1. Comprendre la régularisation

Cette compensation de 20,00 € HT s'applique lorsque la finalisation et la certification officielle de la réalisation d'un Contrat d’Application n'ont pas été enregistrées dans le délai imparti.

• Montant : 20,00 € HT
• Base de Calcul : Ce montant est déduit du Prix de Prestation (ou Prix du Contrat d'Application, selon la terminologie utilisée pour la base de paiement).
• Seuil de déclenchement : Le délai de 12 heures après l'heure réelle de fin de la prestation (ex. : livraison, installation, etc.) est dépassé sans que la certification numérique n'ait été effectuée.

2. Savoir quand elle intervient

La compensation est déclenchée lorsque l'une des actions de certification finales n'est pas effectuée ou validée dans les 12 heures qui suivent la conclusion physique du Contrat d'Application :

• Non-Certification dans l’Application : L'opérateur n'a pas validé la fin de la mission via l'application mobile (saisie des kilométrages, photos finales, signatures, statut "Terminé").
• Non-Certification sur le Compte Partenaire : L'opérateur ou l'entité partenaire n'a pas mis à jour le statut du contrat sur la plateforme web ou le compte partenaire dans le délai de 12 heures.
• Délai Oublié : L'heure de fin de mission est par exemple à 17h00. La certification doit impérativement être faite avant 05h00 le lendemain.

Exemple factuel : Une livraison de véhicule est terminée à 16h00 et la preuve de livraison est signée. L'opérateur oublie de valider la mission sur l'application. À 05h01 le lendemain, le dossier est toujours en statut "En cours" sur le système. La compensation de 20,00 € HT est appliquée.

3. Pourquoi cette régularisation est mise en place

Cette règle est établie pour garantir l'actualisation rapide des données pour la facturation et le suivi des assurances :

• Sécurité et Assurance : Le statut "Certifié" marque la fin de la responsabilité de l'opérateur et permet le transfert des risques et l'activation des garanties pour le client final.
• Facturation Rapide : Le délai de 12 heures est essentiel pour permettre le déclenchement rapide de la facturation et le paiement de la prestation.
• Fluidité de la Chaîne : Les retards bloquent les systèmes de suivi, de reporting et de gestion des dossiers suivants.

4. Agir : prévention (comment l'éviter)

Pour éviter l'application de cette compensation, le personnel doit faire de la certification une priorité immédiate :

• Certification Immédiate : Valider la fin du Contrat d'Application (signatures, photos) dès que possible, idéalement dans les minutes qui suivent la réalisation physique.
• Vérification de la Connexion : S'assurer que les données ont bien été synchronisées avec le serveur si la certification a été faite en zone sans réseau (mode hors ligne).
• Procédure d'Urgence : En cas d'impossibilité technique (batterie HS, panne de réseau), utiliser un accès internet tiers (hotspot mobile) ou une alternative pour valider le statut dans le délai.

5. Contestation (conditions et procédure)

La contestation par l'opérateur est recevable s'il peut prouver que la certification a été réalisée à temps, mais qu'une erreur technique ou de transmission est survenue.

• Motif recevable : Prouver par les logs système (captures d'écran horodatées, métadonnées du terminal) que la validation a été tentée ou effectuée dans les 12 heures, mais qu'elle a échoué à se synchroniser.
• Motif non recevable : L'oubli pur et simple de l'action ou un "problème de batterie" sans preuve de tentative de certification.
• Procédure : L'opérateur doit envoyer ses preuves au service support (via le formulaire dédié) pour demander une révision de la compensation.