Cet article a pour but de vous apporter toutes les informations nécessaires à la bonne compréhension des différents documents de missions.

1️⃣. Les documents administratifs, partie intégrante de la mission

• Vous devez toujours être en mesure de présenter votre permis en physique

• Pour chaque mission, il est important de se munir :

  • d’états des lieux papiers : à utiliser en cas d'impossibilité d'utiliser l'application Hiflow Partner

  • et d’un avis de passage à vide : à utiliser en cas d'indisponibilité du véhicule au point de départ

• Pour certaines missions, un service additionnel de vérification, complétion et signature de documents administratifs est demandé. Le cas échéant, les documents sont ajoutés en pièce jointe de votre mission. Ces documents seront à imprimer par vos soins ou vous sont remis au point de départ.

• Durant la mission, ces documents doivent être complétés et signés par le contact au départ ou à l'arrivée, le client et/ou vous-même

• Vous devez ensuite les scanner sur votre application Hiflow Partner, votre compte partenaire, et/ou par courrier postal, selon le process client.

2️⃣. Les différents documents

Il existe plusieurs documents différents en fonction du type de mission : Procès Verbal (PV), Bon de livraison (BL), Cerfa...

Les documents sont différents en fonction : 

• du type de mission : livraison ou reprise

• du type de véhicule : neuf ou occasion

• de la raison de la mission : vente, cession, locations longue ou moyenne durée

🗃️. Focus sur les PV de livraison / de restitution

Exemples de PV de livraison / de restitution :

Le Procès Verbal (PV) de livraison/restitution décrit l'état du véhicule au début ou à la fin de la location :

• Location courte, moyenne, longue durée

• Location avec option d'achat (LOA)

Les informations à renseigner sont :

• Date et heure de livraison/restitution
• Lieu de livraison/restitution
• Kilométrage
• Niveau de carburant
• État intérieur/extérieur (y compris usure des pneus)
• Présence d'éléments amovibles (double des clés, etc.)
• Identité du conducteur / signatures
• Pour les restitutions, ajoutez le lieu de destination ("lieu de stockage", "garage", etc.) et l'adresse de destination de la mission. Cela permet au loueur de localiser le véhicule à la fin du contrat.

Le document doit être signé par :

• Le client final (ou "conducteur")

• Le loueur (ou vous, selon le processus client)

Ce document complété et signé est essentiel pour acter le début ou la fin de la location, avec des implications financières :

• Début des prélèvements des mensualités pour les locations

• Fin des prélèvements des mensualités pour les restitutions

🗃️. Focus sur les bons de livraison

Le bon de livraison (BL) certifie la livraison du véhicule au nouveau propriétaire.

Il indique le modèle du véhicule, le kilométrage à l’arrivée et comporte la signature du client final. Ce document est émis par le fournisseur à son client.

La réception du BL par le client a des répercussions concrètes :

• Déblocage des accès à certaines fonctionnalités (ex : compte en ligne pour Tesla)

• Validation de la livraison du véhicule dans le système de notre client

Certains clients nécessitent ce document le jour-même de la livraison. Il est donc important de le scanner avec l'application Hiflow Partner et de suivre le processus client (scan et envoi par mail, envoi postal, etc.).

🗃️Focus sur les CERFA

Le certificat de cession (CERFA) est un document administratif obligatoire lors de la vente d’un véhicule. Il permet au client d’obtenir une nouvelle carte grise.

La réception des documents déclenche le paiement du véhicule. Les dates et heures indiquées doivent être identiques entre les différents documents pour être conformes (ex : entre le CERFA et la carte grise lors d'une cession).

🗃️Focus sur les cartes grise

La carte grise est la "carte d'identité" du véhicule et identifie son propriétaire. En cas de location longue durée, elle indique le loueur propriétaire pour vous assurer d'utiliser le bon PV de livraison/restitution.

Lors d'un changement de propriétaire (vente, cession), certaines manipulations sont nécessaires :

• Vente : transmettre la carte grise au nouveau propriétaire.
• Cession : barrer et dater la carte grise.

Les inscriptions sur la carte grise doivent suivre le processus client, qui peut varier selon le type de reprise (ex : cotitulaires, prime à la casse PALC, société, succession, etc.).

📼. Tutoriels vidéos

Ajouter un document à trajet effectué, depuis le compte part

3️⃣. Les répercussions en cas de manquement

Un remplissage partiel ou nul de ces documents et/ou la non-transmission de ces documents peut avoir des répercussions financières, opérationnelles et commerciales fortes pour nos clients :

• Coûts de remise en état et dépréciation d’un véhicule

• Blocage de la vente ou du rachat du véhicule

• Blocage du démarrage ou de l’arrêt de la location d’un véhicule

• Atteinte à l’image de marque de notre client

Les documents à compléter ne doivent pas être confondus avec les états des lieux version papier, qui n'ont de valeur que pour votre trajet, et n'ont pas de valeur administrative / contractuelle pour nos clients envers leurs propres clients