impossibilité de vendre/acheter un véhicule, impossibilité de commencer/arrêter la location d’un véhicule, besoin de revenir vers leur client final pour réaliser ces tâches administratives

• non remontée d’éventuels dommages sur le véhicule qu’ils auraient du imputer financièrement à leur client

🚨 La mission ne sera considérée comme intégralement réalisée que si le process client est bien suivi et que les éventuels documents ont été dûment complétés, signés et transmis dans les 12h suivant la réalisation de la prestation.

6️⃣.Règles générales de prestation

🚨 Les missions doivent être réalisée dans les créneaux que vous aurez spécifiés lors de l'élaboration de votre devis et en accord avec les créneaux de disponibilité des points A et B

• Le contact au départ prépare le véhicule en fonction de l'heure que vous avez renseignée dans votre devis

• Le contact à l'arrivée s'organise pour recevoir le véhicule en fonction de l'heure que vous avez renseignée dans votre devis

• Il est de votre responsabilité de veiller à renseigner des créneaux horaires en accord avec les horaires de disponibilité des points A et B.

• Vous n'êtes pas assuré en dehors de ces créneaux

🚨 Vous n'êtes pas assurés pour le transport de passagers

• Le covoiturage et tout transport de passager ou de marchandise sont interdits lors de vos missions.

🚨 Les détours majeurs sont interdits

• Les trajets doivent être effectués sur une seule journée, sauf si accord communiqué au préalable par votre client ou notre service logistique

• En cas de besoin, le véhicule doit alors être garé dans un parking sécurisé à vos frais.

Règles importantes de sécurité

Votre sécurité est la priorité numéro 1 pour Hiflow. Au point de départ de votre mission et pendant toute sa durée, vous êtes responsable de contrôler le bon fonctionnement du véhicule et la sécurité :

• Départ du véhicule hors de la réserve 

• Pas de voyant allumé

• Pas de bruit suspect

• Freins en état de marche

• Usure des pneus correcte

• Respect des temps de pauses

• Respect du code de la route

🚨Il est demandé de maintenir le véhicule dans l'état de propreté dans lequel vous l'avez récupéré

• Ne pas manger ou boire dans le véhicule

• Ne pas fumer dans le véhicule

• Ne pas entreposer d'objets salissants dans le coffre ou sur les places passagers

• En cas de salissure du véhicule sur votre trajet (par ex. boue sur votre itinéraire, chaussures sales), effectuer le lavage extérieur et/ou intérieur du véhicule

• Suivre les éventuelles options de nettoyage demandées par le client 

  • Désinfection du véhicule

  • Lavage extérieur et/ou intérieur du véhicule

Si vous remarquez un dommage visible sur le véhicule au moment de sa prise en charge, veuillez le signaler immédiatement à notre service d'urgence

7️⃣. Documents à toujours avoir avec soi en version imprimée - a télécharger en bas de l'articles

• Attestation d'assurance, contact d'assistance et process à suivre en cas de Panne / Sinistre 

• Etats des lieux Hiflow pour un Véhicule Particulier(à n'utiliser qu'en cas d'impossibilité d'utiliser l'application Hiflow Partner):

• Etats des Lieux pour un Véhicule Utilitaire (à n'utiliser qu'en cas d'impossibilité d'utiliser l'application Hiflow Partner):

• Avis de passage à vide (à n'utiliser qu'en cas d'indisponibilité du véhicule le jour J)

8️⃣. En cas d’imprévu

En cas d'imprévu avant ou pendant la mission, merci de bien vouloir suivre les process listés dans l'article dédié : 

Imprévus avant ou pendant la mission

9️⃣. Webinar d'Onboarding (Replay)

Lien du webinar ici