1. Comprendre la régularisation

Cette régularisation de 100€ HT est la sanction maximale pour annulation. Elle est appliquée lorsque le Convoyeur annule la mission après l'heure ou la date théorique où il aurait dû prendre le véhicule, ce qui équivaut à un abandon de mission.

• Montant : 100€ HT
• Seuil de déclenchement : Annulation notifiée par le Convoyeur après la date et/ou l'heure de début officielle du Contrat d’Application (l'heure de prise en charge convenue).
• Indicateur qualité : Cette régularisation a un impact fort sur le calcul de votre indicateur qualité.

2. Savoir Quand Elle Intervient

La régularisation est déclenchée lorsque :

• La date/heure de prise en charge est dépassée (par exemple, la prise en charge était prévue à 10h00 aujourd'hui).
• Le client est en attente du Convoyeur au point de rendez-vous.
• Vous notifiez l'annulation après ce moment.
• Vous ne réalisez pas correctement l'avis de passage à vide.

Exemple factuel : Si la prise en charge était fixée à 10h00 et que vous contactez Hiflow à 10h15 pour annuler car vous n'avez pas réussi à vous déplacer ou vous avez eu un empêchement, la régularisation de 100€ HT s'applique.

3. Pourquoi Cette régularisation Est Mise en Place

Cette sanction est la plus lourde car elle représente le manquement le plus grave à l'engagement initial :

• Rupture de Service Totale : Le Convoyeur n'a pas seulement annulé tardivement, il a fait faux bond au client qui était présent et prêt pour le transfert.
• Frais de Remobilisation Élevés : Hiflow doit non seulement trouver un remplaçant, mais doit aussi gérer l'extrême insatisfaction du client qui a potentiellement perdu son temps et ajusté ses propres plans (billets de train, congés, etc.).
• Conséquence sur la Confiance : Un abandon de mission porte un préjudice direct et immédiat à la réputation d'Hiflow.

4. Agir : Prévention (Comment l'éviter)

• Zéro Tolérance : Considérez cette régularisation comme une conséquence de l'absence de présentation. Si vous anticipez un problème sérieux (même un retard important), alertez Hiflow impérativement avant l'heure limite de prise en charge pour limiter l'impact financier (vous pourriez passer de 100€ à 75€, voire 50€).
• Annuler la mission : Si un imprévu survient, vous devez annuler la mission vous-même. Hiflow ne peut annuler une mission pour vous. Plus vous annulez tôt, plus vous réduisez le risque de régularisation.
• Attention : Dans certains cas, vous pouvez être retiré de la mission par les agents logistiques car vous n'êtes pas en mesure de l'effectuer, ce qui est aussi considéré comme une annulation après le départ.

5. Contestation (Quand et Comment Contester)

La contestation est extrêmement rare et difficile dans ce cas, l'annulation après le début du contrat étant la preuve d'un manquement majeur.

• Motif recevable : La seule chance de contestation repose sur la preuve irréfutable et documentée d'un cas de force majeure soudain et absolu survenu avant l'heure de prise en charge, mais qui vous a empêché de prévenir à temps (par exemple, un accident de la route ayant causé une incapacité immédiate à communiquer).
• Procédure : Fournissez toutes les preuves officielles (rapports de police, certificats) au service support Hiflow. Une simple panne de téléphone ou un problème de réveil ne sera pas accepté comme motif de contestation.
• Attention : Hiflow n'est pas dans l'obligation de retirer la régularisation. Ce choix reste à la discrétion du service facturation.