Questo articolo si propone di fornirvi tutte le informazioni necessarie per una buona comprensione dei diversi documenti per la missione.

1️⃣. Documenti amministrativi, parte integrante della missione

Per ogni missione è importante avere:

• inventario cartaceo :  da utilizzare nel caso in cui sia impossibile utilizzare l'applicazione Hiflow Partner
• avviso di passaggio a vuoto : da utilizzare in caso di indisponibilità del veicolo al punto di partenza

Per alcune missioni è richiesto un servizio aggiuntivo di verifica, compilazione e firma dei documenti amministrativi. Se applicabile, i documenti vengono aggiunti come allegato alla tua missione. Questi documenti verranno stampati da te o ti verranno consegnati al punto di partenza.

• Durante la missione, questi documenti dovranno essere compilati e firmati dal contatto alla partenza o all'arrivo, dal cliente e/o da te stesso

• Dovrai quindi scansionarli sulla tua applicazione Hiflow Partner, sul tuo account partner e/o per posta, a seconda del processo del cliente.

2️⃣. Documenti necessari

Esistono diversi documenti a seconda del tipo di missione: Controllo del veicolo, Bolla di Consegna, passaggio di proprietà, ecc...

I documenti sono diversi a seconda: 

• il tipo di missione: consegna o recupero

• il tipo di veicolo: nuovo o usato

• il motivo della missione: vendita, trasferimento, affitti a lungo o medio termine

🗃️. Documenti durante la consegna/reso

Esempi di controlli del veicolo durante la consegna/reso:

Il controllo del veicolo al punto di partenza e al punto di consegna descrivono lo stato del veicolo all'inizio o alla fine del noleggio:

• Noleggio a breve, medio e lungo termine

• Noleggio con opzione di acquisto (LOA)

Le informazioni da fornire sono:

• Data e ora di consegna/restituzione
• Luogo di consegna/restituzione
• Chilometraggio
• Livello del carburante
• Condizioni interne/esterne (inclusa l'usura degli pneumatici)
• Presenza di elementi rimovibili (chiavi doppie, ecc.)
• Identità/firme del conducente

Per i resi -> aggiungere il luogo di destinazione (“luogo di deposito”, “garage”, ecc.) e l'indirizzo di destinazione della missione. Ciò consente alla società di noleggio di localizzare il veicolo al termine del contratto.

Il documento deve essere firmato da :

• Il cliente finale (o “autista”)

• La società di noleggio (o tu, a seconda del processo del cliente)

Questo documento compilato e firmato è essenziale per confermare l'inizio o la fine del noleggio, con implicazioni finanziarie:

• Inizio dei pagamenti mensili per gli affitti

• Fine dei pagamenti mensili per i rimborsi

🗃️. Bolle di consegna

La bolla di consegna certifica la consegna del veicolo al nuovo proprietario.

Indica il modello del veicolo, il chilometraggio all'arrivo e riporta la firma del cliente finale.

Questo documento viene rilasciato dal fornitore al proprio cliente.

La ricezione della BL da parte del cliente ha conseguenze concrete:

• Sblocco dell'accesso a determinate funzionalità (es.: account online per Tesla)

• Convalida della consegna del veicolo nel sistema del nostro cliente

Alcuni clienti richiedono questo documento lo stesso giorno della consegna. È quindi importante scansionarlo con l'applicazione Hiflow Partner e seguire il processo del cliente (scansione e invio tramite e-mail, consegna postale, ecc.).

🗃️Passaggio di proprietà

Il certificato di passaggio di proprietà è un documento amministrativo obbligatorio quando si vende un veicolo. Permette al cliente di ottenere un nuovo documento di registrazione.

La ricezione dei documenti attiva il pagamento del veicolo. Le date e gli orari indicati devono essere identici tra i diversi documenti da rendere conformi.

🗃️Libretto di circolazione

Il libretto di circolazione è la “carta d'identità” del veicolo e ne identifica il proprietario. In caso di noleggio a lungo termine indica il titolare della società di noleggio per assicurarti di utilizzare il corretto verbale di consegna/restituzione.

Durante un passaggio di proprietà (vendita, trasferimento), sono necessarie alcune operazioni:

• Vendita: trasmettere il libretto di circolazione al nuovo proprietario.
• Trasferimento: barrare e datare il documento di registrazione.

Le registrazioni sulla carta di circolazione devono seguire l'iter del cliente, che può variare a seconda della tipologia di recupero (es. comproprietà, premio rottamazione PALC, azienda, successione, ecc.).

📼Tutorial

Aggiungi un documento alla missione completata dall'account Partner

 

Scansiona documenti dall'applicazione mobile Hiflow Partner durante la missione

3️⃣. Ripercussioni in caso di violazione

Il completamento parziale o mancato di questi documenti e/o la mancata trasmissione di questi documenti può avere significative ripercussioni finanziarie, operative e commerciali per i nostri clienti:

• Costi di riparazione e ammortamento del veicolo

• Blocco della vendita o del riacquisto del veicolo

• Blocco dell'inizio o della fine del noleggio di un veicolo

• Danni all'immagine del marchio del nostro cliente

I documenti da compilare non devono essere confusi con la versione cartacea dell'inventario, che ha valore solo per il vostro viaggio e non ha alcun valore amministrativo/contrattuale per i nostri clienti nei confronti dei propri clienti.