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Justificatifs en facturation

Quand avez-vous besoin de justifier vos frais ? 

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Vos frais sont plus élevés que ceux prévus dans votre devis et ont été validés avec le service logistique. 
  • Justifier la catégorie qui a augmenté en totalité (ex : carburant, transport etc.) 
  • Le justificatif doit :  
    • être horodaté 
    • indiquer la catégorie de dépense 
    • ne pas être un ticket bancaire
  • Un justificatif de transport (train, blablacar, taxi, avion etc.) doit laisser apparaître le lieu de départ et d'arrivée. 
  • Un justificatif de logement doit laisser apparaître le lieu. 
  • Le justificatif ne doit pas être modifié
  • Son montant doit refléter votre dépense réelle

 

 
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Votre trajet a été annulé mais vous avez déjà engagé des frais
  • Ajouter les montants de dépenses dans les cases correspondantes
  • Le justificatif doit :
    • être horodaté
    • indiquer la catégorie de dépense 
    • ne pas être un ticket bancaire
    • être non remboursable (la mention "non remboursable" doit apparaître)
  • Le justificatif ne doit pas être modifié
  • Son montant doit refléter votre dépense réelle (après tous les remboursements possibles de frais)

 

 

Comment amortir des investissements pour plusieurs missions ?

Vous êtes susceptibles d'avoir des dépenses communes à plusieurs missions : 

  • Plaque W-garage
  • Gilet jaune 
  • Chaussures de sécurité
  • Carte de réduction SNCF/RATP
  • Lingettes désinfectantes / Kit de nettoyage
  • etc.

Dans ce cas, il vous est possible d'ajouter une partie de la dépense dans la catégorie frais exceptionnels lors de votre devis pour une mission.

Que risque-t-on en cas de fausse déclaration ?

En cas de frais supplémentaires liés à un imprévu, ou bien de frais engagés non remboursables suite à une annulation de votre mission, tout faux document transmis par vos soins à notre service facturation, ou ne reflétant pas votre dépense réelle, sera considéré comme une faute grave entrainant une potentielle résiliation de votre contrat de prestation de services avec Freecars.
Par ailleurs, conformément à l'annexe 2 du contrat de prestation, cela pourra également entrainer une régularisation à hauteur de 100€ pour chaque faux justificatif présenté.