Dans cet article :

Comment savoir s'il y a une gestion administrative spécifique ?
Comment préparer la gestion administrative spécifique de la mission ?
Comment réaliser la gestion administrative spécifique ?
Conseils pour réussir la spécificité de la gestion administrative

🎯Obtenir la compétence Gestion administrative spécifique

------------------------------------------

Comment savoir s'il y a une gestion administrative spécifique ?

La gestion administrative spécifique est identifiable lorsque vous prenez la mission ou déposez un devis sur votre application Hiflow Partner.

Vous pouvez aussi prendre connaissance de ces informations en consultant les informations générales du clients dans l'onglet Instructions du client de la mission.

Une gestion administrative spécifique est généralement demandée par des clients ayant des procédures internes très spécifiques, souvent pour des rachats de véhicules ou fin de contrat de location.

Comment préparer la gestion administrative spécifique de la mission ?

🕐 Préparez votre mission
 

Prendre connaissance du processus attendu par le client en consultant la rubrique Instructions du client dans votre application mobile Hiflow Partner. Les informations se trouvent dans les 3 blocs suivants:

• Résumé du process client: résumé très général en fonction de la typologie de convoyage demandé par le client
• Commentaires sur le process client: Détail des instructions spécifiques demandées par le client. Pour certains clients, vous pouvez même retrouver un lien vers un article dédié à la procédure spécifique du client
• Commentaires liés aux adresses: Informations spécifiques pour préparer votre venue aux points d'enlèvement et de livraison 

Si la réalisation de la procédure génère des frais exceptionnels (enveloppe affranchie...), il est nécessaire de l'ajouter à votre devis pour qu'ils soient pris en charge par Hiflow.
 

Pour certains clients, il vous est demandé d'imprimer en amont des documents de mission qui devront être complétés, signés et transmis sur place. Pensez bien à le faire avant votre mission !

Des actions peuvent être demandées par le client avant la mission. Par exemple de vérifier la disponibilité du véhicule au départ. Ces actions, identifiables dans les instructions clients, sont évidemment à réaliser avant votre mission.

Pour l'ensemble de ces procédures, prévoyez le temps nécessaire suivant ce qui est demandé par le client.

Comment réaliser la gestion administrative spécifique ?

Durant votre mission, vous avez accès en permanence aux Instructions du client : il vous est demandé de suivre les instructions spécifiques du client.
 

Quelques informations générales:

• Documents spécifiques: les documents doivent être complétés sur place et répartis entre vous et la personne sur place en fonction de ce qui est demandé dans les instructions. Tous les documents doivent être scannés dans votre application mobile. Pour cela, utiliser la fonctionnalité Autre document. 

• Equipements: S'il vous est demandé de vérifier un équipement spécifique (ex: nombre de clés disponibles), assurez-vous de le faire au départ et à l'arrivée. Vous pouvez prendre une photo de l'équipement dans votre application mobile en ajoutant un document facultatif, comme pour les documents.

• Retrait ou livraison du véhicule: Si une procédure spéciale de retrait ou de livraison est demandée, assurez-vous d'en avoir pris connaissance en amont.

• Actions spécifiques: Il peut vous être demandé par le client de barrer une carte grise ou récupérer un carnet d'entretien. Ces actions sont demandées dans les Instructions du client, disponible tout au long de votre mission. Vous pouvez préciser avoir exécuter ces actions en prenant des photos dans l'app et/ou en ajoutant des commentaires après votre état des lieux.

En cas de doute ou d'incapacité à exécuter le process attendu par le client, contacter la ligne d'urgence Hiflow (2 808 95 83) sans délai. Nos équipes pourront vous aider, et échanger avec notre client afin de débloquer votre situation.

Conseils pour réussir la gestion administrative spécifique

• Prendre connaissance de la procédure spécifique dans les instructions du client avant votre mission
• Prévoir un stylo et un temps adéquat pour réaliser la procédure
• Réaliser les actions spécifiques demandées au départ et/ou à l'arrivée, en s'aidant de la procédure décrite dans les Instructions du client
• Contacter Hiflow en cas de doute ou d'incapacité à réaliser la procédure spécifique demandée.
• Transmettez les documents nécessaires en les scannant intégralement dans l'application Hiflow Partner, et en les postant si demandé.