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Documents de mission, en format papier ou électronique (notamment les état des lieux, Procès Verbaux, Cerfa… ) manquant, flou, incorrect ou incomplet

1. Comprendre la régularisation

Cette régularisation de 20€ HT est appliquée si vous ne fournissez pas la documentation de fin de mission requise (papier ou électronique) dans un état exploitable.

  • Montant : 20€ HT.
  • Seuil de déclenchement : Manque de documents ou documents non-conformes : États des lieux (EDL) incomplets, Photo selfie manquante, Procès Verbaux (PV), ou formulaires CERFA illisibles, flous, ou remplis incorrectement (oublis de signatures, dates erronées, etc.).

 

2. Savoir Quand Elle Intervient

La régularisation est déclenchée après la livraison, lors de la vérification de la documentation finale par les équipes Hiflow :

  • Vous avez omis de faire signer un document obligatoire (EDL d'arrivée, PV).
  • Les photos prises pour l'EDL sont de mauvaise qualité (floues, sombres, ne montrent pas le dommage ou le kilométrage).
  • La photo selfie demandée aux états des lieux de départ et à l'arrivée est manquante.
  • Des informations cruciales (date, heure, kilométrage de prise en charge/livraison) sont manquantes ou incorrectes sur le document.

Exemple factuel : Vous livrez un véhicule, mais les photos de l'état des lieux d'arrivée sont inutilisables ou il manque la photo du kilométrage final. Une régularisation de 20€ HT sera appliquée.

 

3. Pourquoi Cette régularisation Est Mise en Place

La documentation est la preuve contractuelle et légale de la mission. Cette règle vise à assurer la traçabilité et la conformité :

  • Gestion des Litiges : Des documents clairs (notamment l'EDL) sont indispensables pour prouver l'état du véhicule avant et après le transport, ce qui est crucial en cas de dommage.
  • Conformité Légale : Certains formulaires (PV, Cerfa) ont une valeur légale et doivent être remplis avec rigueur.
  • Clôture de Dossier : Les documents sont nécessaires pour finaliser le dossier client et effectuer votre paiement.

 

4. Agir : Prévention (Comment l'éviter)

  • Check-list Systématique : Suivez scrupuleusement les étapes de l'application Hiflow. Ne quittez pas le point de rendez-vous avant d'avoir vérifié : Toutes les photos requises (avec bonne luminosité) et Toutes les signatures (client de départ et client d'arrivée).
  • Vérification Immédiate : Prenez un moment pour vérifier la lisibilité des documents et l'exactitude des informations avant de les valider/envoyer.

 

5. Contestation (Conditions et Procédure)

La contestation est recevable si vous pouvez prouver que l'erreur n'est pas de votre fait.

  • Motif recevable : Si l'erreur provient d'un bug technique de l'application (prouvé par des captures d'écran) ou si le client a refusé de signer/fournir des informations (et que vous avez un justificatif de cette opposition).
  • Motif non recevable : Des photos floues ou un oubli de signature de votre part ne sont généralement pas contestables.
  • Procédure : Fournissez les preuves (captures, historiques de chat) au service support Hiflow (via le formulaire de contact) pour démontrer la non-responsabilité ou le caractère technique du problème.