1. Comprendre la régularisation

Cette régularisation de 25€ HT est appliquée lorsque vous arrivez avec un décalage de plus de quatre (4) heures par rapport à l'heure convenue pour la prise en charge ou la livraison du véhicule, le jour prévu du transport.

• Montant : 25€ HT (Supérieur à la régularisation pour un décalage de moins de 4 heures, reflétant la gravité de l'impact).
• Seuil de déclenchement : Arrivée au point de rendez-vous avec un écart (avance ou retard) par rapport à l'heure convenue, supérieur à quatre (4) heures.

2. Savoir quand elle intervient

La régularisation est déclenchée si le décalage horaire est considéré comme majeur, mettant fortement en péril l'organisation du client ou la suite du planning logistique :

• Retard important : L'heure de rendez-vous était à 9h00, mais vous arrivez à 13h05 (soit un retard de 4h05).
• Avance importante : L'heure de rendez-vous était à 17h00, mais vous arrivez à 12h55 (soit une avance de 4h05).
• Journée non respectée : Ce décalage majeur augmente le risque de report de la mission au jour suivant.

Important : Dans cette situation de décalage majeur, vous devez avoir contacté la ligne d'urgence Hiflow immédiatement. Si vous ne l'avez pas fait, la régularisation est quasiment certaine, car Hiflow n'a pas pu gérer le risque ou prévenir le client à temps.

3. Pourquoi cette régularisation est mise en place

Le décalage de plus de quatre heures est un manquement critique à l'engagement de ponctualité :

• Désorganisation Client : Un tel décalage compromet souvent l'ensemble de la journée du client (annulation de RDV, perte de journée de travail).
• Frais Opérationnels Élevés : Les équipes Hiflow doivent déployer des efforts considérables pour tenter de sauver la mission ou trouver une solution de compensation pour le client.
• Non-respect du Cadre : La mission doit être réalisée dans la journée prévue. Un décalage de plus de 4 heures augmente le risque de ne pas respecter cette clause.

4. Agir : prévention (comment l'éviter)

• Communication Proactive et URGENTE : Dès que vous constatez qu'un décalage de plus de 4 heures est possible, informez immédiatement Hiflow via la ligne d'urgence. C'est le seul moyen d'atténuer l'impact et potentiellement d'éviter la régularisation.
• Accord Hiflow : Même si le client accepte un tel décalage, cet accord doit être validé et documenté par Hiflow, qui gère la relation contractuelle.
• Planification : Prévoyez toujours des marges de sécurité très importantes pour les longs trajets.

5. Contestation (conditions et procédure)

La contestation est rare et nécessite des preuves exceptionnelles étant donné la gravité du décalage.

• Motif recevable : Prouver que c'est Hiflow (ou le client, sur instruction d'Hiflow) qui a validé le changement d'horaire, ou qu'un cas de force majeure documenté (évènement imprévisible d'une ampleur nationale ou régionale majeure) a rendu le transport impossible pendant 4 heures ou plus.
• Motif non recevable : Tout problème logistique ou personnel (panne, trafic habituel, erreur de parcours) n'est pas recevable si vous n'avez pas contacté la ligne d'urgence. 
• Procédure : Envoyez les preuves irréfutables (justificatifs d'événement imprévu, captures d'écran de validation Hiflow) au service support Hiflow (via le formulaire de contact) pour demander l'annulation de la régularisation.