ℹ️ Délais de traitement Hiflow règle les missions chaque quinzaine. Vos frais sont traités  le jour ouvré suivant le 15 et le 30 ou 31 du mois et ce traitement peut prendre jusqu'à 4 jours ouvrés. Le virement est effectué au 4e jour ouvré. 🚨Afin de ne pas ralentir les délais de traitement, merci de ne pas relancer l'équipe facturation avant cette date. Vous trouverez le calendrier de paiement ici. Merci de vous y référer attentivement en cas de question sur les délais.

 

Le règlement se fait sur le RIB que vous avez renseigné lors de votre inscription.

ℹ️ Vous pouvez modifier l'IBAN de règlement dans l'onglet "Mon compte" de votre compte partenaire.

 

 

1️⃣Déclarer vos frais dans l'Application Hiflow Partner

 

Vos frais de mission (et vos futures factures) sont composés de 2 parties :

• Le montant de prestation, que vous avez fixé librement lors de l’émission de votre devis.
• Les frais (carburant, péage, taxi…) que vous avez estimés et engagés pour pouvoir réaliser la mission.
  
  

Pour chaque mission terminée, vous devez déclarer vos frais réels sur votre application mobile, dans le menu “Mes Missions” (1) > “Terminées” (2) > “A déclarer” (3). Vous y retrouverez automatiquement les missions dont les frais sont à déclarer.

 

Cliquez sur la mission (4) de votre choix et “Déclarer vos frais” pour renseigner vos dépenses :

• Le montant de prestation est déjà renseigné à partir du devis initial et n’est pas modifiable.
• Les frais réels (carburant, péage…) sont à déclarer en cliquant sur le montant pour le renseigner ou le modifier.
• Les justificatifs sont à ajouter en cas de frais supplémentaires accordés ou de mission annulée par Hiflow.
  

       

ATTENTION : 

• Les frais déclarés doivent correspondre au devis initial ou aux frais supplémentaires accordés par Hiflow pour être réglés (voir ci-dessous 2️⃣ Les frais supplémentaires).
  Dans le cas contraire, vous recevrez un message d’alerte indiquant le motif de refus.
• Vous pouvez consulter, modifier, supprimer vos frais et justificatifs à tout moment, tant que vos frais ne sont pas validés.
• En cas de réclamation, l’équipe facturation est joignable uniquement par formulaire de contact. Avant de nous écrire, merci de vérifier que la réponse à votre question ne se trouve pas déjà dans ce support.

 

2️⃣Déclarer des frais pour une mission annulée

Lorsqu'une mission est annulée sur notre plateforme (peu importe la raison), le montant de la prestation sera identique au devis initial et les frais seront ramenés à 0€.

 

Si vous avez effectué des dépenses pour cette mission, c'est à vous de changer les montants dans les cases associées et d'ajouter l'ensemble des justificatifs de vos dépenses pour prise en charge.

 

 

3️⃣Déclarer des frais supplémentaires

 

Veuillez vous référer à cet article pour prendre connaissance de la procédure pour les frais supplémentaires.

Cas n°1 : Si vos frais supplémentaires ont été validés par le service logistique, ils apparaissent avec la mention “plafond” sur la page de déclaration de frais “A déclarer”.

Vous devez :

1. Ajouter le(s) justificatif(s) et insérer le montant validé dans la case associée en corrigeant l'ancien montant.
2. Vous assurez que le montant déclaré pour la catégorie de frais concernée ne dépasse pas le montant de frais supplémentaire validé.
   
   

💡Astuce : vous pouvez à tout moment ajouter vos justificatifs de frais directement depuis votre application en vous rendant sur la mission concernée et en cliquant sur “Ajouter un document”.

         

Cas n°2 : Si vos frais supplémentaires ont été refusés, la mission reviendra dans les frais “À déclarer” avec un message d’alerte en rouge indiquant le motif de refus.

Les frais supplémentaires peuvent être refusés :

• s’ils n’ont pas fait l’objet d’une autorisation préalable du service logistique via formulaire de contact (rappel : la procédure de frais supplémentaires est disponible sur votre Centre d’Aide depuis l’application)
• si les justificatifs sont absents (“Refus justificatif général”)
• si les justificatifs ne sont pas conformes (exemple : “Refus justificatif sans date ou montant”)

 

Les frais refusés ne sont pas pris en charge. 

Référez-vous au motif pour modifier ou annuler votre déclaration de frais, et garantir le règlement.

 

4️⃣Suivi des paiements de vos missions

 

VOS FRAIS

 

Depuis votre application mobile Hiflow Partner, vous pouvez suivre vos frais de mission selon 4 statuts :

À déclarer > En cours > Validés > Payés

 

A déclarer : liste des missions dont vous devez déclarer des frais (cf 1️⃣)
Vous y retrouverez automatiquement vos missions terminées.
Si certains frais déclarés précédemment ont été refusés, la mission concernée apparaîtra de nouveau dans “A déclarer” avec le motif de refus.

En cours : frais de mission déclarés par vos soins en cours de traitement par l’équipe facturation Hiflow. Vous pouvez encore consulter, modifier et annuler vos frais.

 

Validés : frais conformes et validés par l’équipe facturation Hiflow. Ces frais sont ajoutés à la prochaine facture pour règlement.

Payés : liste des missions dont les factures ont été réglées.

 

Vous pourrez également voir le statut de vos factures directement sur la mission concernée.

 

💡Comprendre le statut de vos frais & factures

 

VOS FACTURES

Les factures regroupent l’ensemble de vos frais de mission validés sur la quinzaine.
2 factures sont émises à chaque période de facturation :

• 1 facture pour les montants de prestation
• 1 facture pour les frais

 

Dans l’onglet “Mes factures” de votre application mobile, vous pouvez : 

 

 

• Suivre le traitement de vos factures en temps réel et consulter votre historique (“Factures en cours” ou “Factures Payées”)

• Consulter le détail de vos factures et vous assurer qu'elles soient conformes 
  
  
• Exporter vos factures chaque mois ou vous les envoyer par email pour gérer votre comptabilité (“Recevoir mes factures”)

 

 

 

5️⃣Les régularisations

 

Vous retrouverez dans cet article le récapitulatif des différentes régularisations qui peuvent être appliquées.