Dans cet article : 

A quoi servent les états des lieux ?
Comment réaliser des états des lieux ?
Conseils pour la réalisation des états des lieux

🎯 Obtenir la compétence Etats des lieux

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A quoi servent les états des lieux ?

Les états des lieux sont obligatoires pour 100% des missions, avec votre application mobile Hiflow Partner et sont conçus pour vous couvrir.

Ils ont pour but de garantir que tous les dommages présents à la prise du véhicule ne vous soient pas reprochés.

Il est dans votre intérêt d’être le plus précis possible lors de l’état des lieux de départ. Dans le cas où le réceptionnaire du véhicule indique sur l’état des lieux d’arrivée un dommage que vous n’aviez pas remarqué au départ, vous êtes considéré(e) comme responsable, même s’il ne s’agit que d’une erreur d’inattention.

Par conséquent, si le client nous réclame réparation, les états des lieux faisant foi, nous serons dans l’obligation d’accéder à leur demande et vous demanderons de prendre en charge les réparations.

• Si les dommages résultent d'un accident, ils seront pris en charge par notre assureur (Allianz) et 50% de la franchise vous sera facturée.
• Si les dommages ne résultent pas d'un accident (négligence ou oubli sur les états des lieux), les frais seront intégralement à votre charge.

Pour rappel, vous trouverez ici un article sur les conditions d'assurance de Hiflow.

Un état des lieux bien réalisé est un gage de transparence et de sérieux pour nos clients. Cela leur prouve que leur véhicule est entre des mains professionnelles. 

Notre application mobile Hiflow Partner permet un processus clair et efficace, évitant les litiges, les malentendus et renforce la confiance qu'ils nous accordent.

Les états des lieux sont transmis automatiquement à nos clients après votre mission.

Comment réaliser des états des lieux ?

📱Avant votre mission
 

Pour chaque mission, nous estimons qu'il faut en moyenne 30 minutes pour réaliser les 2 états des lieux.
Lorsque vous déposez votre devis, pensez donc à prévoir assez de temps pour réaliser ces états des lieux.

Mieux vaut toujours prévoir trop de temps que pas assez !

🕐 Préparez votre mission
 

Au cas où votre application Hiflow Partner ne fonctionne exceptionnellement pas durant la mission, vous devrez réaliser les états des lieux sur papier.

Pour cela, pensez à toujours avoir sur vous 2 à 3 jeux d'états des lieux Hiflow vierges.

Hiflow ne pourra être tenu responsable en cas d'absence totale d'états des lieux digitaux ou papier.

• Véhicule particulier: lien ici
• Véhicule utilitaire: lien ici

La réalisation d'états des lieux papier doit rester exceptionnel.

Aussi, prévoyez de recharger suffisamment votre téléphone pour réaliser les états des lieux : saisie d'information, prise de photos...

 🚗 Durant votre mission

Préparation à l'état des lieux

Assurez-vous d'avoir une bonne visibilité sur le véhicule.

Si le véhicule est trop difficilement accessible au départ, vous pouvez demander à ce qu'il vous soit déplacé à un endroit plus adéquat.

A l'arrivée, assurez-vous de garer le véhicule à un endroit qui vous permettra de réaliser un état des lieux correct.

Le contact sur place devra relire votre état des lieux sur votre téléphone et les signer.

En revanche, durant la prise de photos, il n'est pas obligé d'être à côté de vous.

Réalisation de l'état des lieux

🚨 Avant de commencer la prise de photos et la réalisation de l’état des lieux, la géolocalisation doit impérativement être activée et autorisée sur l’application.

Le refus ou la désactivation de la géolocalisation pendant la mission constitue un non-respect des procédures et pourra entraîner des actions de contrôle, voire des pénalités.

Les états des lieux se font en plusieurs étapes, après l'éventuelle collecte de gestion des documents spécifiques de mission (PV de livraison/restitution, pièce d'identité client, carte grise...).

Vous allez ensuite passer par les étapes suivantes, dans votre application Hiflow Partner:

• Immatriculation: confirmer l'immatriculation et/ou le numéro de châssis du véhicule (VIN).

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• Identification du véhicule: indiquer le type de véhicule (citadine, break, SUV, 6m3...), sa marque, son modèle et la motorisation

• Photos extérieures: prendre 6 photos de l'extérieur du véhicule. Vous êtes guidé dans l'application pour prendre les bons angles.

• Photos intérieures: prendre 5 photos de l'intérieur du véhicule. Vous êtes guidé dans l'application pour prendre les bons angles (sièges conducteur, passager, arrières coffre)

• Déclaration des dommages:

Vous listez tous les dommages présents sur le véhicule, à l'extérieur, sur les routes/jantes et à l'intérieur. Pour chaque dommage, renseigner la pièce endommagée, ajouter un commentaire et prenez une photo.

Chaque rayure, chaque bosse, chaque équipement manquant doit être noté, photographié et consigné avec la plus grande précision.

Prenez le temps nécessaire pour faire le tour complet du véhicule, pour vérifier l'intérieur comme l'extérieur. Votre rigueur est la clé d'une livraison réussie et sereine, tant pour vous que pour notre entreprise et nos clients.

• Indicateurs de bord: prendre des photos et renseigner le kilométrage et la jauge de carburant. En cas d'écart inattendu entre le départ et à l'arrivée, nos services de qualité pourront revenir vers vous tel qu'expliqué dans l'article sur la remise de carburant par exemple.

• Vérification du véhicule: valider la présence du kit de sécurité (gilet jaune, triangle de sécurité...), du kit anti-crevaison et de la propreté du véhicule

• Commentaires: laisser tout commentaire utile à la bonne lecture et remontée d'information lors de l'état des lieux

• Signature par le contact sur place (client, agent...): laisser la personne renseigner son prénom, nom et apposer sa signature. Il peut alors relire l'ensemble de l'état des lieux 

• Signature par le convoyeur: prise de selfie et signature par le convoyeur pour vérifier l'authenticité. Votre selfie sera comparé à celui transmis lors de votre inscription et signature sur place (client, agent...).

Finalisation de l'état des lieux

⚠️ Géolocalisation des états des lieux

La géolocalisation est obligatoire, elle est enregistrée lors des prises de photos et des signatures afin d’authentifier les états des lieux, notamment en cas de litige.

Tout écart par rapport à la localisation attendue fera l’objet d’un contrôle, et des justificatifs pourront être demandés avant validation des états des lieux.

Une fois les états des lieux finalisé, patientez quelques instants, le temps que les photos se chargent et soient envoyée à Hiflow et son client. Une barre de progression vous indique l'avancement de l'envoi de votre état des lieux.

En cas d'erreur de transmission, ne supprimez surtout pas votre application, les photos et éléments y sont très probablement encore stockées. Retentez plus tard de valider votre état des lieux, lorsque vous aurez une meilleure connexion réseau. Si vous avez un doute sur la capacité de votre téléphone à valider l'état des lieux, faites exceptionnellement un état des lieux en version papier.

Lors des états des lieux d'arrivée, une enquête satisfaction est proposée au client sur place.

Vous êtes alors inviter à proposer au client de scanner un QR code sur votre application, pour qu'il reçoive le lien de cette évaluation. Un avis favorable du client pourra permettre d'augmenter votre indicateur qualité.

Tant que les états des lieux ne sont pas intégralement finalisé, ne prenez pas la route, car votre responsabilité pourrait être engagée en cas de sinistre. Idem à l'arrivée, ne plus conduire le véhicule une fois l'état des lieux signé.

Si votre application n'a pas pu fonctionné, et que vous avez réalisé les états des lieux en format papier, vous serez alors invité à les ajouter depuis votre application mobile.

Pour cela, retrouvez votre mission dans votre application mobile après l'avoir clôturé.

Aller dans Ajouter un document > Document de mission > Autre document > Etat des lieux

Conseils pour la réalisation des états des lieux

• Prévoir 30 minutes pour l'ensemble des états des lieux
• Faire les états des lieux avec l'application Hiflow Partner. En cas de disfonctionnement actuel, les réaliser sur papier (liens des documents vierges ci-dessus à avoir sur soi pour toutes les missions)
• Renseigner avec précision tous les dommages, notamment au départ, pour dégager votre responsabilité en cas de dommage constaté à l'arrivée
• Faire relire les états des lieux par la personne sur place au départ et à l'arrivée
• Ne conduire le véhicule qu'après avoir fait signer les états des lieux de départ. Ne plus le conduire après avoir réalisé ceux d'arrivée.