Que faire en cas de sinistre avec le véhicule ?

En cas de sinistre, veuillez suivre les étapes suivantes : 

1. Si le véhicule est accidenté et non-roulant

• Vous êtes sur l’autoroute : suivre le processus détaillé ici

• Vous êtes en dehors de l’autoroute : suivre le processus détaillé ici

En tout état de cause, respecter les principes suivants :

• Ne jamais abandonner un véhicule ou le laisser sans surveillance

• Ne pas oublier de laisser les clés au dépanneur ou au garage et tous les papiers dans le véhicule

• En cas de problème avec le dépanneur et/ou l’assistance, appeler la ligne d'urgence Hiflow et suivre les directives de nos équipes

• Porter un gilet jaune de sécurité tant que le dépannage n'a pas été effectué et sécurisez votre périmètre (triangle).

2. Contacter obligatoirement Hiflow sur la ligne d'urgence

La ligne d'urgence est disponible au +32 2 808 95 83

3. Prendre des photos des dégâts

4. Etablir un constat amiable si un tiers est impliqué

Il vous est demandé de remplir un constat amiable pour tout incident impliquant un tiers, que ce soit un accrochage, ou pour tout incident impliquant une autre personne même sans choc ; par exemple, en cas de réception sur le pare brise d'un projectile provenant d'un véhicule roulant devant vous.

Si le tiers prend la fuite, veuillez relever le maximum d'éléments permettant d'identifier le véhicule : 

• plaque d'immatriculation

• modèle et couleur du véhicule

• profil du conducteur

• témoignages écrits de personnes ayant assisté à la scène (comprenant nom, adresse, n° de téléphone, copie de la pièce d'identité)

Voici les informations utiles pour remplir le constat amiable : 

Si l'immatriculation du véhicule est français, espagnol ou italien, vous devez vous référer à l'article en français, espagnol ou italien.

Retrouvez ci-après un exemplaire vierge de constat amiable en français.

5. Etablir une déclaration circonstanciée

Remplir le document que vous trouverez ci-dessous, permettant d'établir par écrit les circonstances du sinistre. Le lien de téléchargement en bas de l'article.

Ce document est obligatoire pour permettre à l'assurance d'Hiflow de prendre en charge le dossier.

6. Envoyer à Hiflow les éléments en votre possession

Veuillez envoyer les photos, le constat amiable, votre déclaration circonstanciée et tout autre élément relatif à l'incident (ex. rapport de gendarmerie, bon de dépannage, coordonnées des forces de l'ordre ou pompiers étant intervenus...) à Hiflow via le formulaire de contact.

Merci d'indiquer en objet de mail les éléments suivants : 

• n° de trajet

• immatriculation du véhicule

Pour information

Il est impératif d'envoyer l'intégralité des documents liés au sinistre via le formulaire de contact au maximum dans un délai de 5 jours ouvrés après le sinistre. Si ce délai est dépassé, nous ne pourrons garantir la prise en charge du sinistre.

En complément, à la demande de son assureur, Hiflow pourra vous demander les éléments suivant:

• Copie de la carte grise du véhicule.
• Copie d'un extrait d'attestation de société

7. Papiers du véhicule

Dès lors que le véhicule est immobilisé dans un garage, veuillez laisser les papiers au garage.

En cas de vol du véhicule, merci d’envoyer les papiers restés en votre possession ainsi que les clés au client par courrier suivi a minima, ou par courrier recommandé.

Que se passe-t-il suite à un sinistre ?

Analyse des éléments et détermination de la responsabilité

Dès réception des éléments cités ci-dessus (constat amiable, déclaration circonstanciée, photos...), Hiflow et son assureur analysent les circonstances de l'incident, et se prononcent sur la responsabilité du convoyeur.

• Si votre responsabilité est retenue, Hiflow est susceptible de vous facturer tout ou partie du montant des réparations qui seront effectuées sur le véhicule

• Si votre responsabilité est écartée, vous n'aurez rien à régler

Eléments permettant d'écarter la responsabilité du convoyeur : 

• présence d'un tiers responsable identifié par un constat amiable signé par les deux parties

• élément vous empêchant de voir des dommages présents au départ (ex. présence de poussière ou d'humidité sur le véhicule), devant obligatoirement être signalé dans les états des lieux au départ

• présence des dommages au départ de la mission, et signalés dans les états des lieux

Expertise, réparations du véhicule et règlement

Hiflow se charge de gérer les opérations de remise en état du véhicule en collaboration avec son client, en faisant éventuellement intervenir son assureur ainsi qu'un expert. 

Une fois les réparations effectuées, Hiflow règle ensuite directement la facture des réparations au client ou au réparateur, puis est susceptible de vous refacturer tout ou partie des frais, selon le cas. Veuillez consulter le détail de la facturation au sein du paragraphe suivant.

Facturation du convoyeur

Si votre responsabilité est démontrée, Hiflow vous facturera, selon le cas : 

• 100% du montant de la franchise contractuelle

• 100% du montant hors taxes de la facture des réparations, dans le cas où le montant de celles-ci est inférieur à la franchise contractuelle

De plus, des frais de dossier à hauteur de 15€ TTC sont applicables dans le cadre d'un sinistre responsable.

Le montant en question sera déduit automatiquement de la facture vos missions futures. Selon le montant facturé, il pourra vous être proposé de diviser le paiement en plusieurs mensualités.

Hiflow vous fera parvenir une facture du montant total qui sera déduit de vos prochaines facturation. Vous pourrez à ce moment là consulter votre assureur Responsabilité Civile professionnelle, qui peut éventuellement prendre en charge ces frais.

Retrouvez plus d'informations sur l'assurance RC Professionnelle ici.

Montants de franchise

Incidents non pris en charge par Hiflow

Certains incidents ne sont pas pris en charge par Hiflow, par exemple : 

• Erreur de carburant

• Crevaison après avoir roulé sur un élément contondant

• Négligence d'anomalie du véhicule présente au départ, non remontée dans vos états des lieux de départ

• Endommagement du véhicule en changeant un pneu

• Percussion d'une barrière de péage suite à mauvaise estimation du gabarit du véhicule

• Négligence d'un arrêt du véhicule suite à l'allumage d'un voyant rouge

Dans un tel cas, le convoyeur est tenu de prendre en charge l'intégralité des réparations. Hiflow avancera les frais auprès de son client, puis vous refacturera l'entièreté de la facture.

Vous pourrez ici aussi vous tourner vers votre assureur RC Professionnelle, qui peut éventuellement couvrir certains de ces frais.