ℹ️ Verwerkingstijden
Hiflow verrekent opdrachten op tweewekelijkse basis.
Uw kosten worden verwerkt op de werkdag na de 16e of 1e van de volgende maand. Dit kan tot 4 werkdagen duren. De overboeking vindt plaats op de 5e werkdag.
Je vindt het betalingsschema hier. Raadpleeg deze zorgvuldig als je vragen hebt over deadlines.
De betaling wordt uitgevoerd naar de IBAN die je hebt opgegeven toen je je registreerde.
ℹ️ Je kunt het IBAN voor de betaling wijzigen in het tabblad "Mijn account" van je partneraccount.
1️⃣Verwerk kosten in de Hiflow Partner-toepassing
Uw opdrachtkosten (en toekomstige facturen) bestaan uit 2 delen:
- Het bedrag van de dienst, dat u vrij hebt bepaald toen u uw offerte uitbracht.
-
De kosten (brandstof, tol, taxi, enz.) die u hebt gemaakt om de opdracht uit te voeren.
Elke keer dat je een opdracht voltooit, moet je je werkelijke uitgaven declareren op je mobiele applicatie, in het menu “Mijn missies” (1) > “Voltooid” (2) > “Nog te verklaren” (3). Je vindt automatisch de opdrachten waarvoor je kosten moet declareren.
Klik op de opdracht (4) van je keuze en “Declareer je onkosten” om je onkosten in te voeren:
- Het bedrag van de dienst is al ingevoerd vanaf de initiële offerte en kan niet worden gewijzigd.
- Werkelijke kosten (brandstof, tol, enz.) kunnen worden ingevoerd door op het bedrag te klikken om het in te voeren of te wijzigen.
- Bij toekenning van extra kosten of annulering van een opdracht door Hiflow moeten, bonnen worden toegevoegd.
LET OP:
De gedeclareerde kosten moeten overeenstemmen met de initiële offerte of de extra kosten die door Hiflow worden toegekend om betaald te worden (zie 2️⃣ Extra kosten hieronder).
Als het bedrag gelijk is aan 0 of als je de initiële vergoeding overschrijdt, ontvang je een waarschuwingsbericht.
Je kunt je uitgaven en bonnetjes op elk gewenst moment bekijken, wijzigen of verwijderen, zolang je uitgaven niet zijn gevalideerd.
In geval van een klacht kunt u alleen contact opnemen met het factureringsteam via het contactformulier. Controleer voordat u ons schrijft of het antwoord op uw vraag niet al in deze ondersteuning staat.
2️⃣Kosten declareren voor een geannuleerde opdracht
Wanneer een opdracht wordt geannuleerd op ons platform (om welke reden dan ook), zal het bedrag van de dienst identiek zijn aan de oorspronkelijke offerte en zullen de kosten worden verlaagd naar €0.
Als je kosten hebt gemaakt voor deze opdracht, is het aan jou om de bedragen in de bijbehorende vakjes aan te passen en alle bonnetjes van je kosten toe te voegen zodat ze kunnen worden gedekt.
3️⃣Extra kosten declareren
Raadpleeg dit artikel voor de procedure voor extra kosten.
Geval 1: Als je extra kosten gevalideerd zijn door de logistieke afdeling, verschijnen
ze met het woord "plafond" op de pagina "Te declareren" onkostendeclaratie.
Je moet :
- Voeg het/de bewijsstuk(ken) toe en voeg het gevalideerde bedrag in het bijbehorende vak in, waarbij het oude bedrag wordt gecorrigeerd.
-
Zorg ervoor dat het gedeclareerde bedrag voor de betreffende uitgavencategorie niet hoger is dan het gevalideerde bedrag aan extra uitgaven.
Tip: je kunt je onkostennota's op elk moment rechtstreeks vanuit je toepassing toevoegen door naar de relevante opdracht te gaan en te klikken op “Een document toevoegen”.
eval 2: Als je extra uitgaven zijn geweigerd, keertde missie terug naar de "Te declareren" uitgaven met een rood waarschuwingsbericht dat de reden van weigering aangeeft.
Extra uitgaven kunnen worden geweigerd:
- als ze geen voorafgaande toestemming hebben gekregen van de logistieke afdeling via het contactformulier (herinnering: de procedure voor extra kosten is beschikbaar in je Helpcentrum vanuit de applicatie).
- als de bewijsstukken ontbreken ("Algemene weigering om bewijsstukken te accepteren")
-
als de bewijsstukken niet voldoen (voorbeeld: "Weigering bewijsstuk zonder datum of bedrag")
Geweigerde kosten worden niet gedekt.
Verwijs naar de reden om je onkostendeclaratie te wijzigen of te annuleren en de betaling te garanderen.
4️⃣Opvolging van de betalingen van uw opdrachten
UW UITGAVEN
Vanuit uw mobiele applicatie van Hiflow Partner kunt u de kosten van uw dienstreizen volgen volgens 4 statussen: Te declareren; In uitvoering; Gevalideerd; Betaald.
Nog te declareren: lijst met missies waarvoor u kosten moet declareren (zie 1️⃣).
Hier vind je automatisch je voltooide opdrachten.
Als bepaalde eerder gedeclareerde kosten geweigerd zijn, verschijnt de betreffende opdracht opnieuw in “Te declareren” met de reden van weigering.
In uitvoering: door u gedeclareerde opdrachtkosten die momenteel worden verwerkt door het Hiflow-factureringsteam. U kunt uw kosten nog steeds bekijken, wijzigen en annuleren.
Gevalideerd: kosten die voldoen en zijn gevalideerd door het Hiflow factureringsteam. Deze kosten worden toegevoegd aan de volgende factuur voor betaling.
Betaald: lijst met opdrachten waarvoor facturen zijn betaald.
U kunt de status van uw onkosten ook direct bij de betreffende opdracht bekijken.
U kunt uw mobiele applicatie van Hiflow Partner gebruiken om de status van uw facturen te controleren aan de hand van 4 statussen: Te declareren; In behandeling; Gevalideerd; Betaald.
Je kunt ook de status van je facturendirect bij de betreffende opdracht bekijken.
UW FACTUREN
Facturen groeperen al je gevalideerde opdrachtkosten voor de twee weken.
Er worden 2 facturen gemaakt voor elke factureringsperiode:
- 1 factuur voor dienstbedragen
- 1 factuur voor onkosten
In het tabblad “Mijn facturen” van je mobiele applicatie kun je :
- De verwerking van je facturen in realtime volgen (“Facturen in behandeling” of “Betaalde facturen”) en de factuurgeschiedenis raadplegen
- De details van je facturen bekijken en controleren of ze correct zijn
- Elke maand je facturen exporteren of ze je per e-mail toesturen om je boekhouding te beheren (“Mijn facturen ontvangen”)
5️⃣ Als je btw-plichtig bent
Bij je inschrijving heb je het facturerings mandaat ondertekend.
Zodra de kosten van je dienstreizen gevalideerd zijn:
- ontvang je een e-mail waarin je wordt uitgenodigd om je factuurnummers (diensten en uitgaven) in te voeren
- Je hebt 24 uur om je nummers in te voeren en je betalingen voor de twee weken te garanderen.
- Ga naar uw Mobiele toepassing, tabblad “Mijn facturen”
🚨 Na deze periode van 24 uur wordt de betaling uitgesteld tot de volgende factureringsperiode.
De facturen moeten genummerd zijn om betaald te worden.
|
3 gouden regels om uw facturen correct te nummeren: 1. Het is aan jou om je factuurnummer te kiezen in overeenstemming met je boekhoudsysteem. 2. Factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn.
3. De limiet is 20 alfanumerieke tekens en speciale tekens. |
6️⃣De regularisaties
Dit artikel geeft een overzicht van de verschillende aanpassingen die kunnen worden toegepast.
|
Ons advies voor een eenvoudige boekhouding Beheer voor elke opdracht de administratie in real time op je mobiele telefoon om ervoor te zorgen dat je declaraties correct zijn en dat de betaling binnen 15 dagen gebeurt:
|