|
📌Competentie 💡 Waarom is dit belangrijk? De voertuigstaat wordt gebruikt in geval van een geschil of schade, om de verantwoordelijkheid voor reparaties te bepalen. Ze garanderen dat alle bestaande schade bij het ophalen van het voertuig niet aan u wordt toegerekend. De voertuigstaat maakt deel uit van het algemene opdrachtverslag (staat van het voertuig, aanvullende documenten, locatie...) waar de klant toegang toe heeft na uw opdracht.
|
In dit artikel:
Waar dienen de voertuigstaaten voor?
Hoe voert u een voertuigstaat uit?
Tips voor het uitvoeren van de voertuigstaat
🎯 Competentie verkrijgen Voertuigstaat
------------------------------------------
Waar dienen de staten van het voertuig voor?
De staten van het voertuig zijn verplicht voor 100% van de opdrachten, met uw Hiflow Partner mobiele applicatie en zijn ontworpen om u te beschermen.
Ze hebben als doel te garanderen dat alle bestaande schade bij het ophalen van het voertuig niet aan u wordt toegerekend.
Het is in uw belang om zo nauwkeurig mogelijk te zijn bij de vertrek voertuigstaat. Als de ontvanger van het voertuig bij aankomst schade opmerkt die u bij vertrek niet had gezien, wordt u als verantwoordelijk beschouwd, zelfs als het slechts een onoplettendheidsfout is.
Daarom, als de klant reparatie eist, zullen wij, uitgaande van de voertuigstaat, verplicht zijn aan hun verzoek te voldoen en zullen wij u vragen de reparaties te betalen.
- Als de schade het gevolg is van een ongeval, wordt dit door onze verzekeraar (Allianz) gedekt en wordt 50% van het eigen risico aan u gefactureerd.
- Als de schade niet het gevolg is van een ongeval (nalatigheid of vergeten bij de voertuigstaat), zijn de kosten volledig voor uw rekening.
Ter herinnering, hier vindt u een artikel over de verzekeringsvoorwaarden van Hiflow.
|
⚠️ De plaatsbeschrijvingen moeten worden uitgevoerd tijdens de uren van de door Hiflow gevalideerde opdracht. Indien de plaatsbeschrijvingen voor of na uw opdrachturen worden uitgevoerd, is het voertuig niet gedekt door de verzekering, noch door de bijstand. U stelt zich bloot aan sancties omdat het voertuig niet verzekerd zal zijn. |
Een goed uitgevoerde voertuigstaat is een garantie voor transparantie en professionaliteit voor onze klanten. Het bewijst dat hun voertuig in professionele handen is.
Onze Hiflow Partner mobiele applicatie zorgt voor een duidelijk en efficiënt proces, voorkomt geschillen en misverstanden en versterkt het vertrouwen dat zij in ons stellen.
De staten van het voertuig worden automatisch naar onze klanten gestuurd na uw opdracht.
|
⚠️ Het volledig invullen van de voertuigstaat maakt integraal deel uit van de opdracht. Een gedeeltelijke of geen invulling of het niet doorsturen van deze staten van het voertuig kan aanzienlijke financiële, operationele en commerciële gevolgen hebben voor onze klanten. Bij nalatigheid kan een kwaliteitsmelding worden aangemaakt, wat kan leiden tot een verlaging van uw kwaliteitsindicator, intrekking van competenties en een financiële boete van 20 € excl. btw. |
Hoe voert u een voertuigstaat uit?
📱Voor uw opdracht
Voor elke opdracht schatten wij dat het gemiddeld 30 minuten kost om de 2 staten van het voertuig uit te voeren.
Wanneer u uw offerte indient, zorg dan dat u genoeg tijd reserveert om deze staten van het voertuig uit te voeren.
Het is altijd beter om te veel tijd te plannen dan te weinig!
🕐 Bereid uw opdracht voor
Voor het geval uw Hiflow Partner-app uitzonderlijk niet werkt tijdens de opdracht, moet u de staten van het voertuig op papier uitvoeren.
Zorg ervoor dat u altijd 2 tot 3 blanco Hiflow staten van het voertuig bij u heeft.
Hiflow kan niet aansprakelijk worden gesteld bij volledige afwezigheid van digitale of papieren staten van het voertuig.
Het uitvoeren van papieren staten van het voertuig moet uitzonderlijk blijven.
Zorg er ook voor dat u uw telefoon voldoende oplaadt om de staten van het voertuig uit te voeren: informatie invoeren, foto's maken...
🚗 Tijdens uw opdracht
Voorbereiding van de voertuigstaat
Zorg dat u goed zicht heeft op het voertuig.
Als het voertuig bij vertrek moeilijk toegankelijk is, kunt u vragen om het naar een geschiktere plek te verplaatsen.
Bij aankomst zorg dat u het voertuig parkeert op een plek waar u een correcte voertuigstaat kunt maken.
De contactpersoon ter plaatse moet uw voertuigstaat op uw telefoon nalezen en ondertekenen.
Tijdens het maken van foto's hoeft deze persoon niet naast u te staan.
Uitvoering van de voertuigstaat
🚨 Voordat u begint met het nemen van foto’s en het uitvoeren van de staat van het voertuig, moet de geolokalisatie verplicht geactiveerd en toegestaan zijn in de applicatie.
Het weigeren of uitschakelen van de geolokalisatie tijdens de missie wordt beschouwd als een niet-naleving van de procedures en kan leiden tot controles en eventuele sancties.
De staten van het voertuig worden in verschillende stappen uitgevoerd, na eventuele verzameling van specifieke opdrachtdocumenten (afleverings-/terugnameverslag, identiteitsbewijs klant, kentekenbewijs...).
Vervolgens doorloopt u de volgende stappen in uw Hiflow Partner-app:
- Kenteken: bevestig het kenteken en/of het chassisnummer (VIN) van het voertuig.
- Voertuigidentificatie: geef het type voertuig aan (stadsauto, break, SUV, 6m3...), het merk, model en de motorisering
- Foto's buitenkant: maak 6 foto's van de buitenkant van het voertuig. De app begeleidt u om de juiste hoeken te fotograferen.
- Foto's binnenkant: maak 5 foto's van de binnenkant van het voertuig. De app begeleidt u om de juiste hoeken te fotograferen (bestuurdersstoel, passagiersstoel, achterin kofferbak)
- Schade melden:
U noteert alle aanwezige schade aan het voertuig, buiten, op banden/wielen en binnenin. Voor elke schade vermeldt u het beschadigde onderdeel, voegt u een opmerking toe en maakt u een foto.
Elke kras, deuk, ontbrekend onderdeel moet nauwkeurig worden genoteerd, gefotografeerd en vastgelegd.
Neem de tijd om het voertuig volledig te inspecteren, zowel binnen als buiten. Uw nauwkeurigheid is de sleutel tot een succesvolle en zorgeloze aflevering, zowel voor u als voor ons bedrijf en onze klanten.
|
|
- Dashboardindicatoren: maak foto's en noteer de kilometerstand en de brandstofmeter. Bij onverwachte verschillen tussen vertrek en aankomst kan onze kwaliteitsdienst contact met u opnemen, zoals uitgelegd in het artikel over brandstoflevering.
- Voertuigcontrole: bevestig dat de veiligheidsset (geel hesje, gevarendriehoek...), het lekke band reparatiesetje en de netheid van het voertuig aanwezig zijn
- Opmerkingen: laat alle nuttige opmerkingen achter voor een goede interpretatie en rapportage bij de voertuigstaat
- Handtekening door de contactpersoon ter plaatse (klant, agent...): laat de persoon zijn/haar voornaam, achternaam invullen en een handtekening zetten. Hij/zij kan dan de gehele voertuigstaat nalezen
|
|
- Handtekening door de vervoerder: maken van een selfie en handtekening door de vervoerder om authenticiteit te verifiëren. Uw selfie wordt vergeleken met die bij uw inschrijving en de handtekening ter plaatse (klant, agent...).
Afronding van de voertuigstaat
⚠️ Geolokalisatie van de voertuiginspectie
De geolokalisatie is verplicht en wordt geregistreerd tijdens het nemen van foto’s en het verzamelen van handtekeningen, om de voertuiginspectie te authentificeren, met name in geval van een geschil.
Elke afwijking ten opzichte van de verwachte locatie zal worden gecontroleerd en er kunnen bewijsstukken worden gevraagd vóór de validatie van de voertuiginspectie.
Zodra de staten van het voertuig zijn afgerond, wacht even terwijl de foto's worden geüpload en naar Hiflow en de klant worden gestuurd. Een voortgangsbalk geeft de status van het verzenden van uw voertuigstaat aan.
Bij een fout bij het verzenden, verwijder uw app vooral niet, want de foto's en gegevens zijn waarschijnlijk nog opgeslagen. Probeer later opnieuw om uw voertuigstaat te bevestigen als u een betere netwerkverbinding heeft. Als u twijfelt aan de capaciteit van uw telefoon om de staat van het voertuig te valideren, maak dan uitzonderlijk een papierenvoertuigstaat.
Bij de aankomststaat wordt de klant ter plaatse een tevredenheidsonderzoek aangeboden.
U wordt gevraagd de klant uit te nodigen een QR-code in uw app te scannen, zodat hij/zij de link naar deze evaluatie ontvangt. Een positieve beoordeling kan uw kwaliteitsindicator verhogen.
Zolang de staten van het voertuig niet volledig zijn afgerond, mag u niet vertrekken, omdat uw aansprakelijkheid bij schade kan worden ingeroepen. Hetzelfde geldt bij aankomst: rijd niet meer met het voertuig nadat de voertuigstaat is ondertekend.
Als uw app niet heeft gewerkt en u de voertuigstaat op papier heeft uitgevoerd, wordt u gevraagd deze toe te voegen via uw mobiele app.
Zoek hiervoor uw opdracht in uw mobiele app nadat u deze heeft afgesloten.
Ga naar Document toevoegen > Opdrachtdocument > Overig document > Voertuigstaat
Tips voor het uitvoeren van de voertuigstaat
- Reserveer 30 minuten voor alle staten van het voertuig
- Voer de staten van het voertuig uit met de Hiflow Partner-app. Bij huidige storingen, voer ze dan op papier uit (links naar blanco documenten hierboven die u bij u moet hebben voor alle opdrachten)
- Noteer nauwkeurig alle schade, vooral bij vertrek, om uw aansprakelijkheid bij schade bij aankomst uit te sluiten
- Laat de voertuigstaat nalezen door de persoon ter plaatse bij vertrek en aankomst
- Rijd pas met het voertuig nadat de vertrekstaat is ondertekend. Rijd niet meer ermee nadat de aankomststaat is gemaakt.
🎯 Hoe verkrijgt u de competentie Voertuigstaat?Vereisten:
Evaluatie:
|