Les documents administratifs, partie intégrante de la mission
- Pour chaque mission, il est important de se munir :
- d’états des lieux papiers : à utiliser en cas d'impossibilité d'utiliser l'application Hiflow Partner
- et d’un avis de passage à vide: à utiliser en cas d'indisponibilité du véhicule au point de départ
- Pour certaines missions, un service additionnel de vérification, complétion et signature de documents administratifs est demandé.
- Ces documents seront à imprimer par vos soins (joints dans votre mail de confirmation de mission) ou à récupérer au point départ.
La gestion des documents administratifs fait partie intégrante de la prestation demandée et du devis qui vous a été validé. |
- Durant le convoyage, ces documents doivent être complétés et signés par le contact au départ ou à l'arrivée, le client et/ou vous-même
- Ils sont ensuite transmis au client via l’application Hiflow Partner, votre compte partenaire et/ou par courrier postal, en suivant le process demandé par le client.
Les documents
Il y a plusieurs documents possibles en fonction du type de mission : Procès Verbal (PV), Bon de livraison (BL), Cerfa...
Il y a différents documents en fonction :
- du type de mission : livraison ou reprise
- du type de véhicule : neuf ou occasion
- de la raison de la mission : vente, cession, locations longue ou moyenne durée
Focus sur les PV de livraison / de restitution |
Exemples de PV de livraison / de restitution :
- Le Procès Verbal (PV) de livraison/restitution détaille l'état du véhicule livré / restitué en début ou fin de location :
- Location courte durée
- Location moyenne durée
- Location longue durée
- Location avec option d'achat (LOA)
- Les informations doivent être complétées méticuleusement :
- date et heure de livraison / restitution
- lieu de livraison / restitution
- kilométrage au compteur
- niveau de carburant
- état intérieur / extérieur du véhicule (y compris usure des pneus)
- présence d'éléments amovibles (double des clés, etc.)
- identité du conducteur / signatures
- Pour les restitutions, le lieu de destination du véhicule ("lieu de stockage" ou "garage" ou "garage réceptionnaire")
- Cette information est à complétée par l'adresse de destination de votre mission : cela permet au loueur du véhicule de localiser la voiture à la fin du contrat de location
- Le document est à faire signer :
- par le client final (parfois appelé le "conducteur")
- par le loueur (qui peut être représenté par vous en fonction du process client)
- Le document conformément complété et signé est indispensable pour acter le début ou la fin de location, avec des répercussions financières :
- début des prélèvements des mensualités pour les locations
- fin des prélèvements des mensualités pour les restitutions
Focus sur les bons de livraison |
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Le bon de livraison (BL) sert à certifier la bonne livraison du véhicule au nouveau propriétaire du véhicule.
- Il rappelle le modèle du véhicule, le kilométrage à l’arrivée et comporte la signature du client final.
- C’est un document émis par le fournisseur à son client.
- La réception par le client du Bon de Livraison a des répercutions concrètes sur le client final :
- Déblocage des accès du client à certaines fonctionnalités (par exemple accès au compte en ligne pour Tesla)
- Validation de la livraison du véhicule dans le système de notre client
- Certains clients ont besoin de ce document le jour-même de la livraison
- C'est pourquoi, il est important de le prendre en photo dans l'application Hiflow Partner et de suivre le process client (par exemple scan et envoi par mail / envoi par voie postale, etc.)
Focus sur le CERFA |
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Le certificat de cession (CERFA) est un document administratif obligatoire lors de la vente d’un véhicule.
- Cela permet au client d’obtenir notamment sa nouvelle carte grise.
- En cas de vente d'un véhicule, la réception des documents permettra de déclencher le paiement du véhicule.
- Les dates / heures indiquées doivent être identiques entre les différents documents pour être conformes (par ex. entre le Cerfa et la carte grise dans le cas d'une cession)
Focus sur la carte grise |
- La carte grise est la "carte d'identité" du véhicule
- Elle permet d'identifier le propriétaire du véhicule
- En cas de location longue durée, vous trouverez sur la carte grise le loueur propriétaire du véhicule, pour vous assurer d'utiliser le bon PV de livraison / de restitution
- Lors d'un changement de propriétaire (vente, cession), il vous sera demander d'effectuer certaines manipulation sur la carte grise, par exemple :
- vente : la transmettre au nouveau propriétaire
- cession : barrer / dater la carte grise
- Attention, les inscriptions à faire sur la carte grise doivent bien suivre le process client, car elles peuvent différer en fonction du type de reprise (par ex. en cas de co-titulaires, de prime à la casse PALC, de société, de succession, etc.)
Tutoriels vidéos
Les répercussions en cas de manquement
Un remplissage partiel ou nul de ces documents et la non-transmission de ces documents a des répercussions financières, opérationnelles et commerciales fortes pour nos clients :
- Coûts de remise en état et dépréciation d’un véhicule
- Blocage de la vente ou du rachat du véhicule
- Blocage du démarrage ou de l’arrêt de la location d’un véhicule
- Atteinte à l’image de marque de notre client
- Les documents administratifs à compléter sont soit joints dans vos mails de missions ou bien transmis lors de la prise en charge du véhicule.
- Votre mission inclue l'impression des documents s'ils sont en pièces jointes
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