|
📌 Vaardigheid Een probleem melden houdt in dat u Hiflow snel en duidelijk via de app informeert over elk incident bij het vertrek van de opdracht dat de goede uitvoering ervan verhindert. Deze procedure is voor alle opdrachten hetzelfde en moet vergezeld gaan van bewijsmateriaal (foto's, opmerkingen, screenshots, enz.). 💡 Waarom is dit belangrijk? Een snelle en nauwkeurige melding zorgt ervoor dat de klant in real time op de hoogte wordt gebracht van het probleem en een oplossing kan zoeken om het goede verloop van de opdracht te waarborgen. Als de opdracht uiteindelijk niet kan worden uitgevoerd, vormt de melding het noodzakelijke bewijs om een lege rit of een annulering van de opdracht te rechtvaardigen, en zo uw betaling veilig te stellen. 🎯 Hoe krijg je deze vaardigheid?
|
In dit artikel:
Waarom een probleem melden?
Hoe een probleem melden?
Tips voor het melden van een probleem?
🎯 De vaardigheid Een probleem melden verkrijgen
------------------------------------------
Waarom een probleem melden?
Als er bij vertrek een probleem optreedt (voertuig niet beschikbaar, gebrek aan brandstof, contactpersoon afwezig of onbereikbaar, enz.), moet uw eerste reflex zijn om dit onmiddellijk via de app te melden:
- Als de klant een oplossing vindt, blijft de opdracht gehandhaafd.
- Als er geen enkele oplossing mogelijk is, wordt de opdracht geannuleerd via de automatische verzending van een bericht van lege rit (PAV) naar de klant.
Als de melding van het probleem correct is en de annulering bevestigd wordt, ontvangt u 100% van de vergoeding voor de opdracht en eventueel een terugbetaling van de reeds gemaakte, niet-terugvorderbare kosten (uitsluitend reeds betaalde, niet-terugvorderbare kosten, op voorlegging van een bewijsstuk).
Bij onbeschikbaarheid van de app bij vertrek, neemt u contact op met de noodlijn.
|
⚠️ Niet-conforme melding Het bericht van lege rit is het enige officiële document dat door onze klanten wordt erkend om de annulering te rechtvaardigen. Bij een onvolledige melding of niet-conform bewijsmateriaal (onscherpe foto's, ontbrekende foto's…) kan dit document niet correct worden gegenereerd. Elke tekortkoming kan leiden tot een kwaliteitsmelding, een verlaging van uw kwaliteitsindicator, het intrekken van een vaardigheid, evenals een financiële regularisatie van 20 € excl. btw, conform uw contractuele verplichtingen. ⚠️ Annulering door de chauffeur Conform ons annuleringsbeleid worden kosten van 100 € in rekening gebracht bij annulering van de opdracht van uw kant (geen melding van een probleem, niet naleven van de door de klant voorgestelde oplossingen, niet naleven van de contractuele wachttijd van 30 minuten…). |
Hoe meld je een probleem?
✔️ Op het vertrekpunt
U moet zich altijd naar het vertrekpunt van de opdracht begeven.
Als u ter plaatse het voertuig niet kunt ophalen, volgt u de onderstaande procedure.
Stap 1️⃣: De melding doen in de mobiele app
Ga naar uw mobiele app, bij de voorbereiding van de opdracht, en klik op "Een probleem melden" door de optie "Probleem bij vertrek" en de betreffende situatie te selecteren.
Geef vervolgens aan:
- Details van het probleem: Beschrijf nauwkeurig de aard van het onverwachte probleem
- Contactpersoon ter plaatse: Geef aan of u met een gesprekspartner heeft kunnen overleggen (of dit nu de geplande contactpersoon bij vertrek is of niet)
-
Wachttijd: Geef aan hoeveel extra tijd u ter plaatse kunt doorbrengen.
🚨 Na het melden van het probleem bent u contractueel verplicht om minstens 30 minuten ter plaatse te wachten, om tijd te geven een oplossing te vinden (of 30 minuten vanaf het oorspronkelijk geplande vertrektijdstip als u het probleem heeft gemeld vóór de geplande vertrektijd).
Na ondertekening ontvangt u een eerste sms ter bevestiging dat uw melding is ontvangen.
Stap 2️⃣: De nieuwe instructies toepassen
U ontvangt binnen 30 minuten een tweede sms, na de geplande vertrektijd (bij vroegtijdige melding) of na het tijdstip van uw melding, met een van de volgende twee opties:
- Een oplossing voor het probleem: een vergelijkbaar voertuig overnemen, wachten op de komst van iemand ter plaatse, enz.
- De bevestiging van een lege rit: er kon geen oplossing worden gevonden door de klant, u kunt naar huis gaan. De opdracht wordt geannuleerd en u wordt betaald voor het bedrag van de dienst en eventuele gemaakte, niet-terugvorderbare kosten, op voorlegging van een bewijsstuk.
✔️ Op het aankomstpunt
Als u ter plaatse bij aankomst het voertuig niet kunt afleveren om een van de volgende redenen:
- Contactpersoon bij aankomst op de dag zelf onbereikbaar
- Weigering van het voertuig door de contactpersoon bij aankomst
Volgt u de onderstaande procedure.
⚠️ U moet zich altijd naar het aankomstpunt van de opdracht begeven.
Stap 1️⃣: Neem contact op met de Hiflow-noodlijn op 01 76 40 01 83
- Als er een oplossing wordt gevonden: kan de levering worden afgerond en wordt uw opdracht gevalideerd.
- Als er geen oplossing wordt gevonden, gaat u naar stap 2. Voor de repatriëring van het voertuig en uw terugreis stelt Hiflow u een passende oplossing voor, afgestemd op u en de klant.
Als u onvoorziene kosten heeft die niet in uw offerte zijn opgenomen, moet u deze meteen via de noodlijn aanvragen zodat ze door Hiflow kunnen worden gedekt. Taxikosten moeten via de noodlijn worden goedgekeurd, tot een maximum van 50 €.
Stap 2️⃣: De papieren verklaring van lege rit invullen
- Vul de vooraf afgedrukte papieren verklaring van lege rit volledig in.
- Laat deze ondertekenen en afstempelen door de persoon ter plaatse.
- Deze handtekening geldt als bewijs om de annulering van het transport te bevestigen.
(➡️Download de verklaring van lege rit via deze link ⬅️)
Stap 3️⃣: De verklaring van lege rit naar Hiflow versturen
Maak een foto van de verklaring van lege rit en voeg deze toe aan de opdrachtdocumenten in uw Hiflow Partner-app.
Zoek de betreffende opdracht op en klik vervolgens op "+ document toevoegen". Kies de categorie "Opdrachtdocument" > "Ander document" en dan "Overig". Vul bij de vraag "Om welk document gaat het?" in: "lege rit".
🚨 LET OP: Sluit de opdracht niet af. Hiflow zal deze annuleren zodra de verklaring van lege rit is ontvangen.
Het document van de lege rit moet binnen 12 uur na uw bezoek ter plaatse worden ingevuld, ondertekend en verstuurd, conform de contractuele verplichtingen. Elke vertraging of nalatigheid wordt beschouwd als een ontbrekend document en kan leiden tot kosten in verband met contractuele tekortkomingen.
Stap 4️⃣: Uw opdracht factureren
Het dienstbedrag van uw offerte wordt volledig uitbetaald (mits u de bovenstaande stappen exact heeft gevolgd).
De reiskosten, voorrijkosten en uitzonderlijke kosten worden niet vergoed, tenzij deze zijn voorgeschoten, niet annuleerbaar of terugvorderbaar zijn, en zijn opgenomen in uw oorspronkelijke offerte.
Bij een uitzonderlijke onmogelijkheid om de noodlijn te bereiken, worden geen taxikosten vergoed als er binnen een halve dag andere vervoersmiddelen beschikbaar zijn.
Tips voor het melden van een probleem?
- Druk vóór elke opdracht minstens één verklaring van lege rit af
- Als het voertuig bij vertrek niet beschikbaar is, klikt u op "Een probleem melden" in uw mobiele app
- Als het voertuig bij aankomst wordt geweigerd, neemt u contact op met de noodlijn van Hiflow (01 76 40 01 83) en vult u vervolgens de verklaring van lege rit in op papier en laat u deze ondertekenen door de contactpersoon ter plaatse
🎯 Hoe verkrijgt u de vaardigheid Een probleem melden?
Vereisten:
Evaluatie:
|