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đCompĂ©tence Elle fait partie de l'ensemble des compĂ©tences Documents de mission.
đĄ Pourquoi c'est important ? L'envoi de documents par voie postale est nĂ©cessaire pour le traitement de l'aprĂšs livraison du vĂ©hicule par le client. Par exemple, lorsque le client a besoin des documents originaux pour facturer le vĂ©hicule Ă son client. C'est un service qui est demandĂ© pour certains clients spĂ©cifiques, en complĂ©ment des Ă©tats des lieux Hiflow et de l'envoi de documents scannĂ©s, pour des livraisons ou des restitutions vers leurs clients particuliers ou professionnels. En maĂźtrisant cette compĂ©tence, vous garantissez la complĂ©tion et l'envoi par voie postale du(es) document(s) au donneur d'ordre.
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Dans cet article :
Comment savoir si je dois gérer un envoi de documents par voie postale ?
Comment préparer l'envoi de documents par voie postale ?
Comment réaliser l'envoi de documents par voie postale ?
Conseils pour réussir l'envoi de documents par voie postale
đŻObtenir la compĂ©tence Envoi de documents par voie postale
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Comment savoir si je dois gérer un envoi de documents par voie postale ?
L'envoi de documents par voie postale fait partie intégrante de la mission du convoyage.
Il existe deux types d'envoie postaux :
- avec enveloppe affranchie (fournie par le client)
- avec numéro de suivi (à fournir)
Il est identifiable lorsque vous prenez la mission ou déposez un devis sur votre application Hiflow Partner.
L'envoi de documents par voie postale apparait sur votre email de confirmation de mission.
Comment préparer envoi de documents par voie postale ?
đ±Anticipez l'envoi de documents par voie postale dans votre devis
- Prévoyez des frais pour l'achat de l'enveloppe avec numéro de suivi et de timbres pour l'envoi postal. En général, 4⏠suffisent pour poster l'ensemble des documents et affranchir l'enveloppe, à ajouter en "frais exceptionnels".
đ PrĂ©parez votre mission
- Prenez connaissance des documents à envoyer par voie postale. Ils sont indiqués dans les instructions du client.
- Imprimez les documents nĂ©cessaires. Certains seront joints Ă votre ordre de mission, d'autres pourront ĂȘtre donnĂ©s par le contact au dĂ©part ou Ă l'arrivĂ©e.
- PrĂ©voyez une enveloppe 20 g avec suivi (Ă utiliser uniquement si le client ne vous fournit pas dâenveloppe dĂ©jĂ affranchie sur place).
Comment réaliser l'envoi de documents par voie postale ?
AprÚs avoir réalisé l'état des lieux du véhicule, vous démarrer la gestion des documents
- Remplir les documents: vous complétez les documents avec le contact sur place
- Scan des documents: vous scannez chaque document dans l'application mobile Hiflow Partner
Vous devrez scanner le(s) document(s) depuis votre application mobile Hiflow Partner.
VĂ©rifiez bien que le(s) scan(s) soi(en)t net(s) et complet(s).
Les scans seront automatiquement envoyés au donneur d'ordre à la fin de votre mission, et qui permettra d'attester de leur complétion.
- Répartition des documents: vous répartissez les documents entre ceux que le contact doit conserver, et ceux que vous devez envoyer par voie postale.
- Mise sous pli: vous glissez tous les documents Ă poster dans l'enveloppe et ajoutez le(s) timbre(s)
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Envoi: vous déposez l'enveloppe dans une boßte au lettre au plus tÎt aprÚs votre mission
Il y a souvent des boĂźtes aux lettre autour des gares de train. Pour trouver la plus proche rendez-vous sur ce site.
- Preuve d'envoi: Pour finaliser votre mission, il vous est demandé de confirmer l'envoi et de prendre une photo du numéro de suivi si existante dans votre application mobile Hiflow Partner. La clÎture de la mission sera impossible sans.
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â ïž La complĂ©tion, la signature, le scan et l'envoi des documents font parties intĂ©grantes de la mission. Un remplissage partiel ou nul ou la non transmission de ces documents peut avoir des rĂ©percussions opĂ©rationnelles, commerciales et financiĂšres fortes pour nos clients. Les documents ne doivent pas ĂȘtre confondu avec l'Ă©tat des lieux Hiflow, qui n'a de valeur que pour votre convoyage, et n'a pas de valeur contractuelle pour nos clients. La finalisation de la mission sur l'application sans envoi des documents par voie postale n'est pas suffisant dans ces missions. En cas de manquement, une remontĂ©e qualitĂ© pourra ĂȘtre crĂ©Ă© et pourra amener Ă une diminution de votre indicateur qualitĂ©, un retrait de compĂ©tence et une pĂ©nalitĂ© financiĂšre de 20âŹHT conformĂ©ment Ă vos obligations contractuelles. |
Conseils pour réussir l'envoi de documents par voie postale
- Imprimer les documents vierge en amont si présents dans l'ordre de mission
- Prévoir un stylo, une enveloppe avec numéro de suivi et des timbres pour poster les documents
- Remplir tous les champs avec le client
- Poster les documents le jour mĂȘme de votre mission
đŻ Comment obtenir la compĂ©tence Envoi de documents par voie postale ?PrĂ©requis :
Evaluation :
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