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ℹ️ Tempi di elaborazione Hiflow salda le missioni svolte su base quindicinale. Le tariffe vengono elaborate il giorno lavorativo successivo al 15 e al 30 o 31 del mese, e questo può richiedere fino a 4 giorni lavorativi. Il pagamento viene effettuato il quarto giorno lavorativo.
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Il pagamento avviene tramite le coordinate bancarie fornite al momento della registrazione.
ℹ️ Potete modificare l'IBAN di pagamento aprendo un modulo di contatto.
1️⃣ Dichiarare le spese nell'applicazione Hiflow Partner
Le vostre spese di missione (e le future fatture) sono composte da due parti:
- L'importo delle prestazioni che avete impostato liberamente quando avete emesso il preventivo.
- I costi (carburante, pedaggi, taxi, ecc.) che avete stimato e sostenuto per svolgere l'incarico.
Ogni volta che completate una missione, dovete dichiarare le spese effettive sulla vostra applicazione mobile, nel menu “I miei incarichi” > “Completati” > “Da dichiarare”.
Troverete automaticamente le missioni per le quali dovete dichiarare le spese.
Cliccate sull'incarico di vostra scelta e “Dichiarare le spese” per inserire le spese:
- L'importo delle prestazioni è già stato inserito nel preventivo iniziale e non può essere modificato.
- Le spese effettive (carburante, pedaggi, ecc.) possono essere inserite cliccando sull'importo per inserirlo o modificarlo.
- Le ricevute devono essere aggiunte in caso di concessione di spese aggiuntive o di annullamento di un incarico da parte di Hiflow.
NOTA BENE:
- Le spese dichiarate devono corrispondere al preventivo iniziale o alle spese aggiuntive concesse da Hiflow per poter essere pagate (vedere 3️⃣ Spese aggiuntive di seguito). In caso contrario, si riceverà un messaggio di avviso indicante il motivo del rifiuto.
- È possibile consultare, modificare o cancellare gli addebiti e le ricevute in qualsiasi momento, a condizione che gli addebiti non siano stati convalidati.
- In caso di reclamo, il team di fatturazione può essere contattato solo tramite il modulo di contatto. Prima di scriverci, verificate che la risposta alla vostra domanda non sia già presente in questo articolo.
2️⃣ Richiesta di rimborso dei costi per un incarico annullato
Quando un incarico viene annullato sulla nostra piattaforma (per qualsiasi motivo), l'importo del servizio sarà identico al preventivo iniziale e le spese saranno ridotte a 0 euro.
Se avete sostenuto delle spese per l'incarico, dovrete modificare gli importi nelle caselle associate e aggiungere tutti i documenti giustificativi delle spese in modo da poter ottenere il rimborso.
3️⃣ Dichiarare le spese aggiuntive
Per la procedura relativa alle spese aggiuntive, consultare questo articolo.
Caso 1: Se le spese aggiuntive sono state approvate dal reparto logistico, appariranno con la dicitura “massimale” nella pagina di dichiarazione delle spese “Da dichiarare”.
È necessario :
- Aggiungere il/i documento/i giustificativo/i e inserire l'importo convalidato nella casella associata, correggendo il vecchio importo.
- Assicurarsi che l'importo dichiarato per la categoria di spesa in questione non superi l'importo della spesa aggiuntiva convalidata.
Suggerimento: è possibile aggiungere le ricevute di spesa direttamente dall'applicazione in qualsiasi momento, accedendo alla missione pertinente e facendo clic su “Aggiungi un documento”.
Caso 2: se le spese aggiuntive sono state rifiutate, la missione tornerà alle spese “Da dichiarare” con un messaggio di avviso rosso che indica il motivo del rifiuto.
Le spese supplementari possono essere rifiutate se
- se non sono state preventivamente autorizzate dal reparto logistico tramite il modulo di contatto (si ricorda che la procedura per le spese aggiuntive è disponibile nel Centro assistenza a partire dall'applicazione)
- se mancano i documenti giustificativi (“Rifiuto di documenti giustificativi generali”)
- se i documenti giustificativi non sono in ordine (esempio: “Rifiuto di un documento giustificativo senza data o importo”).
Le spese rifiutate non sono coperte.
Fare riferimento alla motivazione per modificare o annullare la richiesta di rimborso spese e garantire il pagamento entro 15 giorni.
4️⃣Stato dei pagamenti della missione
LE VOSTRE SPESE
Dall'applicazione mobile Hiflow Partner, è possibile monitorare le spese di missione in base a 4 stati:
Da dichiarare - In corso - Convalidato - Pagato
Da dichiarare: elenco delle missioni per le quali dovete dichiarare le spese (vedi 1️⃣).
Qui si trovano automaticamente le missioni completate.
Se alcune spese dichiarate in precedenza sono state rifiutate, la missione in questione apparirà nuovamente in “Da dichiarare” con il motivo del rifiuto.
In corso: spese di missione dichiarate dall'utente e attualmente in fase di elaborazione da parte del team di fatturazione Hiflow. È ancora possibile visualizzare, modificare e cancellare le spese.
Convalidato: spese conformi e convalidate dal team di fatturazione Hiflow. Queste spese vengono aggiunte alla fattura successiva per il pagamento.
Pagato: elenco degli incarichi per i quali sono state pagate le fatture.
È inoltre possibile visualizzare lo stato delle spese direttamente sulla missione di riferimento.
LE VOSTRE FATTURE
Le fatture raggruppano tutte le spese di missione convalidate per quindici giorni.
Per ogni periodo di fatturazione vengono emesse 2 fatture:
- 1 fattura per gli importi delle prestazioni
- 1 fattura per le spese
Nella scheda “Le mie fatture” della vostra applicazione mobile, potete:
- Seguire l'elaborazione delle fatture in tempo reale (“Fatture in corso de pagamento” o “Fatture pagate”) e consultare lo storico delle fatture.
- Visualizzare i dettagli delle fatture e verificarne la correttezza
- Esportare le vostre fatture ogni mese o inviarvele via e-mail per gestire la vostra contabilità (“Ricezione delle fatture”).
Esempio di fattura (no IVA)
5️⃣Regolarizzazioni
Troverai in questo articolo una sintesi delle diverse regolarizzazione che si possono applicare.