Wat zijn de verschillende fasen van een missie?

• Elke missie wordt toegekend na validatie van de offerte die u op ons platform hebt ingediend.
• Eenmaal toegewezen, dient u de missie voor te bereiden: aflevering voorbereiden, documenten afdrukken, openbaar vervoer plannen, …
• Wij stellen u verschillende hulpmiddelen ter beschikking om de uitvoering te vereenvoudigen (applicatie).
• Eenmaal de missie voltooid, hoeft u deze enkel nog te valideren in het platform om gefactureerd en betaald te worden.

Hoe maakt u een offerte op?

U kunt op 2 manieren een offerte opmaken om een missie uit te voeren :

• In de Hiflow Partner applicatie
• In uw Partner account, via "Trajets proposés/Beschikbare missies"

Wij valideren offertes meerdere malen per dag, ons bellen voor validatie is zinloos.

• U wordt per e-mail verwittigd en zult een notificatie ontvangen wanneer uw offerte gevalideerd wordt
• Als wij uw offerte weigeren, vindt u de reden van weigering in de rubriek "Mes devis/Mijn offertes"
• Om u te helpen bij het opmaken van uw offerte, kunt u onze handleiding "Een offerte opmaken" raadplegen

Hoe bereidt u een toegewezen missie voor?

Alvorens naar het vertrekpunt te gaan, is het noodzakelijk om uw missie goed te hebben voorbereid:

U wordt gevraagd om:

• Het door de klant gevraagde proces te volgen 

• • Link naar klantenproces is beschikbaar in uw bevestigingsmail
  • De belangrijkste stappen van het klantenproces zijn geïntegreerd in de Hiflow applicatie
  • Dit proces kan vragen dat u vooraf telefonisch contact opneemt of een SMS verstuurd naar de contactpersoon bij start of eindpunt
• De nodige documenten voordien af te drukken

• • Hiflow papieren voertuigstaat bij vertrek/aankomst - alleen in te vullen als u niet in staat bent de Hiflow applicatie te gebruiken
  • Kennisgeving van "Lege rit" - te gebruiken indien het voertuig op het punt van vertrek niet beschikbaar is om de missie te starten
  • Documenten die bij de bevestigingsmail van de missie zijn gevoegd en die tijdens uw missie moeten worden ingevuld - bv. overname PV, leveringsbewijs, stortingsbewijs, keuringsverslag, ...
• De ingebruikname (demonstratie van de wagen) voor te bereiden indien de klant voor deze optie kiest
  • Controleer het merk en model van het voertuig in uw applicatie of in de bevestigingsmail van de missie
  • Controleer de motorisatie (verbrandingsmotor, elektrisch, hybride, ...) van het voertuig 
  • Train uzelf als u niet bekend bent met het model of de motor (via Youtube kan u veel voorbeeld filmpjes vinden voor een goede aflevering)

Hoe voert u de missie zelf uit?

Tijdens het uitvoeren van elke missie, dient u de Hiflow applicatie te gebruiken!

Dankzij de Hiflow applicatie kunt u:

• Het door de klant gevraagde proces raadplegen
• De staat van de wagen opmaken bij start en opnieuw bij aflevering
• Alle documenten inscannen die door de klant zijn ingevuld en ondertekend
• In realtime alle informatie doorgeven aan de klant

Om u te helpen bij het goed uitvoeren van uw missie, kunt u onze handleiding over de "Hiflow Partner Applicatie" raadplegen

Er wordt van u verwacht dat u het klantenproces strikt opvolgt, wat kan inhouden:

• De klant op te bellen / te SMS'en vooraf
• Documenten vooraf af te drukken
• Brandstof bij te vullen of volledig vol te tanken
• Het laten invullen van bepaalde documenten
• Documenten en/of identiteitskaart inscannen
• Documenten per post of per mail verzenden na afleveren
• Extra diensten verrichten zoals aangegeven in uw bevestiging e-mail: stop bij carwash inplannen, demonstratie van de wagen, koppelen van de GSM via bluetooth, ...

Waarom moet u documenten laten invullen en is de administratieve opvolging belangrijk?

Afhankelijk van het proces van de klant kunnen opdrachten bepaalde documenten bevatten die met de eindklant moeten worden ingevuld en nadien worden ingescand of opgestuurd.

• Deze documenten dient af te drukken indien zij bij de bevestigingsmail van de missie zijn gevoegd
• Bovendien wordt u gevraagd ervoor te zorgen dat u ze bij het begin van de missie bijhebt

Het ontbreken of onjuist invullen van deze documenten, of het niet correct inscannen van de ingevulde en ondertekende documenten, heeft grote financiële, operationele en commerciële gevolgen voor onze klanten:

• Een voertuig niet kunnen verkopen/kopen
• Het aankoopbedrag van een leasingwagen niet kunnen terugvorderen
• Terug moeten gaan naar hun eindklant om deze administratieve taken te voltooien
• Het niet kunnen melden van schade aan het voertuig die zij aan hun klant hadden moeten aanrekenen

Algemene voorwaarden tijdens een missie

• De opdrachten moeten worden uitgevoerd binnen de termijn die u bij het opmaken van uw offerte hebt aangegeven

• • De contactpersoon bij vertrek maakt het voertuig klaar volgens het tijdstip dat u in uw offerte hebt aangegeven
  • De contactpersoon bij aankomst regelt de ontvangst van het voertuig volgens het tijdstip dat u in uw offerte hebt aangegeven
• U bent niet verzekerd om passagiers mee te nemen

• • Carpoolen en alle vervoer van passagiers of goederen is verboden tijdens elke missie
• Het maken van grote omwegen is verboden

• • De missies moeten op één dag worden uitgevoerd, tenzij anders vooraf overeengekomen met de klant of onze logistieke medewerkers
  • Het voertuig dient op uw kosten op een beveiligde parkeerplaats worden gestald indien de missie over meerdere dagen verloopt
• U wordt verzocht het voertuig even netjes en proper te houden als het u werd overhandigd

• • Niet eten of drinken in het voertuig
  • Niet roken in het voertuig
  • Bewaar geen vuile voorwerpen in de koffer of op de passagiersstoel
  • Als het voertuig tijdens uw reis vuil wordt (bv. modder op uw route, vuile schoenen), was dan de buitenkant en/of de binnenkant van het voertuig
  • Volg alle reinigingsopties die door de klant worden gevraagd 
    • Ontsmetting van het voertuig
    • Wassen van de buitenkant en/of de binnenkant van het voertuig
• Onze klanten verwachten dat u voor elke missie de Hiflow applicatie gebruikt
  • Indien u niet in staat bent de applicatie te gebruiken, kunt u uitzonderlijk gebruik maken van de papieren voertuigstaat, die u als bijlage bij uw missie bevestiging vindt of hieronder

Documenten die u altijd dient bij te hebben in afgedrukte vorm (op papier)

• De papieren voertuigstaat (enkel te gebruiken indien het gebruik van de app onmogelijk zou zijn) 

• Kennisgeving van een "Lege rit" (enkel te gebruiken als het voertuig op de dag zelf niet beschikbaar is)

In geval van onvoorziene omstandigheden

Als uw onkosten hoger zijn dan voorzien in uw offerte

• Hogere brandstofkosten, annulering van een Blablacar om van of naar de missie te komen, geannuleerde trein, enz...
• Bel zo snel mogelijk onze Hotline op {{variable.tel_urgence_convoyeurs-be}} om de verhoging van uw onkosten te valideren, anders zal deze niet worden toegepast op uw factuur

• Als u niet in staat bent om de missie uit te voeren

  • U wordt verzocht uw missie zo snel mogelijk te annuleren op uw Partner account, in de rubriek "Mes trajets/Mijn missies", door te klikken op de doorkruiste cirkel "Se désengager du trajet/Deze missie annuleren".
  • Annuleringskosten zullen worden toegepast in geval van annulering tussen 48 uur en 2 uur (45€), of minder dan 2 uur (65€) voor de aanvang van de missie. Onze engagementen zijn namelijk bindend.

• In geval u te laat bent/zal zijn bij start of aankomst

  • Verwittig altijd de contactpersoon bij vertrek en/of aankomst
  • Indien nodig, spreek met de klant een andere datum/tijd af die hem/haar past
  • Als u leveringsdatum of -tijd moet wijzigen, bel dan altijd de Hotline op +32 2 808 95 83

• In geval het voertuig niet beschikbaar is of er een aanzienlijke vertraging bij de beschikbaarheid van het voertuig op de plaats van vertrek is
• • In de volgende gevallen vult u de kennisgeving van een "Lege rit" in: 
    • Contactpersoon bij vertrek onbereikbaar en niet aanwezig op de plaats van vertrek
    • Vertraging van meer dan 1 uur in de beschikbaarheid van het voertuig op de plaats van vertrek
    • Voertuig niet aanwezig op de plaats van vertrek
    • Voertuig ongeschikt om te rijden (rood licht aan / lekke band, enz. ...)
  • De procedure is als volgt:
    • De kennisgeving van "Lege rit" invullen, ondertekenen en afstempelen (document bijgevoegd bij uw bevestigingsmail)
    • Stuur de scan van het document "Lege rit" door naar {{variable.email_logistique_be}}
    • Bel de Hotline op {{variable.tel_urgence_convoyeurs-be}} 
    • De missie niet voltooien op de Hiflow applicatie
  • Lees meer details over deze te volgen procedure onder "Wat indien het voertuig niet beschikbaar is"

• Indien u autopech heeft of er zich een defect voordoet tijdens de missie

• • Bel altijd eerst onze Hotline +32 2 808 95 83
  • Neem, indien zo overeengekomen met onze medewerker, contact met onze Pechverhelpingsdienst via +32 2 290 61 00 en vermeld contractnummer 39 000 000 110 op naam van FREECARS BELGIUM
  • Bezorg ons alle informatie per mail {{variable.email_logistique_be}}: missienummer, adres waar het voertuig zich na eventueel depanneren bevindt, details over het defect, telefoonnummer van de persoon die de wagen in ontvangst heeft genomen, ...
  • Meer details over de te volgen procedure bij een defect onder de rubriek "Wat te doen bij autopech of een defect"
• Indien u schade heeft of betrokken bent bij een ongeval tijdens de missie

• • Bel altijd eerst onze Hotline +32 2 808 95 83
  • Vul altijd een ongevalsaangifte in
  • Neem voldoende foto's van de schade/het ongeval
  • Indien de wagen niet meer kan rijden, contacteer onze Pechverhelpingsdienst via +32 2 290 61 00 en vermeld contractnummer 39 000 000 110 op naam van FREECARS BELGIUM 
  • Bezorg ons alle informatie per mail naar {{variable.email_logistique_be}}: foto's, vaststelling van de schade, scan van de ongevalsaangifte, datum & uur, plaats van ongeval, nummerplaat, ...
  • Meer details over de te volgen procedure bij schade of een ongeval bij de rubriek "Wat te doen bij schade of een ongeval"
• In geval de eindklant de wagen weigert in ontvangst te nemen
• • Bel onze Hotline +32 2 808 95 83