1. Comprendre la régularisation

Cette régularisation de 75€ HT est appliquée si vous annulez une mission déjà acceptée dans un délai extrêmement court, juste avant la prise en charge.

• Montant : 75€ HT (Supérieur à la régularisation J-2, car l'impact est plus grand).
• Seuil de déclenchement : Annulation effectuée moins d'un (1) jour ouvrable avant l'heure prévue du début du transport (Contrat d’Application). Cela correspond souvent à une annulation le jour même, ou la veille au soir.

2. Savoir Quand Elle Intervient

La régularisation est déclenchée lorsque :

• Vous confirmez l'acceptation d'une mission.
• Vous décidez ultérieurement d'annuler cette mission.
• L'annulation intervient à 0h de l'heure de prise en charge ou le jour même de la mission (jour ouvrable).

Exemple factuel : Si le début du transport est prévu le mardi matin à 9h00, une annulation effectuée le lundi après 9h00 ou le mardi matin déclenchera la régularisation de 75€ HT.

3. Pourquoi Cette régularisation Est Mise en Place

Le niveau plus élevé de cette régularisation reflète la gravité de l'impact d'une annulation de dernière minute :

• Préjudice Client Maximal : À ce stade, il est presque impossible de garantir la prise en charge au client à l'heure convenue, causant un retard certain et une grande frustration.
• Urgence Opérationnelle : L'équipe Hiflow doit trouver une solution dans l'heure ou dans la journée, ce qui est extrêmement coûteux et complexe en termes de logistique.
• Image de Marque : Une annulation de dernière minute nuit directement à la fiabilité perçue du service Hiflow.

4. Agir : Prévention (Comment l'éviter)

• Double Confirmation : Le jour précédant la prise en charge, confirmez mentalement (et si nécessaire logistiquement) que rien ne fait obstacle à la mission (itinéraire, météo, disponibilité du client).
• Alerte Immédiate : Si un doute ou un problème survient la veille (même en dehors des heures de bureau), alertez Hiflow immédiatement via l'application ou le canal d'urgence disponible, avant que la fenêtre J-1 ne se referme.
• Attention : Si un imprévu survient, vous devez annuler la mission vous-même. Hiflow ne peut annuler une mission pour vous. Plus vous annulez tôt, plus vous réduisez le risque de régularisation.

5. Contestation (Quand et Comment Contester)

La contestation pour cette régularisation est particulièrement difficile à obtenir, étant donné le délai très court.

• Motif recevable : Elle doit impérativement être justifiée par un cas de force majeure exceptionnel et imprévisible qui vous a mis dans l'impossibilité physique de vous rendre à la prise en charge (ex : accident de la route documenté, hospitalisation d'urgence). Les simples problèmes de réveil ou de trafic ne sont pas recevables.
• Procédure : Fournissez les preuves formelles (rapports, certificats) au service support Hiflow (via le formulaire de contact) sans délai. Votre justification doit démontrer que l'événement était hors de votre contrôle et imprévisible.
• Attention : Hiflow n'est pas dans l'obligation de retirer la régularisation. Ce choix reste à la discrétion du service facturation.