Documentos administrativos, parte integrante de la misión
- Para cada misión, es importante traer:
- Inventarios de salida y de llegada en papel: se utilizará solo si non funciona la aplicación Hiflow Partner
- y la nota de aviso: que se utilizará en caso de indisponibilidad del vehículo en el punto de salida
- Para algunas misiones, se solicita un servicio adicional, finalización y firma de documentos administrativos.
- Estos documentos genericos serán impresos por vosotros (adjuntos en su correo electrónico de confirmación de misión) o para ser recogidos en el punto de salida.
- Se le pide que se aseguren de tenerlos al comienzo de la misión.
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La gestión de los documentos administrativos es una parte integral del servicio solicitado y el presupuesto que se le ha validado. |
- Durante la misión, estos documentos deben ser completados y firmados por el contacto a la salida o llegada, el cliente y / o usted mismo.
- A continuación, se transmiten al cliente a través de la aplicación Hiflow Partner, su cuenta de socio y/o por correo postal, siguiendo el proceso solicitado por el cliente.
Documentos
Existen diferentes documentos en función de:
- el tipo de misión: entrega o devolución
- el tipo de vehículo: nuevo o usado
- el motivo de la misión: venta, transferencia, alquileres a largo o medio plazo
Enfoque en los documentos de entrega |
- El documento de entrega detalla el estado del vehículo entregado al final del alquiler:
- Alquiler a corto plazo
- Alquiler a medio plazo
- Alquiler a largo plazo
- Arrendamiento con opción de compra
- La información debe completarse meticulosamente porque afecta cualquier penalización que el inquilino tendrá que pagar al final del alquiler.
- fecha y hora de entrega
- lugar de entrega
- kilometraje en el cuentakilómetros
- nivel de combustible
- estado interior/exterior del vehículo (incluido el desgaste de los neumáticos)
- presencia de elementos extraíbles (claves duplicadas, etc.)
- identidad / firmas del conductor
- Para devoluciones, el lugar de destino del vehículo ("lugar de almacenamiento" o "garaje" o "garaje receptor")
- Esta información se completa con la dirección de destino de su misión: esto permite a la empresa de alquiler de vehículos localizar el coche al final del contrato de alquiler.
- El documento debe estar firmado:
- por el cliente final (a veces denominado el "conductor")
- por el arrendador (que puede ser representado por usted dependiendo del proceso del cliente)
- El documento de acuerdo con completado y firmado es esencial para registrar el inicio o el final del contrato de arrendamiento, con repercusiones financieras:
- inicio de deducciones de mensualidades por alquileres
- deducciones por fin de pago mensual para reembolsos
| La información de las actas de entrega / devolución debe completarse meticulosamente porque:- afectan a las sanciones para los inquilinos al final del contrato- permiten al arrendador localizar el vehículo tras el alquiler- registran el inicio o el final del alquiler y permiten iniciar o detener la deducción de las mensualidades |
Las repercusiones en caso de incumplimiento
La finalización parcial o nula de estos documentos y la no transmisión de estos documentos tiene fuertes repercusiones financieras, operativas y comerciales para nuestros clientes:
- Costes de renovación y depreciación de un vehículo
- Bloqueo de la venta o canje del vehículo
- Bloqueo del arranque o parada del alquiler de un vehículo
- Daños en la imagen de marca de nuestros clientes
- Los documentos administrativos que deben completarse se adjuntan en los correos electrónicos de su misión o se transmiten cuando se cuida el vehículo.
- Su misión incluye la impresión de documentos si están adjuntos
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