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Avance ou retard lors de la prise en charge ou de la livraison du véhicule de plus d’un jour par rapport au jour prévu au Contrat d’Application

1. Comprendre la régularisation

Cette régularisation de 50€ HT par jour calendaire est appliquée lorsque la prise en charge ou la livraison du véhicule est décalée de plus de 24 heures (avant ou après) par rapport au jour initialement prévu au Contrat d’Application.

  • Montant : 50€ HT, multiplié par le nombre de jours de retard ou d'avance.
  • Seuil de déclenchement : La mission n'a pas pu être réalisée (prise en charge ou livraison) durant la journée initialement prévue, entraînant son report au jour (ou aux jours) suivant(s).

 

2. Savoir quand elle intervient

La régularisation est déclenchée chaque fois que l'exécution de la mission déborde de la journée contractuelle :

  • Exemple de Retard : La prise en charge devait avoir lieu le mardi, mais elle n'est effective que le mercredi. Un jour de décalage est constaté : 50€ HT de régularisation. Si la prise en charge est reportée au jeudi, la régularisation est de 100€ HT (2 jours).
  • Exemple d'Avance : L'avance sur la journée contractuelle, si elle n'est pas validée par Hiflow et le client, peut également entraîner cette régularisation.

Important : Cette régularisation est la plus coûteuse, car elle impacte directement la promesse client et la planification logistique d'Hiflow. Toute annulation ou tout retard qui conduit au report de la mission au lendemain doit avoir été anticipé et validé par la ligne d'urgence Hiflow pour tenter de l'éviter.

 

3. Pourquoi cette régularisation est mise en place

Reporter une mission à un autre jour est un manquement majeur aux conditions contractuelles :

  • Rupture de Contrat : L'engagement principal est de réaliser la prestation dans le délai convenu. Le non-respect de la journée prévue est une rupture de cet engagement.
  • Conséquences Client Graves : Le report d'un jour peut entraîner pour le client des frais considérables (location de véhicule supplémentaire, perte d'une journée d'utilisation, etc.), qu'Hiflow doit potentiellement compenser.
  • Désorganisation Logistique : Cela perturbe toute la chaîne de planification des missions suivantes.

 

4. Agir : prévention (comment l'éviter)

  • Priorité Absolue : Le respect du jour prévu est la priorité absolue. Si un imprévu survient, tout doit être mis en œuvre pour réaliser la prise en charge ou la livraison avant minuit (heure de fin de la journée contractuelle).
  • Communication d'Extrême Urgence : Si vous craignez de ne pas pouvoir finir la mission le jour prévu, contactez immédiatement la ligne d'urgence Hiflow. C'est le seul moyen d'obtenir une validation ou une solution de repli.
  • Gestion du Temps : Anticipez tout risque de retard important (plus de 4 heures) pour éviter qu'il ne dégénère en report au jour suivant.

 

5. Contestation (conditions et procédure)

La contestation est extrêmement difficile, car le report d'une mission est un fait avéré.

  • Motif recevable : La contestation est possible uniquement si vous pouvez prouver que le report est dû à une faute d'Hiflow ou du client (ex : absence du client toute la journée malgré confirmation, véhicule non conforme et non signalé par Hiflow, ou si Hiflow a formellement validé un report sans appliquer de régularisation).
  • Motif non recevable : Raisons personnelles ou perturbations lors du trajets qui ne sont pas notifiées à Hiflow par l'usage de la ligne d'urgence. 
  • Procédure : Envoyez les preuves irréfutables de la responsabilité d'un tiers (captures d'écran de l'absence du client, historique des communications Hiflow) au service support Hiflow (via le formulaire de contact) pour demander une étude de la régularisation.