1. Comprendre la régularisation

Cette régularisation de 100€ HT est appliquée lorsque vous soumettez à Hiflow un ou plusieurs documents (facture, ticket de caisse, justificatif de dépense, etc.) dans le but de vous faire rembourser des frais, alors que ce document est jugé frauduleux, falsifié, ou qu'il ne correspond pas à la mission concernée.

• Montant : 100€ HT (Sanction maximale, reflétant la gravité de l'acte).
• Seuil de déclenchement : Détection par les équipes Hiflow d'une tentative de fraude ou de fausse déclaration via un justificatif de frais.

2. Savoir quand elle intervient

La régularisation est déclenchée après l'étude des notes de frais que vous avez soumises pour remboursement :

• Falsification : Vous modifiez le montant, la date, ou la nature de l'achat sur un ticket de caisse.
• Justificatif sans lien : Vous soumettez un justificatif de frais qui n'a aucun lien avec la mission (ex. : ticket de restaurant non autorisé, achat personnel).
• Fausse déclaration : Vous déclarez des frais kilométriques ou des frais de péage que vous n'avez pas réellement engagés pour le compte de la mission.

Exemple factuel : Vous soumettez une facture de carburant où la date est falsifiée pour correspondre au jour de la mission, ou vous soumettez un ticket de péage pris sur un itinéraire que vous n'avez pas emprunté. Après vérification par les équipes Hiflow, une régularisation de 100€ HT sera appliquée.

3. Pourquoi cette régularisation est mise en place

La fraude ou la tentative de fraude est un manquement très grave qui met en péril la confiance et l'intégrité de la plateforme :

• Intégrité Financière : Elle protège Hiflow et ses clients contre la fraude et les tentatives d'enrichissement illégitime.
• Rupture de Confiance : La confiance est le fondement du partenariat. Une fraude avérée entraîne une rupture immédiate de cette confiance et met en péril votre statut de Convoyeur.
• Lourdeur Administrative : La vérification des faux justificatifs génère des coûts administratifs et légaux importants pour Hiflow.

4. Agir : prévention (comment l'éviter)

• Rigueur Absolue : Ne soumettez que des justificatifs de frais authentiques, lisibles et directement liés à l'exécution de la mission (carburant pour le véhicule convoyé, péages, parking nécessaires au transfert).
• Documentation Impeccable : Prenez toujours une photo nette du justificatif immédiatement après la dépense et conservez le reçu original.
• Clarté : Si un justificatif est ambigu, ajoutez une note explicative détaillée pour éviter toute suspicion de la part des équipes Hiflow.

5. Contestation (conditions et procédure)

La contestation est extrêmement difficile et rarement accordée, car la détection de faux justificatifs est généralement basée sur des preuves factuelles et la comparaison avec les données GPS/mission.

• Motif recevable : Prouver que la détection était une erreur matérielle ou technique (ex. : justificatif envoyé par erreur mais non frauduleux).
• Motif non recevable : Reconnaître la falsification ou l'usage personnel du justificatif. La tentative de fraude peut, en outre, entraîner la résiliation immédiate de votre contrat partenaire.
• Procédure : Fournissez des preuves supplémentaires (extrait de compte bancaire, témoignage de la station-service) pour attester de la véracité de la dépense. Cette démarche doit être entreprise rapidement via le service support Hiflow (via le formulaire de contact).