Factura tu misión
El sistema de facturación
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Declarar sus gastos en la aplicación Hiflow Partner
Sus gastos de misión (y sus futuras facturas) se componen de 2 partes :
- El precio del servicio, que usted fijó al emitir su presupuesto.
- Los gastos (combustible, peajes, taxis, etc.) que usted estimó y en los que incurrió para llevar a cabo la misión.
Cada vez que complete una misión, deberá declarar sus gastos reales en la aplicación móvil, en el menú «Mis misiones» > «Terminados» > «A declarar». Encontrará automáticamente las misiones para las que tiene que declarar gastos.
Haga clic en la misión de su elección y en "Declarar sus gastos" para registrar sus gastos :
- El precio del servicio ya se ha introducido en la estimación inicial y no puede modificarse.
- Los gastos reales (combustible, peajes, etc.) pueden declararse haciendo clic en el importe para introducirlo o modificarlo.
- Los justificantes deben añadirse en caso de que existan gastos adicionales o de anulación de un encargo por Hiflow.
ATENCIÓN: Los gastos declarados deben corresponder al presupuesto inicial o a los gastos adicionales aprobados por Hiflow para ser pagados (ver abajo, Gastos adicionales).
- Los gastos deben estar justificados y validados antes del día 15 o 30/31 del mes. De lo contrario, se resolverán en la próxima quincena.
- Nuestro equipo de facturación valida estos gastos y genera su factura al final de cada quincena.
- La factura está disponible en su área "Mis facturas" de su cuenta socio y el pago se realiza en el número de cuenta que ingresó durante su registro. Puede cambiar su número de cuenta bancaria en la pestaña "Mi cuenta" de su cuenta socio.
- Las reclamaciones se realizan por formulario de contacto (tipo de solicitud : Facturación)
Gastos adicionales
Si sus gastos reales son más altos que sus gastos estimados, el equipo de logística debe ser notificado antes o en el día D de su misión por teléfono :
- Francia: +33 1 76 40 01 83
- Bélgica: +32 2 808 95 83
- España: +34 911 98 70 47
Si no puede comunicarse con nosotros, debe enviar a través del formulario el número de misión, la cantidad y el motivo. Se le dará una respuesta a la mayor brevedad.
No se aceptarán sistemáticamente gastos adicionales. Por ejemplo, si podrían haberse anticipado (costes de transporte), o mejor estimados (gasolina y peaje subestimados en relación con la distancia a recorrer), nuestro servicio de logística puede rechazar el gasto excepcional.
Caso n°1 : cuando se aceptan sus gastos adicionales
- Serán visibles en la página de declaración de gastos 'A declarar' con una mención
- Inserte la nueva cantidad en el cuadro asociado
- Inserte su comprobante de pago relacionado con los gastos (luego debe justificar toda la categoría de gastos en cuestión).
💡Consejo : durante una misión, puede agregar sus justificantes de gastos en cualquier momento directamente desde su aplicación, yendo a la misión correspondiente.
Caso n°2 : No se aceptan sus gastos adicionales
- Si no se ha respetado el depósito de combustible en su presupuesto
- Si el comprobante de pago no está presente/válido
- Si el equipo de logística no ha sido informado
- El motivo del rechazo es visible con un mensaje de alerta rojo en la aplicación : consulte el motivo para modificar o cancelar su declaración de gastos y garantizar el pago.
| Si sus gastos adicionales son rechazados, su factura será validada nuevamente con el monto proporcionado en el presupuesto inicial. |
Seguimiento de los pagos de sus misiones
SUS GASTOS
Tiene la posibilidad de consultar desde su aplicación móvil Hiflow Partner el estado de avance de sus gastos según 4 estados :
- “A declarar” : lista de las misiones con gastos pendientes de declarar. Encontrará automáticamente sus misiones terminadas. Si algunos gastos declarados previamente han sido rechazados, la misión correspondiente volverá a aparecer en "A declarar" con el motivo del rechazo.
- “En curso”: gastos de misión declarados en proceso de tratamiento por los equipos de Hiflow. Aún puede consultar, modificar y cancelar sus gastos.
- “Validado”: gastos conformes y validados por el equipo de Hiflow. Estos gastos se añadirán en la próxima facturación.
- “Pagado”: lista de misiones cuyas facturas han sido pagadas.
SUS FACTURAS
Las facturas agrupan todos sus gastos de misiones validados durante la quincena.
Se emiten 2 facturas por cada periodo de facturación:
- 1 factura por los importes de los servicios
- 1 factura de gastos
En la pestaña «Mis facturas» de su aplicación móvil, puede :
- Seguir el tratamiento de sus facturas en tiempo real («Facturas en proceso de pago» o «Facturas pagadas») y consultar el historial de facturas
- Consultar el detalle de sus facturas y comprobar que son correctas
- Exportar sus facturas cada mes o recibirlas por correo electrónico para gestionar sus cuentas («Recibir mis facturas»)
Nuestros consejos
La facturación se realiza de acuerdo con el siguiente cronograma:
- Primera quincena: facturas validadas del 1º al 15º. La facturación comienza el día 1 hábil hasta el día 16. La transferencia se realiza después de una semana de procesamiento y retrasos bancarios.
- Segunda quincena: facturas validadas del 15 al 30/31. La facturación comienza el 1er día hábil del mes y la transferencia se realiza después una semana de procesamiento y retrasos bancarios.
- Las facturas se dividen en dos partes: pago de servicios por un lado, reembolso de costes anticipados por otro.
- Le invitamos a validar sus facturas diariamente a través de la aplicacion y a dejar todos los documentos restantes de la misión si no ha podido cargarlos en su solicitud.
- Los costos excluyendo cotizaciones, no validados durante su misión por el equipo de logística de Hiflow no serán cubiertos a pesar de la presentación de pruebas.
- Si estás sujeto al IVA y has firmado un mandato de facturación, solo tendrás que rellenar tu número de factura a través de tu cuenta socio, una vez que nuestro departamento de facturación haya generado tu factura. Se le notificará por correo electrónico.
- Si está sujeto al IVA y no ha firmado un mandato de facturación, deberá enviarnos sus facturas a más tardar el 15 o 30/31 a las 23:59 horas del mes en curso, separando los servicios de las devoluciones de los costes.
Podemos proporcionarle plantillas en blanco, que puede solicitar por formulario de contacto. - En caso de gastos de gestión (tickets, reclamaciones), reducción del precio del servicio (si se cumplen mal los servicios administrativos), refacturación de los gastos (contravención, reclamaciones), estos se deducirán de la factura adeudada (Art. 7).
Las regularizaciones
Se aplica una comisión de gestión en los siguientes casos:
- Ocurrencia de un siniestro durante el servicio
- Comisión de infracciones por parte del proveedor de servicios
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Recepción de multas por parte de FREECARS relacionadas con la prestación del Servicio por parte del Proveedor de Servicios.
El importe de la comisión de gestión asciende a 15 € sin IVA por ocurrencia de los eventos enumerados anteriormente.
En caso de siniestro
En caso de siniestro y/o fallo, si se acredita su responsabilidad, se facturará el 50% de los daños a los que se suman los gastos de gestión del fichero.
Gastos de cancelación
Para cualquier cancelación por su parte con menos de 24 horas hábiles al inicio de la misión, se aplicarán sanciones:
- Cancelación más de 24 horas antes de la misión: 0€
- Cancelación entre 24h y 24h antes de la misión: 45€
- Cancelación con menos de 24 horas de antelación a la misión o en caso de no presentarse a la cita: 65 €
A título informativo, solo el domingo no se considera día laborable.
Mala ejecución administrativa
Cualquier foto poco clara y/o desenfocadas, o documentos que falten o estén mal rellenados supondrán un recargo del 10% sobre la siguiente incidencia del precio del servicio y un riesgo de exclusión del ámbito de la marca.
Tutoria
Para consultar las Condiciones Generales de Uso: clique aquí